Automatiseer uw complete purchase to pay proces

Wat is een purchase to pay proces?

Het proces van aankoopaanvraag tot betaling, en alle tussenliggende handelingen, wordt aangeduid met de term purchase to pay.

Het lijkt zo eenvoudig, een medewerker plaatst een bestelling, de goederen en/of diensten worden geleverd en vervolgens wordt de factuur betaald. De praktijk wijst uit dat dit proces veel complexer is. Zo heeft menige organisatie moeite met het optimaal inrichten en automatiseren van dit bedrijfsproces. In het primaire proces is dit regelmatig goed ingericht, in het secundaire bedrijfsproces kan dit vaak beter.

Bij het purchase to pay proces zijn veel verschillende personen en afdelingen betrokken. De inkoop en finance afdeling liggen voor de hand. Maar ook alle afdelingen waarbinnen personen werken die producten of diensten inkopen en/of facturen moeten controleren en goedkeuren. Hoe groter het bedrijf, hoe meer mensen betrokken zullen zijn. Dit resulteert vaak in een onoverzichtelijk en tijdrovend proces, waarbij elke menselijke handeling foutgevoelig is.

Meer weten over de mogelijkheden voor uw organisatie? Vraag naar de mogelijkheden:  ADVIESGESPREK

Waarom automatiseren?

Bij veel organisaties verloopt het complete purchase to pay proces, of een onderdeel hiervan, nog handmatig. Bij een kleine organisatie met weinig orders en/of facturen (en maar 1 vestiging) is dit meestal ook geen probleem. Problemen ontstaan vaak als:

  • er meerdere mensen (soms zelfs over meerdere vestigingen) betrokken zijn bij het controle- en/of goedkeuringsproces;
  • als meerdere mensen binnen een organisatie (zonder toestemming) producten of diensten kunnen inkopen;
  • er contracten gesloten worden en niemand precies weet waar en door wie deze beheerd worden of wanneer ze aflopen;
  • als het om wat grotere aantallen facturen per jaar gaat (vanaf +/- 5.000);
  • als inkooporders en facturen handmatig gematched moeten worden;
  • Etc.

In bovenstaande situaties wordt het proces steeds minder overzichtelijk en is er weinig controle. Facturen raken kwijt, contracten worden automatisch verlengd, er worden inkopen gedaan zonder toestemming vooraf, facturen worden te laat betaald, doordat er bij verschillende leveranciers wordt ingekocht kan er geen inkoopkorting worden bedongen, u heeft geen inzicht in de uitstaande verplichtingen, etc.

Purchase to pay software

Wij bieden een software oplossing voor automatisering van uw gehele purchase to pay proces. Vanaf het centraliseren en vóóraf autoriseren van de inkopen, het matchen van de inkooporders aan de facturen en eventueel het matchen van facturen aan contracten, tot aan de controle, goedkeuring en betaling van de facturen.

Het proces

Hieronder wordt het gehele proces, van inkoop tot betaling, schematisch weergegeven.

purchase to pay processchema

De voordelen van purchase to pay automatisering

Het automatiseren en stroomlijnen van uw purchase to pay proces leidt tot verbeterde efficiëntie, een verhoging van de productiviteit, het verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat u real-time inzicht en controle heeft over de geldstromen binnen uw organisatie. Hierdoor bent u in staat snellere en slimmere beslissingen te nemen. Daarnaast verbetert purchase to pay automatisering de compliancy en leidt het tot betere samenwerking tussen de verschillende betrokken afdelingen van uw organisatie.

Aan de inkoopkant bent u in staat om alle inkopen, en dus de uitgaven, te monitoren en controleren. Het automatiseren van de factuurverwerking maakt automatische matching (van inkooporders met bijbehorende facturen) mogelijk, waardoor het gehele proces snel en efficiënt verloopt. Zo kunt u zowel aan de voor- als achterkant kosten en tijd besparen:

  • Er worden geen ongeoorloofde uitgaven meer gedaan;
  • U kunt slimmer inkopen en zo inkoopkortingen bedingen;
  • Facturen hoeven niet meer handmatig te worden ingeboekt;
  • Inkooporders worden automatisch gematched met bijbehorende facturen;
  • Facturen worden automatisch gecirculeerd naar betrokken budgethouders waardoor u altijd weet waar een factuur zich bevindt;
  • Facturen raken niet meer kwijt;
  • Leveranciers zullen nog zelden te laat betaald worden.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!