Waarom je financiële data met e-facturatie het best beschermd is

Je collega Maarten staat aan je bureau, “kun je eens meekijken naar die factuur?” Er is geen inkooporder te vinden en er wordt ook niet verwezen naar een contract. Hoe kan dat nou? Je bekijkt de factuur, het is geen hoog bedrag. Maarten kan twee dingen doen: de leverancier bellen om een factuur met PO-nummer te sturen, of voor dit bedrag geen extra tijd meer te verspillen en gewoon doorzetten voor betaling.

Herkenbaar? Het kan natuurlijk gebeuren dat je leverancier vergeten is het PO-nummer te vermelden. Het kan ook zijn dat het een spookfactuur is, die er net zo echt uitziet als je gewend bent van je leverancier. Het is slechts één van de veiligheidsrisico’s die je loopt op de financiële afdeling. Gelukkig zijn er ook manieren om de risico’s te beperken en één daarvan is e-facturatie.

Hoe kun je nou met e-facturatie je processen veiliger maken?

Die veiligheid komt vooral uit de manier waarop je e-facturen uitwisselt. Het heeft dus niet te maken met het soort e-factuur, want iedere e-factuur die je per e-mail ontvangt kan net zo goed een spookfactuur zijn. De veiligheid moet je zoeken in transport en daar is het PEPPOL-netwerk het beste in.

PEPPOL is een Europees initiatief volgens Europese standaarden, brancheoverstijgend en daardoor voor iedere organisatie geschikt. Het is een beveiligd netwerk om e-facturen (en andere gerelateerde documenten) uit te wisselen. Je kunt niet zomaar op PEPPOL komen. Toegang loopt via Access Points die controles moeten uitvoeren om te verifiëren of je daadwerkelijk bent wie je zegt. Access Point wordt je ook niet zomaar, dit verloopt via Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa), de enige geautoriseerde partij in Nederland om Access Points toe te laten en te certificeren.

Eenmaal op het PEPPOL-netwerk verloopt het uitwisselen van e-facturen encrypted. Niemand kan meekijken, niemand kan erbij en dus kan er onderweg niet gerommeld worden met de factuur. Als verzender heb je de garantie dat de factuur aankomt en als ontvanger ben je 100% zeker wie de afzender is en dat de factuur aankomt zoals de verzender bedoeld heeft.

Download deze whitepaper en leer meer over (de vormen van) e-facturatie, de voordelen en drempels en hoe te starten. 

Hoe werkt e-factureren via PEPPOL?

Je kunt het PEPPOL-netwerk vergelijken met een telecomnetwerk. Om iemand te bellen heb je zelf een telefoonnummer nodig én degene die je wilt bellen heeft een telefoonnummer nodig. Het maakt niet uit dat je bij KPN zit en de ander bij Vodafone, je kunt elkaar gewoon bellen. Dus weet je het nummer, dan kun je ongeacht de provider met elkaar bellen.

Zo werkt PEPPOL ook. De provider is dan een Access Point en het telefoonnummer is bijvoorbeeld het KvK-nummer (of het OIN-nummer in geval van overheden). Als je via een Access Point aangesloten bent op PEPPOL kun je iedereen bereiken die ook op PEPPOL zit, ongeacht het Access Point. Iedereen kan jou ook bereiken.

Niet alleen veiliger, ook een procesverbetering

E-facturatie is de ultieme vorm van factuurautomatisering, onderdeel van het purchase to pay proces. Een e-factuur via PEPPOL geeft je namelijk elektronisch alle informatie die op de factuur staat.

Is een pdf per e-mail dan niet elektronisch? De informatie die erop staat niet. Het is eigenlijk alleen maar digitaal papier, alleen geschikt voor verwerking door mensen. Een e-factuur heeft meer data en is geschikt voor verwerking door systemen. Een groot verschil, want met meer data kun je je proces veel beter inrichten. Denk aan het nóg beter op regelniveau kunnen matchen van de factuur met de inkooporder die daar aan vooraf gegaan is.

En als je proces soepeler verloopt, heb je een kortere doorlooptijd, waardoor facturen sneller betaalbaar gesteld kunnen worden.

Meer weten over e-facturatie?

Vraag het een adviesgesprek aan over e-facturatie aan en ontdek hoe je kunt profiteren van e-facturatie.