Een goede relatie met leveranciers is van vitaal belang voor het succes van een bedrijf. Maar hoe versterk je de band met bestaande leveranciers? En hoe zorg je vanaf het begin voor een strategische samenwerking met nieuwe partijen? Leveranciersmanagement krijgt steeds meer prioriteit binnen organisaties, maar men vergeet regelmatig dat het purchase to pay proces ook veel kansen biedt om de leveranciersrelatie te verbeteren. In deze blog vertellen we graag meer over de mogelijkheden.
Stel je eens voor: je concurrent heeft hetzelfde product als jij besteld. Maar terwijl het bij hem netjes op tijd geleverd wordt, moet jij nog weken of zelfs maanden wachten. Balen! Als een leverancier beperkte voorraad heeft en niet iedereen kan bedienen, dan moet hij keuzes maken. En als jij niet bovenaan het favorietenlijstje staat, dan kan het maar zo gebeuren dat je naast het net vist.
In het competitieve en mondiale scenario van vandaag zijn leveranciers essentieel voor het succes van een bedrijf. Uitdagingen als schaarste, inflatie en geopolitieke problemen versterken dit belang alleen nog maar meer. Het helpt ook niet mee dat klanten alsmaar kortere doorlooptijden gewend zijn. Kun jij door een tekort aan onderdelen je eigen klanten niet meteen voorzien van het gewenste eindproduct? Dan stappen ze zo over naar de concurrent die de spullen wel in huis heeft.
Strategische samenwerking met leveranciers biedt concurrentievoordeel
Het is dus noodzakelijk om te investeren in goede leveranciersrelaties. En niet alleen zodat je altijd verzekerd bent van levering; een strategische samenwerking met leveranciers heeft veel meer te bieden. Zo kun je enorm veel leren van hun know how en expertise en samen nog meer toegevoegde waarde creëren. Ook kun je voor beide partijen tijd én geld besparen door efficiënter en effectiever samen te werken. Al met al kan het je behoorlijk wat concurrentievoordeel opleveren.
Kortom: leveranciersmanagement is cruciaal. Met leveranciersmanagement bedoelen we alle activiteiten en inspanningen die bijdragen aan het opbouwen van een solide leveranciersbestand én het versterken van de samenwerkingsrelatie. Maar hoe pak je dat aan? Het purchase to pay proces biedt hiervoor verschillende mogelijkheden. Door het p2p-proces of delen daarvan te optimaliseren en te automatiseren, kun je de samenwerking met leveranciers op een aantal manieren naar een hoger niveau tillen.
Facturen op tijd betalen
Misschien wel één van de belangrijkste manieren om de relatie met leveranciers te verbeteren, is het op tijd betalen van hun facturen. Bijna 70 procent van de CEO, CFO’s en financieel directeuren vindt dit essentieel voor het opbouwen en waarborgen van een vertrouwensrelatie, blijkt uit het European Payment Report 2023 van Intrum.
Dat terwijl onderzoek door DirectResearch aantoont dat maar liefst één op de vijf mkb-bedrijven het merendeel van de facturen níet op tijd betaalt. De belangrijkste oorzaak? Een te langdurig goedkeuringsproces. Bij een kwart van de bedrijven duurt het goedkeuren van facturen zo lang, dat het niet lukt om de betaling binnen de vastgestelde termijn te voldoen. Daar is ruimte voor verbetering!
Door het purchase to pay proces te automatiseren, versnelt het goedkeuringsproces aanzienlijk. Facturen worden namelijk automatisch gevalideerd en gematcht aan de juiste inkooporder en geleverde goederen, alvorens ze (indien nodig) via een workflow aan de juiste medewerker worden voorgelegd ter akkoord.
Duidelijkheid en transparantie voor frustratievrije factuurverwerking
Naast dat het handmatig verwerken van bijvoorbeeld facturen vaak erg lang duurt, is het ook nog eens hartstikke onoverzichtelijk en foutgevoelig. Het kan een worsteling zijn om te achterhalen wat de huidige status van een factuur is. Is hij überhaupt goed binnengekomen? Wie is er momenteel mee bezig? Staat ‘ie klaar voor betaling? Niemand die het weet. “Oh, ik hoor net van een collega dat de factuur wel ter goedkeuring bij de budgethouder ligt, maar diegene is toevallig net een paar weken op vakantie…”
Dat is niet alleen vervelend voor jouzelf, maar vooral ook voor de leverancier. Die wacht immers op z’n geld. Het is dan ook een veel gehoorde frustratie van leveranciers dat zij regelmatig moeten nabellen om de status van een betaling te achterhalen. Dat kost zeeën van tijd én bakken met geld. Nederlandse bedrijven zijn gemiddeld 73 dagen per jaar kwijt aan het najagen van onbetaalde facturen, blijkt uit het eerdergenoemde onderzoek van Intrum. De kosten hiervan? 19,6 miljard euro per jaar.
Dat biedt mogelijkheden voor het verbeteren van de leveranciersrelatie. Voorkom frustratie en eindeloze telefoontjes door te zorgen dat de leverancier altijd weet waar hij aan toe is. Door de factuurverwerking te automatiseren wordt de hele weg die een factuur aflegt in de organisatie zichtbaar en vastgelegd. Daardoor weet je altijd op elk moment waar een factuur zich bevindt en wat de status van de factuur is. Niet alleen goed voor de samenwerking met de leverancier, maar ook fijn voor jou. Want zo kun je tijd en kosten besparen, tijdig ingrijpen als er iets misgaat én eventuele vroegbetalingskorting pakken.
Betere inkoopcontracten afsluiten
Inkoop en leveranciersmanagement hebben inmiddels een strategische functie voor organisaties. Maar strategisch zijn lukt niet als er geen inzicht is in de uitgaven. Wat wordt er gekocht? Bij wie? Door wie? En tegen welke voorwaarden? Door hier zicht op te hebben, wordt het voor Inkoop mogelijk om weloverwogen keuzes te maken, besparingsmogelijkheden te ontdekken én de belangrijke KPI’s te monitoren.
Als je echt gaat voor een strategische samenwerking met leveranciers, dan kijk je immers naar meer dan alleen de prijs. Hoe snel leveren ze? Wat is de responstijd? En hoe zit het met de kwaliteit? Door het inkoopproces te automatiseren, krijg je inzicht in dit soort belangrijke gegevens. Op basis daarvan kun je de samenwerking aanpassen en samen sturen op continue verbetering. Ook wordt het makkelijker om betere en gerichtere contracten afsluiten met partijen waar je regelmatig inkopen doet. Zo’n inkoopcontract bevat afspraken over betalingsvoorwaarden, samenwerkingsvoorwaarden, levering, beoordeling en beëindiging.
Meer voordelen van purchase to pay automatisering
Door het purchase to pay proces te automatiseren, kun je de leveranciersrelatie verbeteren en inzetten op een strategische samenwerking met leveranciers. Het wordt namelijk eenvoudiger om facturen sneller te betalen, het verschaft inzicht en duidelijkheid voor zowel jouzelf als de leverancier, en het geeft mogelijkheden om de samenwerking beter te monitoren en te sturen. Ben je benieuwd naar de andere voordelen van purchase to pay automatisering?
of 
Hans van der Kolk
Sales Manager