Overgaan op elektronische facturen: hoe overtuigt u uw leverancier?

In de ideale wereld verstuurt iedereen elektronische facturen. Het zou een eind maken aan de enorme papieren rompslomp met bijbehorende kans op fouten en het elimineert ook de manuele handelingen die de verwerking van pdf facturen met zich meebrengt. Als u de processen van factuurverwerking wilt automatiseren of verder wenst te optimaliseren dan zijn e-facturen een uitkomst. Maar hoe zet u dat op poten?

De dagelijkse praktijk

In praktijk horen we vaak terug dat men het ingewikkeld vindt om de overstap naar e-facturen voor te leggen aan leveranciers. U wilt immers niet lastig zijn als opdrachtgever. Dan helpt het om te bedenken (én uit te leggen aan uw leverancier) dat het mes wel degelijk aan twee kanten snijdt: door te kiezen voor e-facturen maakt u het proces aan beide kanten efficiënter en transparanter.

We hebben de voordelen voor uw leverancier overzichtelijk op een rijtje gezet:

1. Facturen worden direct vastgelegd in het proces, waardoor er altijd real time inzicht is. En… ook niet onbelangrijk: een elektronische factuur kan niet zoekraken, zoals dat met poststukken nog weleens gebeuren wil. Wanneer een leverancier vragen heeft over de status van een factuur dan kunnen deze vanuit uw organisatie snel en juist behandeld worden. Ook ontdekt u eventuele fouten in facturen eerder, waardoor een betwiste factuur sneller betaald kan worden.
2. Het aantal manuele handelingen voor de leverancier vermindert sterk, waardoor er tijd overblijft voor andere zaken, zoals bijvoorbeeld gestructureerd debiteurenbeheer.
3. Doordat u de facturen van de leverancier elektronisch ontvangt verloopt de totale doorlooptijd sneller. Concreet betekent dit dat u op tijd en misschien zelfs wel eerder betaalt. Dit heeft weer positieve gevolgen voor de liquiditeitspositie van de leverancier.
4. Duurzaamheid speelt ook een rol: de hoeveelheid papier, postzegels en inkt vermindert drastisch. En ook dat werkt uiteraard weer mee aan een lager kostenniveau.
5. De onderlinge relatie verbetert, omdat jullie beiden conform een gestroomlijnd proces werken dat voor beide partijen verbeteringen realiseert.
6. En last but not least… door nu te investeren is uw leverancier klaar om al zijn klanten te bedienen en is wellicht daarmee zijn concurrentie voor. Het zal namelijk niet de vraag zijn óf hij e-facturen gaat sturen, maar wanneer.

Wij adviseren u om het gesprek met uw leverancier aan te gaan. Overstappen valt, ook voor uw leverancier, erg mee. Het is een eenmalige investering in een onmisbare voorbereiding op wat komen gaat. Mochten we u ergens bij kunnen helpen neem dan vooral contact met ons op.