Hoe ver is jouw organisatie met het optimaliseren van purchase to pay automatisering? Wanneer heb je deze vraag voor het laatst aan jezelf gesteld? Tuurlijk, het is geen vraag die die je dagelijks stelt. Toch kan het geen kwaad om hem in je achterhoofd te houden. Want wanneer een organisatie financiële software in gebruik neemt, wordt er in 8 van de 10 gevallen na een jaar niet gekeken of alles nog optimaal werkt. En dat is jammer, want een suboptimaal proces is minder efficiënt, is gevoeliger voor fouten en legt de ontwikkeling van jouw purchase to pay proces stil. Maar de vraag stellen is één, kun je hem ook beantwoorden?
Waarom zou je het purchase to pay proces optimaliseren?
Organisaties zijn altijd bezig met hoe iets sneller, efficiënter en dus beter kan. Overal kun je progressie boeken, ook het optimaliseren van je purchase to pay proces kan je een hoop opleveren. Zo kun je kostbare tijd winnen, door handmatige handelingen weg te nemen. Die tijd kun je dan gebruiken voor werkzaamheden die meer creativiteit of denkkracht vereisen. Organisaties die aan de slag gaan met hun purchase to pay proces, blijven nog wel eens hangen in de stap van digitaliseren, terwijl met optimaliseren en verder automatiseren zoveel te winnen valt.
De weg naar purchase to pay automatisering in 5 fases
De weg naar automatisering van je P2P proces leidt je langs vijf fases. Deze fases geven je inzicht in waar je nu staat en welke stappen je nog kunt zetten richting een efficiënte en effectieve automatisering van jouw P2P proces.
Fase 1: Het papieren proces
Het hele purchase to pay proces, van inkoop tot de betaling van de facturen, inclusief het controle- en goedkeuringsproces, wordt in deze stap nog handmatig uitgevoerd. Dit kost vaak een hoop tijd en is erg foutgevoelig. Facturen raken regelmatig zoek, het is onduidelijk waar precies in het proces een factuur zich bevindt en Finance is veel tijd kwijt aan het overnemen van gegevens van de factuur in diverse systemen. De meeste organisaties zijn deze fase gelukkig wel voorbij, maar velen zullen dit scenario nog herkennen.
Fase 2: Digitale factuurverwerking
Als je af wil van papieren facturen, dan werk je toe naar deze fase. Het factuurverwerkingsproces is vaak al goed vastgelegd en eenvoudig te vertalen naar een digitale oplossing voor factuurverwerking. Daarom is dit vaak ook de eerste stap die organisaties zetten richting het automatiseren van hun P2P proces. Een goede integratie met het ERP systeem zorgt voor het verminderen van handmatig overnemen van gegevens wat zorgt voor een minder foutgevoelig proces. Door order gerelateerde facturen te verwerken met behulp van ordermatching maak je het factuurverwerkingsproces nog efficiënter. Een integratie met Peppol en een goede OCR tool helpt om snel en efficiënt de gegevens op de factuur in je software te krijgen.
Fase 3: Digitaal purchase to pay proces
Zodra het fundament staat en je ervaring hebt opgedaan met digitale factuurverwerking, kan je verder toewerken richting een papierloos proces. In deze fase ga je meer onderdelen van het purchase to pay proces toevoegen aan je digitale proces en de workflow die je hebt voor factuurverwerking. Denk aan contractmanagement, waarmee je contracten, die vaak verspreid in bureaulades en kasten liggen, centraal beheert. Of denk aan het toevoegen van declaratieverwerking aan de bestaande factuurverwerkingsoplossing. Door ook zoveel mogelijk leveranciers zover te krijgen dat ze e-facturen sturen, maak je het proces nóg efficiënter.
Fase 4: Geautomatiseerd purchase to pay proces
Je hebt nu het P2P proces van jouw organisatie gedigitaliseerd. Tijd om verder te automatiseren. Door inkopen vooraf te laten goedkeuren, in plaats van achteraf als de factuur al binnen is, kan de factuur automatisch gematcht worden met de inkoopaanvraag. Je kunt ook denken aan het verder benutten van contractmanagement. Contracten die resulteren in maandelijks terugkerende facturen kun je eenvoudig met elkaar matchen waardoor je die factuur voor de huur van het bedrijfspand niet meer hoeft te zien als deze overeenkomt met de afspraken. In dit stadium kun je ook nog kijken welke delen van het proces je kan uitbesteden. Stel dat je nog meer papieren facturen krijgt dan je lief is, kun je het scannen en herkennen hiervan uitbesteden en krijg je zelf altijd facturen binnen waar je wél direct en zonder handwerk mee aan de slag kan.
Fase 5: Continue bijsturing
Dit is de hoogst haalbare fase in het automatiseren van het P2P proces. Zodra je deze fase hebt bereikt, verloopt het proces met minimale handmatige handelingen. Nu is het tijd om de focus te gaan leggen op het bijsturen van processen en het managen van uitzonderingen. Dit doe je op basis van realtime rapportages, waardoor je het proces continu in de gaten kunt houden en verbeteren. En voor die procesverbeteringen heb je vele mogelijkheden die verder gaan dan alleen het purchase to pay proces. In deze fase kun je kijken naar rapportage tools, robotic process automation, digitaal ondertekenen en het order to cash proces.
In welke fase je je ook bevindt, je weet dat het bereiken van stap 5 het einddoel is. De manier hoe je daar komt ligt niet vast. Je hoeft de stappen niet per se in deze volgorde te doorlopen. Iedereen heeft zijn eigen vertrekpunt, maar uiteindelijk hetzelfde doel.
Purchase to pay automatisering is vooruitzien
Fouten en inefficiënte werkmethodes sluipen sneller in je proces dan je denkt, dus blijf scherp en houdt regelmatig je huidige proces tegen het licht. Ben je van plan om jouw proces te gaan automatiseren? Dan is het verstandig om te kijken of de software die je kiest met je mee kan groeien. Zeker als je begint met purchase to pay automatisering, weet je vaak nog niet precies wat je behoeften zijn over enkele jaren. Een ervaren softwareleverancier kan je hierbij helpen. Deze neemt je bij de hand en adviseert je proactief over de stappen die je op de korte, maar ook op de lange termijn kunt gaan zetten. Benieuwd welke stappen jij kunt gaan zetten? Lees dan het blog 'Van digitaliseren naar automatiseren; 3 stappen die je kunt zetten in het P2P proces'.
Wil je toewerken naar een volledig geautomatiseerd purchase to pay proces? Download onze whitepaper en lees meer over welke stappen jouw organisatie kan zetten.
|
Whitepaper De evolutie van het purchase to pay proces
Link opent in nieuw tabblad |
 |
|
|
PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!