Case Study Aurubis Netherlands – SAP

Easy Invoice levert Aurubis veel tijdsbesparing op

Aurubis Netherlands is onderdeel van de internationale Aurubis Group, een toonaangevende producent en ’s werelds grootste recycling bedrijf voor koper. De hoofdactiviteit van de Aurubis Group is de productie van koperkathoden. Er wordt op jaarbasis ca. 1.000.000 ton koperkathoden en diverse koperproducten geproduceerd. Aurubis Netherlands B.V. behoort tot een van de vier productie locaties in de flat rolled products (FRP) business.

Digitale factuurverwerking in combinatie met SAP

Aurubis is in oktober 2016 overgegaan op een nieuwe versie van SAP. Door tijdsdruk en missende specificaties werd toen besloten om alleen te focussen op de implementatie van het ERP systeem zonder te kijken naar hoe het proces rondom de verwerking van de inkoopfacturen efficiënter en effectiever kon.

Download Case study

Doordat dit proces niet goed ingeregeld was, was er sprake van veel ‘verloren’ tijd. Gerben Pol, Financial Controller bij Aurubis, vertelt: “Collega’s van de crediteurenadministratie waren vooral onderweg met een inkoopfactuur voor controle en goedkeuring in plaats van deze direct te verwerken in het ERP-systeem. Dit kostte veel tijd.

“Daarnaast kost een papieren factuur natuurlijk meer geld dan een digitale factuur. Inkoopfacturen werden geprint om te coderen en te accorderen. Naast de kosten aan printer, inkt en papier, is het met grote regelmaat (overbodig) printen vanzelfsprekend van negatieve invloed op het milieu. Een ander aandachtspunt was dat de crediteurenadministratie geen (snel) inzicht in de status van de verwerking van de factuur.”

Factuurverwerkingssoftware inclusief ordermatching

Om deze problemen op te lossen en het inkoopproces te automatiseren was Aurubis op zoek naar een passende oplossing. Een oplossing waarmee ze de effectiviteit en efficiency rondom het inkoopproces van het verwerken van de facturen konden verbeteren. Belangrijke criteria bij het zoeken naar een geschikte oplossing waren:

  • Het inbouwen van een betrouwbaardere registratie van de inkoopfacturen, door middel van het invoeren van de juiste (digitale) interne controles;
  • Een bewezen interface met SAP;
  • Mogelijkheid tot ordermatching.

Easy Systems voldeed aan alle criteria, waardoor Aurubis nu werkt met de factuurverwerkinssoftware Easy Invoice incl. ordermatching. Gerben licht toe: “Voor wat betreft de ordermatching, zijn we nu druk bezig om te kijken wat het percentage facturen is dat nog niet automatisch gematcht wordt. Deze mismatches gaan we opvolgen om te kijken of er iets intern of extern verbeterd kan worden om zo het percentage ‘direct match’ nog verder te verhogen.”

Het inkoopproces is enorm versneld

Gerben vervolgt: “Alle leveranciers sturen hun facturen nu naar één specifiek e-mailadres. Hierdoor komen de inkoopfacturen direct in Easy Invoice terecht en worden ze middels de workflow ter controle en goedkeuring aangeboden aan de juiste personen. De facturen hoeven dus niet meer geprint en vervolgens handmatig gecodeerd en geaccordeerd te worden. Ook is het inzichtelijker geworden waar een factuur zich bevindt in het proces. Al met al is het proces enorm versneld, waardoor de facturen eerder klaar staan voor betaling.”

Korte communicatielijnen met Easy Systems

“Vanaf het eerste contact met Easy Systems tot aan de assistentie van het Servicecenter liep alles soepel. Wij zijn dan ook erg tevreden. De communicatielijnen zijn kort waardoor er snel geschakeld kan worden. Ook tijdens het implementatietraject werd er goed meegedacht en door een aanpassing in de planning hebben we de geplande go-live datum gehaald.”

Ik raad andere ondernemingen, die overgaan tot een dergelijke implementatie en het beheer van het ERP-systeem niet zelf in handen hebben, aan om tijdig de zaken te regelen voor wat betreft autorisaties e.d. Dit scheelt veel tijd in het implementatietraject.” besluit Gerben Pol.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!