E-facturatie

Onder e-factureren wordt verstaan: het elektronisch versturen van facturen door de leverancier en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger. Dit is wat anders dan het versturen en ontvangen van PDF facturen. Het gaat hier om een gestructureerd digitaal databestand welke direct, zonder tussenkomst van OCR software, door uw ERP / financieel systeem uitgelezen kan worden. Met e-facturatie kan uw bedrijf of instelling veel kosten besparen op een milieuvriendelijke manier.

Er zijn veel voordelen die een elektronische factuur biedt ten opzichte van een PDF-factuur. Een e-factuur kan namelijk direct, zonder extra handelingen, volledig automatisch in uw software ingelezen en verwerkt worden. PDF-facturen vereisen nog diverse handelingen zoals scanning en herkenning en controle door een OCR tool. Voor het volautomatisch verwerken van een e-factuur is het wel noodzakelijk om aangesloten te zijn bij een e-facturatienetwerk.

Meer weten over de mogelijkheden?  NEEM CONTACT MET ONS OP

Elektronisch berichtenverkeer

Easy Systems biedt een eenvoudige oplossing voor e-facturatie. Met Easy Exchange kunnen wij volledig geautomatiseerd het verkeer en beheer van al uw digitale facturen verzorgen. Ongeacht het bestandsformaat (PDF, XML, UBL) en ongeacht de verzendingswijze (e-mail, FTP, HUB, PEPPOL).

Easy Exchange is uw toegang tot het PEPPOL netwerk

Easy Exchange kan gezien worden als een ‘Billing Service Provider’ en biedt u veilige toegang tot het Europese e-facturatie netwerk (PEPPOL). Voor wie is aangesloten op dit netwerk, worden alle andere organisaties die hier ook aan deelnemen in een klap bereikbaar.

PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online en is de ‘nieuwe’ Europese standaard in elektronisch berichtenverkeer. In elk land zijn zogenoemde access points ingericht die de toegang tot het Europese e-facturatie netwerk regelen. In Nederland wordt dit access point beheerd door Simplerinvoicing en Easy Exchange is uw ‘portal’ die u toegang geeft tot dit netwerk.

E-facturatie met Easy Exchange

Bent u op zoek naar een oplossing voor e-facturatie? Met Easy Exchange bieden wij een standaard oplossing die zonder ingewikkelde technische installaties, projectmanagement en/of derde partijen toegepast kan worden.

De software zorgt voor het automatisch uitlezen van uw e-mail box voor facturen én kan dus ook facturen ontvangen via het PEPPOL netwerk. De facturen worden, ongeacht het bestandsformaat dat uw leverancier verstuurt, automatisch omgezet naar de ‘taal’ die uw financiële / ERP pakket verstaat. Hierdoor hoeft u geen rigoureuze aanpassingen door te voeren in uw eigen softwaresystemen. Wel zo makkelijk!

De voordelen van Easy Exchange

  • E-facturatie ongeacht het bestandsformaat en de verzendingswijze
  • Geen rigoureuze aanpassingen nodig op uw bestaande software systemen. Easy Exchange ‘verstaat’ alle e-facturatie talen en zorgt ervoor dat de door u ontvangen facturen omgezet worden naar het formaat dat uw software systeem kan verwerken.
  • Direct veilige toegang tot het Europese e-facturatie netwerk
  • In één keer toegang tot alle organisaties die aangesloten zijn op het netwerk. Hierdoor ontstaan tevens meer commerciële mogelijkheden binnen Europa.
  • Organisaties zijn makkelijk bereikbaar. Organisaties worden op basis van een of meer unieke identificatienummers geregistreerd in het netwerk. Denk hierbij aan het KvK of BTW nummer, of bijvoorbeeld het OIN nummer voor overheidsinstellingen. Deze nummers kunnen door uw leveranciers worden gebruikt om u te bereiken, een soort van telefoonnummer eigenlijk.
  • Door registratie o.b.v. identificatienummers is altijd bekend wie de afzender van de factuur is en worden spookfacturen voorkomen.

De meest geschikte oplossing

De meest geschikte oplossing voor uw organisatie is afhankelijk van verschillende vraagstukken. Wellicht dat u eenvoudig wilt starten met het per e-mail ontvangen van PDF-facturen, of misschien wilt u direct de overstap maken naar volledig XML berichtenverkeer en wilt u aansluiten op het PEPPOL netwerk. Een combinatie hiervan kan natuurlijk ook. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend advies.

Benieuwd naar het automatiseringsadvies voor uw facturatie?

Laat u adviseren