E-facturatie

Onder e-factureren wordt verstaan: het elektronisch versturen van facturen door de leverancier en het elektronisch ontvangen en verwerken van deze factuur door de ontvanger. Meer weten over het hoe en waarom van e-facturatie? Lees dan ons artikel ‘Wat is elektronisch factureren?‘.

Belangrijk om te weten is dat een e-factuur (in tegenstelling tot papieren of pdf facturen) direct en zonder extra handelingen, volledig automatisch in uw software ingelezen en verwerkt kan worden. Voor het volautomatisch verwerken van een e-factuur is het noodzakelijk dat u een directe koppeling hebt met uw klant of leverancier óf aangesloten bent bij een e-facturatienetwerk zoals het PEPPOL netwerk.

Meer weten over de mogelijkheden?  NEEM CONTACT MET ONS OP

Ontzorging van uw (e-)facturatieproces

Als organisatie bent u wellicht op zoek naar een partij die uw totale (e-)facturatie kan verzorgen of specifiek naar een partij die u kan helpen bij aansluiting op, en berichtenverkeer via, het PEPPOL netwerk. Easy Systems biedt een eenvoudige oplossing voor beide situaties.

Easy Billing Service

We zien dat organisaties zich meer en meer willen focussen op de kernactiviteiten van het bedrijf. De afhandeling van (zowel de in- als uitgaande) facturen hoort hier vaak niet bij. Easy Systems ontzorgt organisaties door deze, vaak tijdrovende, handelingen over te nemen. Met onze Easy Billing Service kunnen wij uw complete inkomende en uitgaande (of een van beide) facturatie voor u verzorgen. Hierbij nemen wij alle operationele handelingen van u over, waardoor uw organisatie zich compleet kan focussen op de kernactiviteiten.

Met de Easy Billing Service nemen wij de verwerking van al uw inkomende en uitgaande facturen voor u over. Of dit nu gaat om papieren, digitale (PDF) of elektronische facturen (via het PEPPOL netwerk of andere XML formaten), wij ontzorgen u totaal. In onze dienstverlening richten wij ons op continue optimalisatie van uw facturatieproces. Dit doen wij door uw klanten en leveranciers te stimuleren over te stappen naar elektronische facturatie en factuurverwerking. Hiermee streven wij ernaar om een structurele kostenreductie voor u te bereiken.

De voordelen van Easy Billing Service

  • Complete ontzorging van uw facturatieprocessen
  • Focus op de kernactiviteiten
  • Tijdsbesparing
  • Aanschaf en gebruik software niet meer nodig
  • Intern scan & herken proces verleden tijd
  • Geen papieren verwerking meer
  • Structurele kostenreductie

Vraag een adviesgesprek aan

E-facturatie met Easy Exchange

Easy Exchange kan gezien worden als een ‘Billing Service Provider’ en biedt u veilige toegang tot het Europese e-facturatie netwerk (PEPPOL). Voor wie is aangesloten op dit netwerk, worden alle andere organisaties die hier ook aan deelnemen in een klap bereikbaar. In elk land zijn zogenoemde access points ingericht die de toegang tot het Europese e-facturatie netwerk regelen. In Nederland is Simplerinvoicing de organisatie die gerechtigd is om deze access points aan te sluiten op PEPPOL. Easy Systems heeft een eigen access point en biedt u met Easy Exchange een ‘portal’ die u toegang geeft tot het netwerk.

Met Easy Exchange verkrijgt u beveiligde toegang tot het Europese e-facturatie netwerk (PEPPOL). U kunt, ongeacht het bestandsformaat, veilig en zorgenvrij elektronisch facturen versturen aan uw klanten én ontvangen van uw leveranciers. Easy Exchange ‘vertaalt’ de facturen automatisch naar het gewenste formaat.

Facturen ontvangen als overheidsinstantie
Werkt u voor de overheid? Dan bent u vanaf april 2019 verplicht om al uw facturen via het PEPPOL netwerk te ontvangen. Dit betekent dat u toegang moet hebben tot het netwerk én dat uw ERP / financiële systeem in staat moet zijn om facturen van dit netwerk te ontvangen. Easy Exchange geeft u toegang tot het netwerk en zorgt ervoor dat u uw ontvangen facturen ook in uw bestaande systemen kunt verwerken.

Factureren aan de overheid
Als de overheid vanaf april 2019 alle facturen via het PEPPOL netwerk moet ontvangen en verwerken, betekent dit automatisch dat de aan de overheid facturerende organisaties in staat moeten zijn om facturen over het PEPPOL netwerk te versturen. Werkt u regelmatig voor de overheid en verstuurt u dus ook facturen aan de overheid? Dan bent u straks dus ook verplicht om uw facturen via het PEPPOL netwerk te versturen. Is uw software hier niet op ingericht en/of heeft u nog geen provider? Easy Exchange geeft u toegang tot het PEPPOL netwerk én zorgt ervoor dat uw facturen in het gewenste formaat verstuurd worden.

Ontvangen van facturen via het PEPPOL netwerk
Wellicht bent u geen overheidsinstantie en doet u ook geen zaken met de overheid, maar heeft u wel leveranciers die u facturen via het PEPPOL facturen willen sturen. Dan moeten uw financiële systemen wel in staat zijn deze facturen te ontvangen en verwerken. Easy Exchange maakt het mogelijk om PEPPOL facturen te ontvangen én ‘vertaalt’ de facturen voor u in een formaat dat uw software kan verwerken.

Versturen van facturen via het PEPPOL netwerk
Andersom geldt natuurlijk dat u wellicht klanten heeft die graag uw facturen via het PEPPOL netwerk willen ontvangen. Ook hier biedt Easy Exchange de oplossing. Kent uw ERP/financieel systeem het PEPPOL formaat niet? Easy Exchange ‘vertaalt’ de facturen automatisch naar het PEPPOL formaat.

De voordelen van Easy Exchange

  • E-facturatie ongeacht het bestandsformaat en de verzendingswijze
  • Geen rigoureuze aanpassingen nodig op uw bestaande software systemen. Easy Exchange ‘verstaat’ alle e-facturatie talen en zorgt ervoor dat de door u ontvangen facturen omgezet worden naar het formaat dat uw software systeem kan verwerken.
  • Direct veilige toegang tot het Europese e-facturatie netwerk (PEPPOL)
  • In één keer toegang tot alle organisaties die aangesloten zijn op het netwerk. Hierdoor ontstaan tevens meer commerciële mogelijkheden binnen Europa.
  • Organisaties zijn makkelijk bereikbaar. Organisaties worden op basis van een of meer unieke identificatienummers geregistreerd in het netwerk. Denk hierbij aan het KvK of BTW nummer, of bijvoorbeeld het OIN nummer voor overheidsinstellingen. Deze nummers kunnen door uw leveranciers worden gebruikt om u te bereiken, een soort van telefoonnummer eigenlijk.
  • Door registratie o.b.v. identificatienummers is altijd bekend wie de afzender van de factuur is en worden spookfacturen voorkomen.

Vraag een adviesgesprek aan

De meest geschikte oplossing

De meest geschikte oplossing voor uw organisatie is afhankelijk van verschillende vraagstukken. Wellicht dat u eenvoudig wilt starten met het per e-mail ontvangen van PDF-facturen, of misschien wilt u direct de overstap maken naar volledig XML berichtenverkeer en wilt u aansluiten op het PEPPOL netwerk. Een combinatie hiervan kan natuurlijk ook. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend advies.

Benieuwd naar het automatiseringsadvies voor uw facturatie?

Laat u adviseren