Binnen sommige branches worden veel facturen verwerkt die betrekking hebben op een inkooporder. De inkomende factuurverwerking is vaak al een tijdrovend proces, maar met het handmatig matchen van inkooporders met facturen bent u nog veel meer tijd kwijt. Het automatisch matchen van inkooporders met facturen zou u dan ook veel tijd en kosten kunnen schelen. Hierbij moeten de inkoopnummers van de factuur worden afgelezen, zodat de ordergerelateerde facturen automatisch gematcht kunnen worden met de ontvangstinformatie in uw ERP systeem.

Het proces

Het proces van het automatisch verwerken en matchen van uw inkomende facturen kunnen we met onderstaand schema gemakkelijk toelichten:

Factuurverwerking proces

Nadat de OCR software de data (incl. de inkoopnummers) van de factuur heeft afgelezen halen we de ontvangsten op vanuit uw ERP/financieel systeem. In het geval van een e-factuur wordt de data direct in Easy Invoice verwerkt en (indien mogelijk) gematcht. Bij een positieve match worden de facturen, door gebruik te maken van een 3-way-match, direct aangeboden voor verwerking. Bij het matchen van facturen wordt rekening gehouden met inkooporders en ontvangsten en de bijbehorende aantallen, prijzen, eenheden, etc. Deze worden gebruikt om de geboekte inkoopfacturen zoveel mogelijk automatisch te matchen. Alle facturen die niet matchen en facturen zonder ordernummer (de zogenaamde uitzonderingen) worden bij de verantwoordelijke persoon in circulatie gebracht voor controle en/of autorisatie. Wordt de factuur alsnog goedgekeurd, dan wordt deze verder verwerkt. De gematchte en goedgekeurde facturen worden betaalbaar gesteld in uw ERP / financiële systeem.

Stap voor stap

  • Easy Invoice ordermatching zorgt voor het automatisch matchen van de order gerelateerde facturen. Op basis van het afgelezen ordernummer(s) worden de bijbehorende ontvangstregels opgehaald;
  • De ontvangstinformatie en de factuurinformatie wordt met elkaar gematcht:
    • Wanneer de factuur matcht met de ontvangst wordt deze automatisch doorgezet naar de goedgekeurde facturen;
    • Wanneer de factuur niet matcht (buiten de tolerantie valt), wordt deze apart gezet voor controle.
  • Op basis van de onderliggende journaalpost wordt de factuur geboekt in uw ERP / financieel systeem.
    • De facturen die niet binnen de tolerantie vallen kunnen worden aangeboden aan de verantwoordelijke budgethouder.
  • De niet order gerelateerde facturen worden volgens het normale procuratieschema verwerkt.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!