Kraker Trailers stapt over op geautomatiseerde factuurverwerking
Kraker Trailers BV is specialist in ontwikkeling en bouw van absolute topkwaliteit schuifvloertrailers. Het bedrijf is in 2004 opgericht en zit gevestigd in Axel. Door de jarenlange focus op uitsluitend ontwikkeling en productie van schuifvloertrailers, mogen zij zich “Masters in Moving Floor Trailers” noemen. De hoge ontwikkeling- en innovatiedrang heeft ertoe geleid dat Kraker Trailers als enige fabrikant ter wereld een lijn schuifvloertrailers heeft ontwikkeld die op een unieke manier wordt geproduceerd.
"De terugkoppeling op vragen was altijd zeer snel, wat de communicatie omtrent het traject erg gemakkelijk maakte."
De Uitdaging
Voordat Kraker Trailers overstapte op een geautomatiseerde factuurverwerkingsproces, werden alle facturen nog handmatig verwerk. Facturen werden wel al voor een groot gedeelte digitaal aangeleverd, maar vervolgens geprint en handmatig geboekt in Visual. Francis de Jonge, Controller bij Kraker Trailers, vertelt: “Facturen met een PO nummer en waarvan de 3-way match (match van order, levering en factuur) in orde was, doorliepen het proces eenvoudig.
Als er echter afwijkingen waren of als de kostenfacturen geautoriseerd moesten worden, werd er een kopie van de factuur de organisatie ingestuurd. Dit had tot gevolg dat we niet meer wisten bij wie de facturen lagen of dat de doorlooptijd te lang was, waardoor leveranciers gingen bellen. Het hele proces was erg tijdrovend. Ook werd er achteraf vaak nog op een kopie factuur opgevraagd door diverse afdelingen “om nog iets na te kijken”. Hierdoor waren we veel tijd kwijt met het opzoeken van geboekte facturen.”
De Oplossing
Toen eenmaal besloten was om het factuurverwerkingsproces volledig te gaan automatiseren, heeft Krakers Trailers dit aangegeven bij Quartess. “Quartess heeft toen de oplossing van Easy Systems aan ons voorgesteld. De demonstratie van de software was heel duidelijk, maar een referentiebezoek aan een bestaande klant heeft voor ons de doorslag gegeven.” Krakers Trailers wilde met een partij in contact komen die Easy Invoice had draaien in combinatie met Visual en die hun ervaringen met hen wilde delen. Francis vervolgt: “Quartess stond positief tegenover onze vraag, wat uitstraalde dat zij vertrouwen hebben in de oplossing van Easy Systems.”
De Implementatie
Het project is vooraf duidelijk gecommuniceerd en de implementatie is in de gestelde tijd gerealiseerd. Francis: “Het implementatie traject heeft in totaal 3 maanden geduurd. De kennis van zowel de consultants van Quartess als Easy Systems is van een zeer hoog niveau. Hierdoor was de terugkoppeling op vragen altijd zeer snel, wat de communicatie omtrent het traject erg gemakkelijk heeft gemaakt.”
