Hoe weet ik als financieel eindverantwoordelijke of automatiseren wel de juiste stap is voor onze organisatie? Als het automatisch gaat, heb ik dan nog wel grip op het proces? Zomaar wat vragen die de revue passeren als u nadenkt over dit onderwerp. Manueel maakt steeds vaker plaats voor digitaal. En dat vraagt om een andere mindset. Hieronder leest u 5 veelgehoorde redenen om niet te automatiseren.
Stel u bent hoofd van de financiële afdeling. Al jaren beheert u alle documenten in een degelijke archiefkast waar alleen u en de directie een sleutel van hebben. Uw bureau ligt vol met stapels mappen, papieren, postbakjes en andere belangrijke documenten. Georganiseerde chaos dus. Herkenbaar? Misschien herkent u dan ook één van de volgende redenen om –financiële- werkprocessen vooral niet te automatiseren.
Overtuigd dat automatiseren wél de juiste stap is? 
1) Mijn rol gaat veranderen, dat wil ik niet
Bij automatisering worden repeterende, manuele handelingen overgenomen door de oplossing. Oftewel: de software helpt het werk binnen het bedrijf efficiënter te maken. Was uw functie eerst vooral controlerend en uitvoerend ingestoken, dan wordt deze nu meer analytisch. Dat betekent dat u niet langer intensief bezig bent met het controleren van financiële documenten, het verkrijgen van de benodigde handtekeningen en het zoeken van facturen bijvoorbeeld, maar dat u samen met uw team bekijkt waar nog meer efficiëntie valt te behalen. Wij begrijpen dat dit een ingrijpende rolverandering is. Zo’n rolverandering kost tijd. Onze oplossing helpt uw werkprocessen inzichtelijk maken en maakt tijd vrij voor het optimaliseren van uw workflow.
2) Ik krijg een ander contact met mijn collega’s
U zoekt elkaar vaak op, voor het uitvragen van informatie. Heb jij die creditnota voor mij? Mag ik een handtekening onder deze factuur? Weet jij nog aan welke betalingstermijn we moeten voldoen? Finance is de spil van de organisatie en heeft contact met bijna iedereen. Een aspect van de functie die doorgaans als zeer prettig wordt ervaren. Wanneer uw financiële werkproces wordt geautomatiseerd, hebt u elkaar op een andere manier nodig. Sparren over efficiency, rapportages bespreken en eventuele uitval verhelpen. Samen gaat u op een ander en hoger niveau werken. Vragen over een factuur blijven binnen de workflow en zijn locatie-onafhankelijk, en daarmee veel efficiënter, af te handelen.
3) Ik heb het gevoel grip te verliezen op mijn taak en afdeling
Een veelgehoorde drempel is het uit handen geven van het proces. Afhankelijk zijn van automatisering boezemt angst in. Was u voorheen met name controlerend bezig, neemt een digitale workflow oplossing dit u compleet uit handen. Hoe weet u nu of het allemaal goed gaat? Het loslaten van een oude vertrouwde werkwijze zonder precies te weten wat je ervoor terugkrijgt, voelt begrijpelijkerwijs heel tegenstrijdig. Het mooie van automatisering is dat u veel meer inzicht krijgt in wat er goed gaat én in wat er niet goed gaat. Een rapportage geeft u inzicht over de status en eventuele foutmeldingen. U handelt juist nu zeer adequaat en efficiënt, omdat u direct weet waar het mis is gegaan. Dat komt de optimalisatie alleen maar ten goede.
4) Bij automatisering verwachten directie en management in tijd en prestaties meer van mij. En ik heb het al zo druk
Het management verwacht met automatisering andere of meer rapportages. Uw rol wordt steeds meer adviserend. Dat is absoluut een intensieve taak. Maar automatisering van de financiële processen brengt vooruitgang met zich mee. Met één druk op de knop creëert u gemakkelijk actuele rapportages en analyses. Het dashboard biedt u de input die nodig is om processen te optimaliseren en het management hierover te adviseren. En last but not least uw rol wordt uitdagender, omdat u de mogelijkheid krijgt ieders werk gemakkelijker te maken.
5) Ik weet nu exact waar ik alles kan vinden en beheer wie toegang heeft tot welke informatie. Dat wil ik niet uit handen geven
U hebt de sleutel van de archiefkast, iedereen die iets nodig heeft komt het bij u vragen. Uw bureau ligt vol met dossiers, facturen en ander belangrijk papierwerk. Maar bureaus zijn toegankelijk voor iedereen, mogelijk ook voor (interne) rollen die hier geen inzage in hoeven te hebben. En hoewel u vaak het juiste dossier direct uit de stapel trekt, brengt u waarschijnlijk ook aardig wat tijd in het fysieke archief door, op zoek naar dat ene document. Zonde van uw tijd! Met automatisering krijgen alle documenten een digitaal plekje en autoriseert u de collega’s die toegang moeten krijgen tot bepaalde dossiers. De kans is klein dat documentatie kwijtraakt en iedereen werkt met een clean desk. Bij accountantscontrole maakt u eenvoudig een export van gewenste informatie en geautoriseerde collega’s roepen eenvoudig facturen of bijlagen op. Onze oplossing brengt veel rust met zich mee.
Wilt u meer weten over het optimaliseren van uw purchase to pay proces? Neem voor meer informatie contact met ons op.