Purchase to pay projecten - Wie moet u erbij betrekken?
De overstap naar purchase to pay automatisering gaat in fasen: uitzoeken van een oplossing, implementeren van een oplossing en in gebruik nemen van een oplossing. Welke collega/afdeling moet bij welke fase betrokken worden? We onderscheiden enkele rollen.
Projectmanager
De projectmanager is bij alle fasen betrokken. We zien regelmatig dat een externe projectmanager wordt aangesteld om het project vlot en in goede banen te laten verlopen. Dit is geen vereiste, maar wat wij wel aanraden is dat er één iemand binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het hele project, vanaf het uitzoeken tot en met het in gebruik nemen.
Soms wordt automatisering opgelegd vanuit de directie en staat de rest van de organisatie er (nog) niet achter. Dan is het van nog groter belang om één persoon eigenaar van het project te maken. Wat u eigenlijk wil voorkomen is dat u het project start met verschillende afgevaardigden die allen projectmanager zijn en beslissingen nemen die het beste lijken voor hun betreffende afdeling. Dit is natuurlijk begrijpelijk, maar dan is er niemand meer die het grote geheel overziet. Dit wilt u voorkomen.
Download deze whitepaper en ontdek de voordelen van automatiseren van het purchase to pay proces en aan welke eisen een goede oplossing moet voldoen.
Key-users
Dit zijn de medewerkers van de crediteurenafdeling en degenen die de oplossing intensief zullen gebruiken. Hoe eerder zij bij dit project betrokken worden hoe beter, wij adviseren om key-users al bij het uitzoeken van een oplossing te betrekken bij het project. Zij zijn tenslotte degenen die met de oplossing gaan werken. Het is dan ook zeer belangrijk om draagvlak bij deze groep te creëren. Afhankelijk van de grootte van de afdeling kiest u ervoor om iedereen of een paar key-users bij het uitzoeken van een oplossing te betrekken.
IT
Het vanaf het begin af aan betrekken van uw IT afdeling is van groot belang om het project goed te laten verlopen. Voor een goede doorloop van de implementatie is het verstandig om in ieder geval in de eindfase van het uitzoeken van een oplossing het gesprek aan te gaan over de technische vereisten/benodigdheden. Maar we raden organisaties altijd aan om IT al uit te nodigen bij de definitiestudie die vooraf gaat aan de implementatie.
Budgethouders
Ook het betrekken van de budgethouders werkt mee aan een vlotte doorloop van het project. Vraag hen om input voordat u een oplossing gaat uitzoeken. Zij kijken heel anders tegen het factuurverwerkingsproces aan en dat kan verrassende inzichten opleveren.
Inkoop
Het is om meerdere redenen verstandig om Inkoop bij het project te betrekken. Bij het automatiseren van factuurverwerking, zijn er altijd raakvlakken met Inkoop. Wat dacht u bijvoorbeeld van ordermatching? Ordermatching kan heel veel tijd besparen, maar dan moet de inkooporder wel kloppen. Het komt dus zeker voor dat dit een verandering vraagt in het proces van Inkoop. Daarnaast biedt het automatiseren van het factuurverwerkingsproces ook kansen voor Inkoop. Een snellere doorlooptijd van facturen maakt snellere betaling mogelijk en daarmee kan Inkoop aan de slag om kortingen af te spreken.
Bottomline
De belangrijkste reden om stakeholders op tijd te betrekken bij uw project is om te zorgen dat het project voldoende draagvlak krijgt binnen de hele organisatie. En dat is voor u een zorg minder!
Marcel Strabbing
Managing Consultant