Hoezo is de kwaliteit van de implementatie bepalend voor het succes?

kwaliteit van de implementatie

‘Een goed begin is het halve werk. En dat geldt zeker voor de implementatie van een nieuwe purchase to pay oplossing. Maar wat bepaalt nu precies die kwaliteit? Hoe weet je nu dat het klopt wat er gedaan wordt?’ Aan het woord is Bob van Zalingen, Sales Executive binnen Easy Systems. ‘Om dat uit te leggen is het eerst handig om de manier waarop een traject is opgebouwd te benoemen. Zo starten wij altijd met een definitiestudie waarin we exact vastleggen hoe er nu gewerkt wordt en wat de gewenste werkwijze voor de toekomst is.

In deze vastlegging belichten én bespreken we alle fasen van het proces tot in detail. Dit is de belangrijkste fase van het project: wanneer de verwachtingen over en weer niet helder zijn dan levert dit absoluut pijnpunten op tijdens de opleveringsfase. Pas wanneer alles helder is gaan we een stap verder en volgt de installatie- en configuratiefase, waarin de software wordt geïnstalleerd. Tijdens deze fase wordt ook de integratie met het ERP pakket gerealiseerd en technisch getest. Daarna volgt een nauwkeurige testfase, de livegang en de nazorgfase. Ik houd het nu bewust wat kort en simpel. In werkelijkheid beslaan deze fasen natuurlijk een aantal weken. Weken waarin we intensief met elkaar samenwerken om tot het beste resultaat te komen.’

Alle neuzen dezelfde kant op

‘Terug naar de kwaliteit: het is erg belangrijk om vanaf dag één met de juiste mensen aan tafel te zitten. De samenstelling van het projectteam, dus zowel vanuit ons als vanuit de klant, verdient dus volop aandacht. Verder zijn een goede communicatie, snel en adequaat reageren en het krijgen van alle neuzen dezelfde kant op, basisvereisten voor succes. Overstappen naar een purchase to pay oplossing is zeker geen kunstje van de finance manager alleen. Ook crediteurenmedewerkers, mensen van Inkoop en IT en uiteraard een budgethouder, horen thuis in het projectteam. Zij krijgen immers volop te maken met veranderingen die op stapel staan en kunnen waardevolle input leveren vanuit hun specifieke rol.’

Meten is weten

‘Meetbaarheid is altijd al van groot belang geweest binnen dit soort trajecten. Stel u wilt bijvoorbeeld (50%) kosten besparen op de crediteurenadministratie of 1 FTE aan uren reduceren. Weet de leverancier dan ook dat u dit nastreeft? Ons advies? Deel uw doelen met ons als leverancier. Dat zijn immers doelstellingen die energie geven, omdat er een mooi samenspel ontstaat tussen ons als leverancier en de klant als vragende partij. En dan is de cirkel rond en het antwoord op de titel gegeven: de kwaliteit van de implementatie is inderdaad bepalend voor het daaropvolgende succes. En dat gegeven gaat vele malen verder en dieper dan bijvoorbeeld het leveren van een (korte) snelle doorloop- en implementatietijd’, aldus Bob.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!