Rainforest Alliance over Easy Expense: “We willen niet meer terug”

Elke organisatie heeft te maken met onkostendeclaraties van medewerkers. Het bijhouden, controleren en verwerken hiervan kost vaak veel tijd. De medewerkers voeren hun kosten in (bijvoorbeeld) Excel in, printen het bestand en voegen vervolgens de bonnetjes toe. Hierna wordt de declaratie voor goedkeuring voorgelegd aan de daarvoor aangewezen persoon, die het document moet ondertekenen. Eenmaal goedgekeurd, moeten de gegevens door weer een andere medewerker in het financiële systeem worden ingevoerd, waarna uiteindelijk de betaling kan worden gedaan. Een procedure die onnodig veel tijd en geld kost. Daarnaast is er weinig inzicht in het proces en is de kans op fouten groot.

Rainforest Alliance kiest voor Easy Expense

Een effectievere strategie is het managen van alle declaraties in een geautomatiseerd expense management systeem. Easy Expense automatiseert het declaratieproces waardoor tijd, moeite en kosten worden bespaard op het verwerken van de declaraties. Rainforest Alliance verwerkt jaarlijks ruim 1.000 personeelsdeclaraties. Met behulp van Easy Expense is dit proces gedigitaliseerd en geautomatiseerd. Met medewerkers in verschillende landen biedt Easy Expense een flexibele oplossing waarmee men, ongeacht het land of de locatie waar ze werkzaam zijn, declaraties in kan dienen.

De belangrijkste redenen voor Rainforest Allianceom Easy Expense te gaan gebruiken waren: een sneller goedkeuringsproces, het invoeren van een compleet digitaal archief en een snellere afhandeling en verwerking van de declaraties”, aldus de financieel directeur van Rainforest Alliance.

Wat biedt Easy Expense?

Easy Expense is een web-based applicatie waarin alle personeelsdeclaraties digitaal kunnen worden aangemaakt, verwerkt én gecontroleerd. De verantwoordelijkheid voor het indienen van declaraties ligt nog steeds bij de medewerker zelf, maar doordat alle gegevens bekend zijn in het systeem – je weet wie de declaratie heeft ingediend en je weet wat er is ingediend – weet je alle benodigde financiële boekingsgegevens. Hierdoor kan het proces na het indienen van de declaratie 100% geautomatiseerd worden. Een snelle en efficiënte verwerking, waarbij de medewerkers altijd inzicht hebben in de status van de door hen ingediende declaraties en declaraties dus niet meer zoek raken. Duidelijke voordelen die ook door Rainforest Alliance zo worden ervaren. Financieel Directeur (Rainforest Alliance):

“Na enige gewenning willen we niet meer terug. Er raakt niets meer zoek en afhandeling van declaraties gaat veel sneller.”

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!