Het automatiseren van bijvoorbeeld de factuurverwerking gaat niet over één nacht ijs. Processen in kaart brengen, kosten en baten tegen elkaar afwegen en oplossingen met elkaar vergelijken; er is heel wat om over na te denken. Bovendien heeft automatisering ook impact op de relatie tussen organisaties en hun accountant. Wij vroegen ons af hoe accountants tegen automatisering bij hun klanten aankijken en vroegen Henk van den Oever, accountant bij Boschland accountants en adviseurs, om zijn visie met ons te delen.
Hoe geautomatiseerd is Boschland Accountants en Adviseurs?
"Zelf maken wij gebruik van een scanoplossing. Onze dienstverlening is erg uitgebreid, van het samenstellen en controleren van de jaarrekening tot het verzorgen van volledige administraties. Daar komt een grote hoeveelheid gegevens bij kijken.
Toen wij begonnen met digitaliseren van deze gegevens was één voordeel heel duidelijk zichtbaar. Vóór die tijd zaten we in een ander, veel groter pand waar een significante hoeveelheid vierkante meters in beslag genomen werd door archief. Sinds 2010 zijn we digitaal en dat heeft een enorme ruimtebesparing opgeleverd waardoor we verhuisd zijn. Als alles digitaal is, heb je ook het voordeel dat je overal kunt werken. Als je maar zorgt dat je gegevens goed beveiligd zijn."
Hoe ver zijn jullie klanten qua automatisering?
"Hoewel niet al onze klanten al geautomatiseerd zijn, merken we wel dat er veel vraag naar is. Bij onze klanten zien we dat voor factuurverwerking vaak al wel een digitale workflow is. Onze ervaring is dat bedrijven steeds meer naar een totaalconcept voor automatisering gaan. Processen zitten echt in een transitie door diensten en oplossingen zoals jullie bijvoorbeeld aanbieden."
"Ons werkgebied verschuift
van registreren naar adviseren"
Wordt het werk van de accountant makkelijker als klanten hun factuurverwerking automatiseren?
"Makkelijker? Ons werk wordt leuker! Bij organisaties die factuurverwerking niet geautomatiseerd hebben, is het vaak een kwestie van administratie inkloppen. Eenmaal geautomatiseerd houden wij ons vooral bezig met processen regisseren en begeleiden. Ons werkgebied verschuift van registreren naar adviseren. We helpen organisaties alles op elkaar af te stemmen. Dat betekent voor ons meer uitdaging en vraagt om een hoger niveau van onze werknemers."
Wat is de invloed van automatisering op de jaarafsluiting?
"Wij zien een groot verschil bij de jaarafsluiting tussen geautomatiseerde en handmatige processen. In het geval van automatisering is informatie beter toegankelijk, is de archivering beter en is de jaarafsluiting tijdiger en vollediger. De impact van automatisering is daarmee groot.
Met een betere jaarafsluiting kan de financiële afdeling de organisatie beter adviseren en daar maken wij graag onderdeel van uit."
LEESTIP: Lees meer over de invloed van automatisering op de jaarafsluiting
Heeft u nog tips voor organisaties die willen automatiseren?
"Onze gouden tip: bereid je heel goed voor. Focus niet alleen op de keuze van een oplossing, maar heb ook veel aandacht voor het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Je hebt niets aan een oplossing waar niemand mee wil werken."
Wil jij jouw jaarafsluiting stroomlijnen?
Jij kunt de volgende jaarafsluiting ook stroomlijnen! Benieuwd naar de mogelijkheden van geautomatiseerde factuurverwerking voor jouw organisatie?
Esther
Witten
Contentspecialist
Van purchase to pay en order to cash, tot Robotic Process Automation en digitaal ondertekenen: Esther draait haar hand niet om voor het schrijven van content over complexe onderwerpen. Dagelijks duikt ze in de materie van digitale transformatie en automatisering.