Te weinig inzicht in je contracten? Voorkom dat ze automatisch aflopen of worden verlengd

weinig inzicht in contracten

Je belt je collega Daniëlle van de afdeling Marketing, omdat je gezien hebt dat jullie website niet langer bereikbaar is. Daniëlle kijkt gelijk met je mee en ziet dat het veiligheidscertificaat is verlopen. Ze baalt ervan dat de leverancier geen melding heeft gestuurd over dat het contract zou aflopen. Dat moet ze dus voortaan zelf in de gaten houden.

Dit komt vaker voor dan je zou denken. Contracten die automatisch aflopen, of juist automatisch verlengd worden. Bedrijven gaan vaak veel meer contracten aan dan zelf gedacht wordt. Het valt immers niet zo op omdat ze over verschillende afdelingen verspreid zijn en daar ook beheerd worden. Zo heeft Marketing bijvoorbeeld een onderhoudscontract voor website heeft afgesloten en Facilitair Beheer eentje voor schoonmaakdiensten. De financiële afdeling is hier vaak helemaal niet bij betrokken en heeft dus geen zicht op de lopende contracten en de kosten die daaruit volgen.

Handmatig contractbeheer

Contracten zwerven her en der door de organisatie. Waar de ene collega ze verstopt heeft in een bureaula, bergt een ander ze netjes op in een ordner in een archiefkast. Maar voor een collega die net nieuw is en werkzaamheden heeft overgenomen van zijn voorganger, zijn de contracten nergens te vinden.

Ondertussen heeft de financiële afdeling contact met een leverancier die vraagt naar de status van zijn factuur. De factuur verwijst naar een contract. De financiële afdeling kan hem niet verder helpen zonder navraag te doen bij de betreffende budgethouder. Die moet het immers controleren aan de hand van het contract, waar de financiële afdeling geen inzicht in heeft. Een andere budgethouder tekent de maandelijkse factuur ‘gewoon’ af omdat het bedrag hetzelfde is als vorige maand, en het dus vast wel zal kloppen.

Het bewaken van de duur van contracten doen alle betreffende collega’s zelf. Eén collega heeft netjes een Excel-bestandje gemaakt waarin hij de einddata heeft genoteerd. Een andere collega pakt de contracten uit de archiefmap er slechts af en toe bij, als hij er al aan denkt. En weer een andere collega wacht af tot de leverancier aan de bel trekt wanneer het contract dreigt af te lopen. Collega’s die regelmatig vanuit huis werken of veel onderweg zijn, nemen meestal alleen een laptop mee, in dat geval raakt een contract gemakkelijk uit het oog.

Rondzwervende contracten

Als je het goed bekijkt is niemand erbij gebaat dat her en der contracten zwerven. Eigenlijk is het ook gek: dat contract ligt ergens in een bureaula, te verstoffen totdat iemand er – hopelijk op tijd – aan denkt om eens te controleren hoe lang dat contract nog duurt. Terwijl alle informatie die op dat contract staat, zoveel inzicht kan bieden. Je wilt als organisatie controle houden over dit soort zaken, onderhandelen over nieuwe voorwaarden en vooral geen extra kosten maken omdat het contract ‘per ongeluk’ stilzwijgend verlengd is. Je zal de eerste niet zijn waarbij dat dure huurcontract automatisch met drie jaar is verlengd, terwijl het de bedoeling was om een heroverweging te doen.

waarom het hele purchase to pay proces automatiseren

Download deze whitepaper en ontdek hoe het automatiseren van contractbeheer bijdraagt aan een optimaal purchase to pay proces.

download whitepaper

Digitaal contractbeheer

De financiële afdeling moet de centrale plek zijn waar al dit soort zaken worden geregeld. Dan is automatisch verlengen verleden tijd, net als automatisch aflopen. En facturen gekoppeld aan een contract? Die kunnen veel sneller door het goedkeuringsproces.

Met digitaal contractbeheer heeft de financiële afdeling een compleet beeld van de financiële verplichtingen. Dat maakt het maken van rapportages en voorspellingen een stuk eenvoudiger en actueler. De budgethouders die contracten afsluiten hebben altijd eenvoudig inzicht in de contracten, inclusief versiebeheer. Wel zo prettig als je dat wil raadplegen als je een factuur ontvangt. Niet meer op goed geluk accorderen of koortsachtig zoeken in een volle ordner.

Met digitaal contractbeheer verloopt ook het factuurverwerkingsproces sneller. Stel: je ontvangt altijd tussen de 26e en 29e van de maand een factuur van de schoonmaakdienst. Omdat dit elke maand hetzelfde bedrag is, kun je het zó instellen dat als het bedrag overeenkomt in combinatie met de leverancier en de periode, dat dit automatisch goedgekeurd wordt. Dat legt minder druk op de budgethouders die dan alleen nog de uitzonderingen hoeven te behandelen.

Contractmanagement is onderdeel van het purchase to pay proces. Benieuwd hoe dit hele hele proces van aankoopaanvraag tot betaling in zijn werk gaat en hoe je dit kunt automatiseren? Download dan onze whitepaper.

Marcel Strabbing
Managing Consultant

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!