OCR en factuurverwerking

Geautomatiseerde factuurverwerking begint met goede factuurinput. Er is niet één manier om goede input te krijgen en u hoeft ook niet één manier te kiezen. De meest besproken vorm op dit moment is e-facturatie.

Zijn uw leveranciers daar nog niet (allemaal) aan toe, of staat dit in uw organisatie nog in de kinderschoenen, dan zijn papieren facturen per post en pdf facturen per e-mail ook uitstekend te verwerken tot input waarmee u geautomatiseerd uw facturen kunt verwerken. Hiervoor heeft u goede scan- en herkensoftware nodig.

Aan de slag met papieren en pdf facturen! Vraag naar de mogelijkheden  ADVIESGESPREK

Maar een pdf factuur is toch al digitaal?

Digitaal is een breed begrip. Inderdaad is pdf een digitaal bestand, maar voor geautomatiseerde factuurverwerking zijn de gegevens die er op staan zijn te vergelijken met een papieren factuur. In originele vorm kan er nog vrij weinig mee gedaan worden.

Om met pdf facturen de factuurverwerking te automatiseren heeft u een OCR tool nodig. Zonder een OCR oplossing kunt u niet anders dan de gegevens van de factuur over te typen voor verdere verwerking. Een arbeidsintensieve en foutgevoelige klus.

Wat is OCR?

OCR staat voor Optical Character Recognition. OCR software is software die papieren facturen, digitale facturen en elektronische facturen (XML, EDI, CSV, TXT) kan verwerken. De facturen worden met OCR automatisch uitgelezen en de gegevens erop worden herkend waarna het verwerkt kan worden. Vaak wordt ook gesproken over scan- en herkensoftware. De eerste stap is facturen scannen, OCR zorgt voor de herkenning na het scannen.

Factuurherkenning met behulp van OCR werkt als volgt:

  1. Facturen worden gescand, bij papieren facturen wordt dit handmatig gedaan, andere facturen worden automatisch gescand vanuit een e-mailbox.
  2. De gegevens op de facturen worden na het scannen uitgelezen en herkend door de OCR software.
  3. De facturen worden vervolgens eenvoudig doorgezet naar Easy Invoice voor verdere verwerking.

Meer weten? Volg ons webinar over factuurverwerking en de rol van OCR  BEKIJK WEBINAR

Easy Recognition

Easy Recognition is de OCR oplossing van Easy Systems waarbij u drie opties heeft. U kiest of u scanning en herkenning volledig wilt uitbesteden of (delen van) het proces in eigen beheer houdt.

On-premise – volledig in eigen beheer

Deze oplossing wordt bij u op locatie geïnstalleerd. Scannen, herkennen en valideren vindt plaats bij u op locatie. Dit proces heeft u volledig in eigen beheer.

Cloud

Papieren facturen scant u zelf. De herkenning vind plaats in de cloud en dit wordt automatisch aangeboden aan Easy Invoice. Bij deze optie houdt u het scannen en valideren in eigen beheer.

As a service – (delen van) het proces uitbesteed

U besteedt het volledige scan- herken- en validatieproces uit. U ontvangt geen facturen meer – op papier of als pdf – die nemen wij voor u aan. Het scannen, herkennen en valideren nemen wij volledig van u over. OCR as a service is net als onze andere OCR opties volledig geïntegreerd met Easy Invoice, waardoor u al uw factuurgegevens direct in Easy Invoice terug kunt vinden.

Wilt u meer informatie over geautomatiseerde factuurverwerking in combinatie met OCR?

Laat u adviseren