OCR en factuurverwerking

Geautomatiseerde factuurverwerking begint met goede factuurinput. Er is niet één manier om goede input te krijgen en u hoeft ook niet één manier te kiezen. De meest besproken vorm op dit moment is e-facturatie.

Zijn uw leveranciers daar nog niet (allemaal) aan toe, of staat dit in uw organisatie nog in de kinderschoenen, dan zijn papieren facturen per post en pdf facturen per e-mail ook uitstekend te verwerken tot input waarmee u geautomatiseerd uw facturen kunt verwerken. Hiervoor heeft u goede scan- en herkensoftware nodig.

Maar een pdf factuur is toch al digitaal?

Digitaal is een breed begrip. Inderdaad is pdf een digitaal bestand, maar voor geautomatiseerde factuurverwerking zijn de gegevens die er op staan zijn te vergelijken met een papieren factuur. In originele vorm kan er nog vrij weinig mee gedaan worden.

Om met pdf facturen de factuurverwerking te automatiseren heeft u een OCR tool nodig. Zonder een OCR oplossing kunt u niet anders dan de gegevens van de factuur over te typen voor verdere verwerking. Een arbeidsintensieve en foutgevoelige klus.

Wat is OCR software?

OCR staat voor Optical Character Recognition. OCR software is software die papieren facturen, digitale facturen en elektronische facturen (XML, EDI, CSV, TXT) kan verwerken. De facturen worden met OCR automatisch uitgelezen en de gegevens erop worden herkend waarna het verwerkt kan worden. Vaak wordt ook gesproken over scan- en herkensoftware. De eerste stap is facturen scannen, OCR zorgt voor de herkenning na het scannen.

Factuurherkenning met behulp van OCR werkt als volgt:

Stap 1

Facturen worden gescand, bij papieren facturen wordt dit handmatig gedaan, andere facturen worden automatisch gescand vanuit een e-mailbox.

Stap 2

De gegevens op de facturen worden na het scannen uitgelezen en herkend door de OCR software.

Stap 3

De facturen worden vervolgens eenvoudig doorgezet naar Easy Invoice voor verdere verwerking.

Easy Recognition

Easy Recognition is de OCR softwareoplossing van Easy Systems waarbij u drie opties heeft. U kiest of u scanning en herkenning volledig wilt uitbesteden of (delen van) het proces in eigen beheer houdt.

On-premise 

Volledig in eigen beheer

Deze oplossing wordt bij u op locatie geïnstalleerd. Scannen, herkennen en valideren doet u zelf en vindt plaats bij u op locatie. Dit proces heeft u volledig in eigen beheer.

Cloud

Het proces heeft u in eigen beheer.

Papieren facturen scant u zelf. De herkenning vind plaats in de cloud en dit wordt automatisch aangeboden aan Easy Invoice. Bij deze optie houdt u het scannen en valideren in eigen beheer.

As a service 

(Delen van) het proces uitbesteed

U besteedt het scan- herken- en validatieproces uit. U ontvangt geen facturen meer – op papier of als pdf – die nemen wij voor u aan. Het scannen, herkennen en valideren nemen wij volledig van u over.