Referentieverhaal IJburg College - Exact Online

In control met factuurverwerking in de Cloud

Het IJburg College is een school voor voortgezet onderwijs. IJburg daagt alle leerlingen op hun eigen niveau uit om zo goed mogelijk te presteren. Iedere leerling heeft een eigen leerstijl. Daarom heeft IJburg een onderwijsconcept ontwikkeld dat rekening houdt met verschillen, waarin leerlingen van en met elkaar leren en waarin zoveel mogelijk geleerd wordt van de werkelijkheid, in ‘echte situaties’.

Download PDF

De overstap naar digitaal werken

Het IJburg College heeft een snelle groei doorgemaakt en liep al een tijd aan tegen facturen die (te) laat betaald werden. Dit had te maken met het feit dat de budgethouder, in dit geval vaak een docent die verantwoordelijk is voor zijn/haar vakgroep, fysiek zijn of haar facturen moest komen tekenen. Naarmate de organisatie groeide werd dit proces steeds trager. Inge Smid, hoofd administratie van IJburg College, vertelt: “Vanwege de snelle groei heeft het IJburg College er een tweede vestiging bij gekregen. Met de komst van deze vestiging werden de facturen van vestiging A naar vestiging B gebracht. Dit leidde tot vertragingen in de doorlooptijd en zelfs tot het kwijtraken van facturen. Ook het verwerken van de facturen door de administratie was een tijdrovend proces. Hier moesten we wat aan doen.”

De keuze voor Easy Systems

Inge vervolgt: “Een van de belangrijkste redenen voor IJburg om te kiezen voor Easy Systems als leverancier, was dat zij een oplossing boden voor onze Apple omgeving.”

We hebben met verschillende leveranciers gesprekken gevoerd, maar in vrijwel alle gevallen werden er beloftes gedaan die uiteindelijk niet waargemaakt konden worden. Easy Systems bood daarentegen een goede oplossing voor ons en maakte alle beloftes waar!

‘In control’

“We waren op zoek naar een oplossing die ons zou helpen stappen te zetten op het gebied van efficiency verbetering, een betere controle over het factuurproces, een gebruiksvriendelijke oplossing voor zowel beheerders als gebruikers. En uiteindelijk een kostenbesparing door minder uren inzet van personeel op de financiële administratie.”

Inge vervolgt: “We zijn nu veel meer ‘in control’. We kunnen facturen snel vinden en inzien, het management kan zelf te allen tijde controles op de verwerking doen en er raken geen facturen meer kwijt. Leveranciers zijn aangeschreven om zoveel mogelijk facturen per e-mail te sturen, en ook dit wordt over het algemeen als positief ervaren.”

Uren tijdsbesparing

De overstap naar digitale factuurverwerking scheelt IJburg College veel tijd. “Het scheelt ons uren aan voorbereiding voor de accountantscontroles en de budgethouders kunnen altijd en overal de facturen accorderen en hoeven niet meer persoonlijk langs te komen. Daarnaast worden de betalingen nu op tijd uitgevoerd. Door deze verbeteringen hoeven we minder uren in te zetten op dit proces binnen de financiële administratie.”

“Vanaf dag 1 verliep het soepel”

“Het proces is uiterst soepel verlopen. Wij hadden ons ingesteld op een periode van ‘dubbele boekhouding’, veel extra inzet vanwege controles, et cetera. Dit is allemaal niet nodig geweest. De koppeling met ons boekhoudprogramma verliep vanaf dag 1 soepel. Het inlezen van de facturen verliep ook vrijwel direct probleemloos.”

Alle aanpassingen die we gaandeweg wilden doorvoeren, zijn op korte termijn ook daadwerkelijk opgepakt. We kunnen hier echt spreken over een op de klant afgestemde implementatie. Juist omdat een school toch anders is dan een commerciële organisatie, was dit voor ons van groot belang.

De samenwerking met Easy Systems

Op de vraag hoe Inge Smid de samenwerking met Easy Systems zou omschrijven, geeft zij aan: “Uit al het voorgaande blijkt al dat wij de samenwerking als heel positief hebben ervaren. Er is een grote deskundigheid aanwezig bij de mensen van Easy Systems en er is sprake van een zeer snelle afhandeling van vragen/problemen. Het meedenken met de klant maakt dat er een op maat gemaakte oplossing tot stand komt.”

Een aanrader

“Ik zou een dergelijk traject met Easy Systems dan ook zeker aanraden bij anderen. Hoewel het prijskaartje in eerste instantie misschien hoger lijkt dan bij een aantal concurrenten, hebben wij nu een complete en goed werkende oplossing binnen een zeer korte termijn in gebruik kunnen nemen. Geen extra onverwachte kosten en een hoog service level. Een bedrijf dat doet wat het belooft!”

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!