Referentieverhaal SecureLink - Afas Online

Digitalisering leidt tot efficiënter purchase to pay proces

De toegenomen drukte op de afdeling Finance kon niet alleen met nieuwe medewerkers opgevangen worden. Daarom besloot SecureLink, een snel groeiende organisatie gericht op het managen en realiseren van geïntegreerde cyber security en infrastructuur oplossingen, het gehele purchase to pay proces te digitaliseren.

Download PDF

Wat is de aanleiding geweest om het P2P proces te digitaliseren?

“In Nederland zijn wij in 2008 gestart met 4 medewerkers. Vandaag de dag zijn dit er ruim 70’, begint Patricia van Gils enthousiast. Patricia is Financial Controller bij SecureLink en verantwoordelijk voor de financiële afdeling. ‘Door de snelle omzetgroei was de werkdruk op de financiële afdeling erg hoog. Het aannemen van extra medewerkers loste dit probleem niet meer op, waardoor er gezocht werd naar een oplossing waarmee wij de groei met hetzelfde aantal mensen op zouden kunnen vangen.”

Waarom hebben jullie zowel het inkoop- als het factuurverwerkingsproces gedigitaliseerd?

Om de kwaliteit die wij leveren te kunnen vasthouden en zelfs te verhogen, hebben wij gekozen voor de gehele digitalisering van het inkoop- en factuurverwerkingsproces. Dit moet er voor zorgen dat, ondanks de verwachte groei van de komende jaren, de kwaliteit van het proces gewaarborgd wordt en er geen extra medewerkers binnen de afdeling Finance nodig zijn.’ Van Gils vervolgt: ‘Door het complete inkoopproces te digitaliseren hebben we de autorisatie eigenlijk naar voren gehaald. Zo minimaliseren we het risico op foutieve orders en niet geautoriseerde uitgaven. Het naar voren halen van de autorisatie en het automatisch matchen van de inkooporders met de facturen zorgt ervoor dat er geen autorisatie achteraf meer nodig is en het proces snel en soepel verloopt.”

Wat heeft het digitaliseren van het proces u als organisatie gebracht?

“De afdeling Finance heeft veel meer grip gekregen op het gehele proces. Het digita-liseren van het inkoopproces heeft gezorgd tot een betere waarborging. Zo ontvangen wij eigenlijk geen facturen meer die niet vooraf zijn vastgelegd en goedgekeurd.”

Ook is er sprake van een veel efficiënter verwerkingsproces waardoor de doorlooptijd van de facturen binnen SecureLink sterk gedaald is: “De procuratie is nu goed vastgelegd. Hierdoor weten we precies wie er verantwoordelijk is voor welke factuur en waar deze zich bevindt. Dit is erg gemakkelijk wanneer leveranciers ons bellen over de status van openstaande facturen. Daarnaast zorgt het digitale archief ervoor dat iedereen zijn facturen gemakkelijk kan oproepen en terugvinden. Dit scheelt ons enorm veel tijd.”

Het naar voren halen van de kostenautorisatie leidt tot tijdwinst en een efficiënter werkproces.

Afsluitend geeft Van Gils nog aan: “Voorheen kwamen er regelmatig vragen binnen bij de afdeling Finance, maar na implementatie van de software van Easy Systems worden er eigenlijk nog zelden vragen gesteld!”

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!