- Case Study -

Stichting Nusanatra - Exact Online

Kwalitatief sterke beheersing van het factuurproces

Download case study

factuurverwerking geautomatiseerd case study Nusantara quote 1200x627

 

Kwalitatief sterke beheersing van het factuurproces

Nusantara, dat is een stukje Indonesië in Nederland. Goede zorg gaat in de woon- en verpleeghuizen hand in hand met gezelligheid. De medische kennis en de hoge kwaliteit van verpleging en zorg in Nederland wordt gebracht met het respect, de warmte en het medeleven van de Indonesische geboortegrond.

De overstap naar digitaal werken

Voordat Stichting Nusantara gebruik ging maken van de oplossing van Easy Systems was de financiële administratie veel tijd kwijt met zoekgeraakte facturen en te lange doorlooptijden in de goedkeuring van facturen. Gert Meijer, Manager Planning, Finance & Control bij Nusantara, was vanuit een vorige baan ik al eens bezig geweest met digitale factuurverwerking.

"Ik kende de voordelen. Na een beoordeling van een aantal leveranciers, conform onze interne regels, was dit voor mij de aanleiding om Easy Systems in te schakelen."

Makkelijk uit te draaien audit trail

Met de introductie van digitale factuurverwerking beoogde Stichting Nusantara een snellere doorloop van facturen. Gert Meijer: “Dit wordt bereikt door pas ná goedkeuring de factuur op te nemen in de grootboekadministratie en vraagt enige discipline van de organisatie en de ‘goedkeurders’. De aan hen toevertrouwde facturen moeten tijdig beoordeeld en goedgekeurd worden.”

Als controller houd ik dit proces in de gaten. De nieuwe werkwijze levert mij veel op aan zekerheid. Ook voor onze accountant levert het een belangrijke meerwaarde met betrekking tot de zekerheid dat de digitaal goedgekeurde factuur betaalbaar wordt gesteld.

Door de makkelijk uit te draaien audit trail is dit nu duidelijk inzichtelijk. Easy Systems heeft op dit punt meegedacht en een oplossing gebracht.

Behaalde resultaten

De heer Meijer noemt een aantal concrete voorbeelden die behaald zijn met het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces.

  • Facturen worden pas betaalbaar gesteld en ingeboekt na interne goedkeuring. Dit verlaagt het risico van onverschuldigde betalingen.
  • De voortgang van het boekingsproces kan nu goed worden gevolgd.
  • Er is zekerheid dat betalingen pas plaatsvinden als de factuur is goedgekeurd.
  • Bij vragen kunnen verklarende bestanden worden toegevoegd.

Gestructureerde aanpak én flexibiliteit

Op de vraag welke tips de heer Meijer heeft voor vakgenoten die een dergelijk traject starten, geeft hij aan:

"Ik ben een groot voorstander van een gestructureerde aanpak van factuurverwerking met daarbij een duidelijke autorisatietabel. Ook de flexibiliteit om een betrokken collega, buiten het goedkeuringstraject, te vragen om een oordeel te geven, waarbij steeds de mogelijkheid aanwezig is om aanvullende, verklarende bestanden toe te voegen, is wat mij betreft van meerwaarde."

Kijk bij het kiezen van een oplossing dan ook of het pakket deze mogelijkheden biedt. Daarnaast is het van belang even de tijd te nemen om de software te ‘trainen’ in het herkennen van de grote diversiteit aan facturen. Dit is bij ons echter grotendeels tijdens de implementatie opgelost.

De samenwerking met Easy Systems

“De meerwaarde van Easy Systems uit zich onder andere in het snel reageren bij een vraagstelling. Daarbij is er zowel telefonisch als via de mail een prettig contact met duidelijke afspraken. Intern is de meerwaarde vooral in het altijd en snel vindbaar zijn van de facturen.”

Een aanrader

“Als je als organisatie de doorlooptijd van facturen als lang ervaart, de zekerheid ontbreekt of de facturen wel op tijd betaald worden en facturen regelmatig verdwijnen, dan is dit snel te implementeren systeem zeker een aanrader!”

Gerelateerde content