Case Study

SVRZ
Exact Financials

Digitale factuurverwerking in de Zorg

Download case study

Digitale factuurverwerking in de Zorg

SVRZ is gevestigd in Zeeland en biedt zorg aan mensen met dementie of lichamelijke beperkingen. Vanuit acht zorgcentra en talloze kleinschalige woningen in de wijk of in het dorp zorgen 2.700 medewerkers voor kwalitatief goede zorg die aansluit bij de wensen van de cliënten. Zij staan centraal.

De overstap

Bij zorginstelling SVRZ was de wens aanwezig om een reductie te realiseren in de papieren communicatie, waaronder de verwerking van de papieren facturen. Ook wijzigingen in de financiering binnen de zorgsector waren aanleiding om het factuurverwerkingsproces onder de loep te nemen.

SVRZ was op zoek naar een systeem dat faciliteerde in een minder arbeidsintensief proces. Daarnaast moest de oplossing kunnen koppelen met hun financiële systeem Exact Financials en de mogelijkheid bieden om duidelijke functiescheidingen aan te brengen. Peter Rijk, teamleider Finance & Control SVRZ vertelt: “Voorheen waren we erg veel tijd kwijt met het handmatig verwerken van de facturen, waardoor de doorlooptijd veel te lang was. Zowel tijd- als kostenbesparingen waren belangrijke wensen die we zochten in een oplossing.”

Wim Vos, 1e medewerker automatisering SVRZ

svrz rond

 

Alle facturen kwamen per post binnen, werden door de postkamer verdeeld en vervolgens via handmatige boekingsmethodes in de financiële administratie ingevoerd. De accordering voor ontvangst en betaling werd veelal verkregen door getekende bonnen of getekende kopiefacturen. Dit alles werd per interne post verstuurd van en naar diverse locaties.

Wim Vos, 1e medewerker automatisering SVRZ

 

 

De keuze voor Easy Systems

“Na een uitgebreid selectietraject hebben we gekozen voor Easy Systems. Easy Systems stak er bovenuit door de koppeling met Exact Financials en het gebruiksgemak voor onze medewerkers. De ‘look & feel’ en de eenvoud en flexibiliteit van de oplossing van Easy Systems sprak ons enorm aan”, aldus de heer Rijk.

Volgens planning

De heer Vos vertelt dat het project goed en volgens planning is verlopen en weinig vertraging heeft opgelopen. “In ons geval bestaat de boekhouding uit meerdere administraties en zijn we met één administratie gestart. In een latere fase zijn de overige administraties toegevoegd. Nadat we met het programma gestart waren zijn alle leveranciers aangeschreven met het verzoek om alle facturen digitaal aan te leveren, waardoor het handmatig scannen sterk gereduceerd kon worden."

70% van de leveranciersfacturen worden nu digitaal aangeleverd en verwerkt in Easy Invoice!

Weerstand overwinnen

De heer Rijk geeft aan: “Ondanks wat interne weerstand in het begin kijken we zeer tevreden terug op het inzetten van Easy Invoice. Het doel is meer dan bereikt en onze medewerkers ervaren het als zeer positief”. Om medewerkers mee te krijgen in het veranderproces, adviseert de heer Rijk om ze te laten praten met ervaringsdeskundigen van andere organisaties. Om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen adviseert hij verder een eigen instructie voor medewerkers te schrijven.

De resultaten

Van tevoren had SVRZ zich een aantal doelen gesteld. Zo wilden ze simpelweg het papieren proces digitaliseren, maar ook een efficiëntere inzet van personeel en een verbetering van de doorlooptijd van de facturen realiseren. De heer Vos: “Het doel was onder andere het realiseren van veel minder administratieve handelingen, het vergroten van de efficiency en een betere en snellere workflow in het hele proces van vastleggen, accorderen, boeken en betalen.

“Alle facturen worden nu elektronisch goedgekeurd. Eindgebruikers kunnen, door op een link in hun e-mail te klikken, de factuur inzien en accorderen. Facturen zijn hierdoor sneller akkoord voor betaling en verwerking in de financiële administratie. Veel handmatig werk (postverwerking, inboeken facturen, goedkeuring en archivering) is verdwenen. Daarnaast zijn facturen altijd door de budgetverantwoordelijke vanuit het digitale archief in te zien.”

De heer Rijk vult aan:

Het uiteindelijke resultaat is een veel efficiënter werkende crediteurenadministratie. Er zijn daarnaast veel minder arbeidsuren nodig om de facturen te verwerken (we hebben hier anderhalf FTE bespaard), facturen raken zelden meer kwijt en tot slot, maar zeker zo belangrijk, krijgen leveranciers sneller hun geld.

De samenwerking met Easy Systems

Vanuit SVRZ wordt de samenwerking met Easy Systems als positief ervaren. De heer Vos licht toe: “Easy Systems is nauw bij het hele invoeringsproces betrokken geweest. Veel wensen voor wat betreft aanpassingen in het pakket konden binnen vrij korte tijd doorgevoerd worden. Ook op het gebied van samenwerking met onze financiële softwareleverancier heeft Easy Systems een meerwaarde geleverd. De lijnen naar de medewerkers zijn kort. Dit zorgt ervoor dat er specifieke kennis aanwezig is van de wijze van werken binnen onze organisatie.” Peter Rijk vervolgt: “Easy Systems heeft een goedwerkende applicatie en voldoende kennis in huis om het correct in te richten. Daarnaast wordt er op flexibele wijze ingespeeld op vragen en verzoeken om aanpassingen, wat ik als erg prettig ervaar.”

Tot slot geeft Wim Vos aan dat hij een dergelijk traject bij anderen zeker kan aanraden. “Er wordt op een prettige manier samengewerkt, de lijnen zijn kort en Easy Systems onderneemt snel actie op meldingen of wensen die SVRZ heeft. De implementatie en koppeling met andere pakketten is goed verlopen.”

Gerelateerde content