Referentieverhaal UTZ Certified - Accountview

Doorlooptijd facturen UTZ Certified gehalveerd

Facturen achteraf goedkeuren, tekenbevoegden in het buitenland en veel mails om facturen in de keten te volgen. Het kostte de financiële administratie van het snel groeiende UTZ Certified steeds meer tijd. Totdat de softwareoplossing van Easy Systems voor digitale factuurverwerking en digitaal declareren werd geïmplementeerd. De doorlooptijd van facturen is gehalveerd en de efficiency schoot omhoog.

Download PDF

Wereld van verschil

Easy Systems heeft voor ons echt een wereld van verschil gemaakt,’ vertelt Ron van Leeuwen enthousiast. Van Leeuwen is bij UTZ Certified eindverantwoordelijk voor Financiën, HR en IT. ‘We zijn in korte tijd van 35 naar honderd personeelsleden gegroeid. Ook het aantal te verwerken facturen is sterk toegenomen. Aanvankelijk waren er hooguit vijf mensen tekenbevoegd, nu zijn dat er drie keer zo veel. Bovendien zitten zij vaak in het buitenland, gezien de aard van onze organisatie en dat maakt het er niet makkelijker op.’

Negatieve efficiencyspiraal doorbroken

Al deze internationale activiteiten zorgen voor een almaar groeiende stroom aan facturen en declaraties vanuit allerlei landen. ‘Het kwam nogal eens voor dat facturen bleven liggen omdat tekenbevoegden in het buitenland zaten en niet altijd goed bereikbaar waren, ook vanwege de tijdsverschillen. Of zelfs dat facturen daardoor achteraf goedgekeurd moesten worden. Het zicht op waar de facturen zich in onze organisatie bevonden, was verre van optimaal. Dat leverde niet alleen vertraging op maar soms ook minder leuke verrassingen, met name aan het eind van een boekjaar als er nog facturen opdoken. Bovendien was onze afdeling financiën steeds meer tijd kwijt aan het opsporen van en communiceren over facturen en declaraties in plaats van de verwerking ervan. Ontelbare mails, veel managementtijd, onvolledige en late stuurinformatie, groeiende werkdruk… dat moest echt anders. En ik wist dat het ook anders kon: bij een van mijn vorige werkgevers had ik al goede ervaringen opgedaan met de software van Easy Systems dat destijds werd ontwikkeld om dit soort problemen op te lossen. Dus ik nam weer contact op met Easy Systems en daar heb ik geen spijt van gehad. Hun oplossing heeft de negatieve efficiencyspiraal echt doorbroken.’

Luisteren en meedenken

Hoe heeft Easy Systems dat voor elkaar gekregen? ‘Vooral door goed te luisteren naar ons als klant en er bovenop te zitten. Een succesvolle software-implementatie staat of valt met goede mensen. Slimme software alleen is niet genoeg. De consultants van Easy Systems waren altijd bereikbaar en reageerden snel op vragen. Ze dachten goed mee bij problemen en probeerden ons niet in een standaard keurslijf te duwen. Zeer betrokken en deskundig, heldere afspraken. Het zegt ook veel dat er weinig verloop is bij Easy Systems. Zowel hun software als hun organisatie is betrouwbaar. Het werkt gewoon. Je kunt merken dat ze het al ruim tien jaar in de lucht hebben.’

Geoliede machine

Van Leeuwen is ook zeer te spreken over de snelheid waarmee Easy Systems werkt. ‘Binnen drie maanden werkten we al met Easy Invoice (facturen scannen en online autorisatiemanagement). De implementatie kostte Easy Systems slechts dertien dagen. De resterende tijd hebben we besteed aan testwerkzaamheden en het trainen van collega’s om optimaal gebruik te kunnen maken van de nieuwe applicatie. Daarna volgden nog twee maanden ‘nazorg’ voor optimalisatie en oplossing van een aantal praktische problemen. Het project liep als een geoliede machine. Daarom hebben we de implementatie van Easy Expense (geautomatiseerd declareren) er gelijk achteraan gedaan. Dat ging alles bij elkaar nog een maand sneller. Het resultaat is dat de financiële administratie niet meer omkomt in de bonnetjes uit allerlei verre oorden maar dat de creditcarduitgaven allemaal online afgehandeld worden. Voor alle betrokkenen scheelt dat een hoop tijd en wij hebben als management veel sneller inzicht in de kosten. Nu kunnen onze mensen in het buitenland waar en wanneer ze maar willen via hun laptop declareren en hun rijtjes te autoriseren facturen afwerken. Er is geen reden meer voor te late goedkeuring van facturen. Ook kunnen ze via het systeem eenvoudig een opmerking voor een budgethouder of een vraag voor de financiële administratie toevoegen. Heel handig is ook dat de onderliggende facturen digitaal inzichtelijk zijn omdat ze zijn gescand. Dat scheelt onze financiële administratie een hoop ad hoc-vragen. Easy Systems heeft het mogelijk gemaakt dat ons financiële team van drie personen de groei heeft kunnen opvangen met hetzelfde aantal mensen.’

Winstpunten

Dankzij deze softwareoplossingen is de bedrijfsvoering van UTZ Certified niet alleen een stuk efficiënter geworden, de doorlooptijd van facturen is bovendien meer dan gehalveerd. ‘Dat is een groot winst-punt, naast de snellere beschikbaarheid van stuurinformatie. Bovendien scheelt het ons veel kostbare managementtijd en accountantskosten. Onze accountant kan namelijk gewoon Easy Invoice raadplegen. Prettige bijkomstigheid is ook dat het enorm scheelt in archiefruimte. Wellicht dat we daarom ook nog aan de slag gaan met Easy Contract en Easy Purchase (digitaal contractmanagement en inkoopmanagement). Ons doel is efficiency en transparantie in ketens te realiseren; met Easy Systems is dat voor onze eigen organisatieketen zeker gelukt. Easy Systems is voor ons geen luxe maar echt een must.’

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!