Starten met e-factureren
E-facturatie met Easy Exchange

E-factureren wordt door veel organisaties als ingewikkeld ervaren. Wij maken het makkelijk!

Lees onze whitepaper

E-factureren via PEPPOL; zó werkt het

De veiligste manier van e-factureren is via het PEPPOL netwerk. PEPPOL staat voor Pan European Public Procurement Online en is een beveiligd Europees e-facturatie netwerk waar bedrijven en overheden op kunnen aansluiten en elkaar (beveiligd) facturen en andere elektronische berichten kunnen sturen.

Overstappen op e-facturatie kan los geregeld worden voor zowel de ontvangende als verzendende kant. Het kan zijn dat uw klanten er specifiek om vragen, dat u leverancier bent van de overheid en sinds april 2019 verplicht bent, of dat u simpelweg zelf graag wilt overstappen op e-facturatie. 

PEPPOL-Access-Point-CMYK 2019

Logo npa

 

E-facturatie: Wat heb ik nodig om te starten?

De stap van papieren, dan wel digitale (pdf via e-mail), facturatie naar elektronische facturatie lijkt groot. Dit valt echter reuze mee. Afhankelijk van uw huidige systeem en proces kunnen we u in 1 dag aansluiten. U hoeft zich in ieder geval geen zorgen te maken over óf we u wel aan kunnen sluiten. Met onze e-facturatie oplossing Easy Exchange, is aansluiting mogelijk voor elk financieel / ERP systeem.

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het uitwisselen van e-facturen. Zo kunt u dit via de e-mail doen of via een directe EDI verbinding met een leverancier. De veiligste vorm, én de nieuwe standaard, is echter het versturen van e-facturen over een beveiligd netwerk zoals PEPPOL.


Stap voor stap beginnen met e-facturatie

Wellicht ontvangt en verstuurt u alle facturen nog per post, maakt u gebruik van zowel post als e-mail of gaan alle facturen al via de e-mail. Welke vorm van factureren u ook gebruikt, u kunt altijd overstappen op e-facturatie. Zowel voor het ontvangen als het verzenden van e-facturen. Hoe begint u dan?

  1. Financieel pakket: Om e-facturen te kunnen versturen moet u een financieel of ERP pakket hebben dat facturen genereert. 
  2. Type facturen: Moeten dit per se e-facturen zijn? Nee. Easy Exchange ‘vertaalt’ automatisch uw facturen naar de benodigde e-facturatie standaard. Dus genereert uw pakket geen UBL of XML facturen? Geen zorgen, wij zorgen ervoor dat deze automatisch omgezet worden naar het juiste formaat.
  3. Toegang e-facturatie netwerk: Om de facturen vanuit uw pakket als e-facturen te versturen heeft u toegang nodig tot een e-facturatie netwerk. Wij beschikken over een officieel, door Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) gecertificeerd, Access Point voor PEPPOL. Via dit Access Point kunt u beveiligd facturen verzenden via PEPPOL. Heeft uw ERP / financieel pakket nog geen toegang tot PEPPOL? Wij gaan graag met uw leverancier in gesprek.
  4. Registratie PEPPOL: Om facturen over het PEPPOL netwerk te kunnen versturen moet u geregistreerd worden bij het netwerk. U wordt geregistreerd op basis van uw KvK of OIN (voor overheidsinstanties) nummer, waardoor u makkelijk vindbaar bent op het netwerk voor andere organisaties.

E-FACTUREN VERZENDEN

Uw financieel / ERP systeem wordt gekoppeld aan de Easy Exchange Connector. Hiermee krijgt u ook gelijk toegang tot het Europese e-facturatie netwerk (PEPPOL). Uw facturen worden vanuit uw financieel/ERP systeem, via Easy Exchange aangeboden bij het netwerk en vervolgens verstuurd naar de ontvanger. Mocht uw pakket geen e-facturen genereren, dan zet Easy Exchange het factuurbestand voor u om naar het benodigde formaat.

Omdat u door ons bent aangemeld als participant op het e-facturatie netwerk kunt u e-facturen versturen (en ontvangen). Uw facturen worden vanuit uw financieel/ERP systeem, via Easy Exchange aangeboden bij het netwerk en vervolgens verstuurd naar de ontvanger.

Natuurlijk moet de ontvanger ook als participant aangemeld zijn op het netwerk. Dit hoeft niet bij dezelfde provider (Easy Exchange) te zijn als u. PEPPOL is een open netwerk waar verschillende providers toegang toe bieden.

Schematisch ziet het er ongeveer als volgt uit:

Easy Exchange - Verzenden

Stap voor stap e-facturen versturen

Om het voor u zo duidelijk mogelijk te maken, leggen we stap voor stap uit hoe het versturen van e-facturen met Easy Exchange in zijn werk gaat.

Stap 1: Aanschaf Easy Exchange
De eerste stap is het aanschaffen van de Easy Exchange software. Wilt u dit graag direct regelen? Neem dan contact met ons op, wij verzorgen dit graag voor u.

Stap 2: Aanmelding als participant
Wanneer u gebruik maakt van Easy Exchange wordt u door ons aangemeld als participant op het netwerk. U bent nu in staat om e-facturen te versturen (en ontvangen). 

Stap 3: Genereren van een e-factuur
Maak een elektronische factuur (bijv. een UBL factuur) in uw financieel/ERP pakket. Mocht uw pakket nog geen e-facturen produceren, dan zet Easy Exchange uw factuur om naar het benodigde elektronische formaat. 

Stap 4: Versturen
Nu gaan we de factuur versturen. Hiervoor heeft uw financieel / ERP systeem wel toegang tot het PEPPOL netwerk nodig. Wij beschikken over een officieel, door Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) gecertificeerd, Access Point voor PEPPOL. Via dit Access Point kunt u beveiligd facturen verzenden en ontvangen via PEPPOL.
Versturen gaat heel simpel. Easy Exchange pakt de facturen op uit uw financieel/ERP systeem en biedt deze aan bij het PEPPOL Access Point. De factuur wordt vervolgens over het PEPPOL netwerk verzonden naar de betreffende klant.

E-FACTUREN ONTVANGEN

Een of meer van uw leveranciers zijn overgestapt op e-factureren en willen u graag facturen versturen via het PEPPOL netwerk. Met Easy Exchange verkrijgt u beveiligde toegang tot dit netwerk en bent u direct in staat e-facturen te ontvangen.

Waarom e-facturen ontvangen

Voor sommigen lijkt het misschien nog een ‘ver van je bed’ verhaal. Wat echter belangrijk is om te weten is dat de overheid sinds april 2019 alleen nog maar e-facturen accepteert. Dus bent u leverancier van de overheid, dan bent u vanaf dat moment ook verplicht uw facturen als e-factuur aan te leveren.

Daarnaast heeft deze wetgeving ertoe geleid dat bijna alle grote partijen, zoals telecomaanbieders en energieleveranciers, hun facturen nu al via het PEPPOL netwerk aan de overheid versturen. Die facturen kunt u voortaan ook als e-factuur ontvangen. Dat zijn de grote, regelmatig terugkerende facturen waar u een eerste grote slag mee kan slaan.

Hoe ontvang ik een e-factuur?

Hoe werkt dat dan, het ontvangen van e-facturen? Dit is min of meer hetzelfde proces als bij het verzenden van een factuur, maar dan omgekeerd. Uw financieel/ERP óf uw workflow systeem wordt gekoppeld aan de Easy Exchange software. Doordat u aangemeld bent als participant op het netwerk, bent u vindbaar voor alle andere organisaties die hierop aangemeld zijn. Uw leveranciers zijn zo in staat om u via het netwerk, beveiligd, een factuur toe te sturen.

Het netwerk levert, via ons Access Point de factuur bij u af. Deze wordt, indien nodig, door de Easy Exchange software ‘vertaald’ naar het bestandsformaat dat uw systeem kan verwerken. De factuur wordt vervolgens afgeleverd in uw systeem voor verdere verwerking.

Schematisch ziet het er ongeveer als volgt uit:

E-facturen ontvangen via PEPPOL


Stap voor stap e-facturen ontvangen

Om het voor u zo duidelijk mogelijk te maken, leggen we stap voor stap uit hoe het ontvangen van e-facturen met Easy Exchange in zijn werk gaat.

Stap 1: Aanschaf Easy Exchange
De eerste stap is het aanschaffen van de Easy Exchange software. Wilt u dit graag direct regelen? Neem dan contact met ons op, wij verzorgen dit graag voor u.

Stap 2: Aanmelding als participant
Wanneer u gebruik maakt van Easy Exchange wordt u door ons aangemeld als participant op het netwerk. U bent nu in staat om e-facturen te ontvangen (en versturen).

Stap 3: Ontvangen en ‘vertalen’ van facturen
Uw leverancier(s) stuurt u, via het e-facturatie netwerk, een elektronische factuur. De factuur komt bij u binnen via ons gecertificeerde Access Point. Vervolgens pakt Easy Exchange de factuur voor u op en vertaalt deze, indien nodig, in een formaat dat door uw workflow systeem of uw financieel/ERP systeem verwerkt kan worden.

Stap 4: Verwerking
Easy Exchange biedt de factuur automatisch aan uw workflow of financieel/ERP systeem aan. Vervolgens komt de factuur, afhankelijk van hoe u uw interne processen ingedeeld en geregeld heeft, in een goedkeuringsproces terecht of wordt deze direct verwerkt in uw financieel/ERP systeem.

Heeft u interesse en wilt u graag weten wat wij specifiek voor u kunnen betekenen? Neem dan gerust contact met ons op.

E-facturen verwerken met Easy Invoice

Naast e-factureren zijn wij ook specialist op het gebied van factuurverwerking. Onze factuurverwerkingssoftware Easy Invoice is, vanzelfsprekend, ook in staat om PEPPOL facturen te ontvangen en verwerken. Meer weten over onze factuurverwerking oplossing? Klik op onderstaande button.

Factuurverwerking