E-factureren via Peppol
Zorgeloos e-facturen versturen en ontvangen via het beveiligde Peppol-netwerk?
4Exchange maakt het makkelijk!
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan European Public Procurement Online. Peppol is een beveiligd Europees netwerk waar bedrijven en overheden op kunnen aansluiten om elkaar veilig e-facturen en andere elektronische berichten te sturen.
Peppol wordt gezien als dé internationale standaard voor e-facturatie. Peppol is voor iedereen: in Nederland en daarbuiten, onafhankelijk van uw bedrijfsgrootte.
Wat doet de Nederlandse Peppolautoriteit?
Het beheer en onderhoud van Peppol ligt bij de internationale stichting OpenPeppol. OpenPeppol besteedt zijn operationele taken uit aan nationale Peppolautoriteiten. In Nederland is dat de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa).
De NPa zorgt ervoor dat iedereen zich houdt aan de afspraken in het Peppol-stelsel over de veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit van de Peppol-infrastructuur.
Wat is een Peppol Access Point?
Om elektronische berichten via Peppol te kunnen versturen en ontvangen, heeft u een zogenoemd ‘Access Point’ nodig. Serviceproviders zoals 4Exchange kunnen deze toegang voor de eingebruiker verzorgen.
Zie de e-facturatie serviceprovider als een telecomprovider. Via bedrijven als Vodafone en Odido krijgt u toegang tot het telecomnetwerk. Via serviceproviders als 4Exchange krijgt u toegang tot het Peppol-netwerk.
Om een officieel Peppol Access Point te worden, moet een serviceprovider gecertificeerd worden door de Nederlandse Peppolautoriteit.
Meer informatie over het gecertificeerde Peppol Access Point van 4Exchange >>
Hoe werkt e-facturatie via Peppol?
De overstap naar e-facturatie lijkt misschien een ingrijpende verandering, maar dat valt reuze mee. Goed om te weten is dat iedereen deze stap kan maken. Ongeacht de grootte van uw bedrijf en welk financieel of ERP-systeem u heeft: 4Exchange kan u altijd aansluiten.
U kunt ervoor kiezen om alleen e-facturen te versturen, alleen e-facturen te ontvangen, of om e-facturen te versturen én ontvangen. Aangezien de processen voor verzenden en ontvangen er logischerwijs nét even iets anders uitzien, splitsen we ze hieronder op.
E-facturen verzenden via Peppol
Om e-facturen via Peppol te verzenden, wordt uw financieel / ERP systeem gekoppeld aan de 4Exchange Connector. Hiermee krijgt u gelijk toegang tot het Europese e-facturatie netwerk Peppol.
Als uw systeem wél e-facturen genereert, dan worden deze vanuit uw systeem automatisch via 4Exchange aangeboden bij het netwerk en vervolgens verstuurd naar de ontvanger.
Als uw systeem géén e-facturen genereert, dan zet 4Exchange het factuurbestand voor u om naar het benodigde formaat.
Natuurlijk moet de ontvanger ook toegang hebben tot het Peppol-netwerk. Dit hoeft niet bij dezelfde serviceprovider (4Exchange) te zijn als u. Peppol is een open netwerk waar verschillende serviceproviders toegang toe bieden.
Schematisch ziet het er ongeveer als volgt uit:
Stap voor stap e-facturen verzenden via Peppol
Om het voor u zo duidelijk mogelijk te maken, leggen we stap voor stap uit hoe het versturen van e-facturen met 4Exchange in zijn werk gaat.
Stap 1: Aanschaf 4Exchange
De eerste stap is het aanschaffen van de 4software. Wilt u dit graag direct regelen? Neem dan contact met ons op, wij verzorgen dit graag voor u.
Stap 2: Aanmelding als participant
Wanneer u gebruikmaakt van 4Exchange wordt u door ons aangemeld als participant op het Peppol-netwerk. Wij beschikken over een officieel, door Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) gecertificeerd, Access Point voor Peppol. Via dit Access Point kunt u beveiligd facturen verzenden (en ontvangen) via Peppol.
Stap 3: Genereren van een e-factuur
Maak een elektronische factuur (bijvoorbeeld een UBL factuur) in uw financieel/ERP pakket. Mocht uw pakket nog geen e-facturen produceren, dan zet 4Exchange uw factuur om naar het benodigde elektronische formaat.
Stap 4: E-factuur versturen
Nu kan de e-factuur verstuurd worden. Dit gaat heel simpel. 4Exchange pakt de facturen op uit uw financieel/ERP systeem en biedt deze aan bij het Peppol Access Point. De factuur wordt vervolgens over het Peppol netwerk verzonden naar de betreffende klant. Daar heeft u geen omkijken naar!
E-facturen ontvangen via Peppol
Uw financieel/ERP óf uw workflow systeem wordt gekoppeld aan de 4Exchange Connector. Hiermee krijgt u gelijk toegang tot het Europese e-facturatie netwerk Peppol en bent u vindbaar voor alle andere organisaties die hierop aangemeld zijn. Uw leveranciers zijn zo in staat om u via het netwerk, beveiligd, een factuur toe te sturen.
Het netwerk levert via ons Peppol Access Point de factuur bij u af. Deze wordt, indien nodig, door de 4Exchange software ‘vertaald’ naar het bestandsformaat dat uw systeem kan verwerken. De factuur wordt vervolgens afgeleverd in uw systeem voor verdere verwerking.
Schematisch ziet het er ongeveer als volgt uit:
Stap voor stap e-facturen ontvangen via Peppol
Om het voor u zo duidelijk mogelijk te maken, leggen we stap voor stap uit hoe het ontvangen van e-facturen met 4Exchange in zijn werk gaat.
Stap 1: Aanschaf 4Exchange
De eerste stap is het aanschaffen van de 4Exchange software. Wilt u dit graag direct regelen? Neem dan contact met ons op, wij verzorgen dit graag voor u.
Stap 2: Aanmelding als participant
Wanneer u gebruikmaakt van 4Exchange wordt u door ons aangemeld als participant op het Peppol-netwerk. Wij beschikken over een officieel, door Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa) gecertificeerd, Access Point voor Peppol. Via dit Access Point kunt u beveiligd facturen ontvangen (en versturen) via Peppol.
Stap 3: Ontvangen en ‘vertalen’ van facturen
Uw leverancier stuurt u, via het e-facturatie netwerk, een elektronische factuur. De factuur komt bij u binnen via ons gecertificeerde Access Point. Vervolgens pakt 4Exchange de factuur voor u op en vertaalt deze, indien nodig, in een formaat dat door uw workflow systeem of uw financieel/ERP systeem verwerkt kan worden.
Stap 4: Verwerking
4Exchange biedt de factuur automatisch aan uw workflow of financieel/ERP systeem aan. Vervolgens komt de factuur, afhankelijk van hoe u uw interne processen ingedeeld en geregeld heeft, in een goedkeuringsproces terecht of wordt deze direct verwerkt in uw financieel/ERP systeem.
