Ooit nagedacht over de ultieme manier om e-facturatie binnen uw onderneming in te zetten? U bent er vast niet elke dag mee bezig, maar wij wel. Wij dromen ervan dat de IT-systemen van leveranciers en klanten automatisch aan elkaar kunnen factureren zónder dat daar vooraf afspraken over gemaakt moeten worden, omdat de systemen ‘elkaar, zonder menselijke tussenkomst, helemaal begrijpen’.
Verplicht elektronisch facturen
En de realisatie van die droom komt snel dichterbij: sinds april 2019 geldt er, onder de noemer EN-16931, een Europese standaard voor e-factureren voor alle aanbestedende diensten in Europa. Voor de duidelijkheid: een elektronische factuur is niet een factuur die als pdf-bijlage aan een mail wordt toegevoegd, maar een digitaal bestand dat vanuit het ene systeem volledig geautomatiseerd verwerkt kan worden in het andere systeem. In de ideale wereld is er een uniforme, volledig gestandaardiseerde oplossing voor e-facturen.
Uitleg in begrijpelijke taal
De praktijk is, zoals zo vaak, echter anders. Tegenwoordig zijn er heel veel standaarden voor verschillende branches, denk aan UBL, SETU en Sales in de Bouw. Daarom is er in Nederland een aanscherping op de Europese e-facturatie wetgeving genaamd NLCIUS. NLCIUS is een zogenaamd Semantisch Model e-factuur, welke geldt als het Nederlandse referentiemodel voor e-facturatie. In gewoon Nederlands: dit model laat facturen, óók als ze verschillende elementen bevatten, tóch eenduidig met elkaar communiceren. Hier komen dus al die verschillende standaarden samen.
Gezonde scepsis…
En ik hóór u bijna zuchten: wéér een nieuw idee dat op weinig zinvols uitdraait. En ik begrijp dat zeker wel. Er zijn immers al meerdere, niet bijzonder succesvolle, initiatieven geweest rondom standaardisatie van e-facturatie. Dit keer is het wel degelijk anders, alleen al omdat zoveel verschillende partijen de handen ineen slaan. Belangrijke stakeholders zoals Nederlandse Peppol Autoriteit (NPa), Logius, Programmabureau e-factureren, SETU, Sales in de Bouw en anderen zetten zich gezamenlijk in om tot een nationale standaard te komen… Men maakt bijvoorbeeld specifiek afspraken met elkaar over de gegevens die elke factuur zou moeten bevatten. En dat kán ook, want binnen de Europese norm is er ruimte voor nationale afspraken.
Ik durf te stellen dat de overheid in deze dient als katalysator in de beweging om ein-de-lijk op nationaal niveau uniformiteit te krijgen in e-invoicing. En wij? Wij vinden dit goed nieuws, omdat bedrijven zich, als gevolg van een veel efficiënter facturatieproces, weer zoveel mogelijk kunnen focussen op hun core business. En het hebben van focus is, maar dat weet u ongetwijfeld, een belangrijke voorwaarde om succesvol te ondernemen.
Technische materie
Tot slot: ik kan me voorstellen dat bovenstaande materie niet alleen wat ver van uw bed, maar ook behoorlijk technisch in de oren klinkt. Daarnaast begrijp ik als geen ander dat er dagelijks veel zaken om aandacht vragen en dat u prioriteert in hetgeen u oppakt of bewust (even) laat gaan.
Onthoud dit…
Dus, als u ook maar één ding onthoudt van mijn betoog, laat het dan zijn dat het niet de vraag is óf uw organisatie instapt, maar wannéér. Sinds 2019 is er voor overheden en hun leveranciers simpelweg geen keuze meer. Net zoals dat bijvoorbeeld opgaat voor de AVG, de nieuwe Europese privacywet die sinds mei 2018 geldt. Het spreekt voor zich dat we u, ook op een dieper niveau, graag helpen met de realisatie van een en ander. Dit doen we enerzijds door onze software helemaal te laten voldoen aan de gestelde normen en anderzijds door, wanneer u dit wenst, vanuit een breder perspectief te sparren onder het genot van een kop koffie.
Hartelijke groet,
Jan Willem Ter Steege
Directeur Easy Systems