Inefficiënte factuurverwerking
De handmatige verwerking van facturen in de zakelijke dienstverlening is tijdrovend en foutgevoelig. Dit leidt tot vertraagde betalingen en kan de relatie met leveranciers schaden, als ook de rapportage en forecasting bemoeilijken.
Gebrek aan leveranciersmanagement
Een grote verscheidenheid aan leveranciers maakt het moeilijker om een goede relatie te onderhouden. Dit kan leiden tot gemiste kansen voor volume- of loyaliteitskortingen.
Beperkte zichtbaarheid in uitgaven
Zonder een geautomatiseerd proces is het lastig om uitgaven effectief te beheren. Dit kan leiden tot budgetoverschrijdingen en ongecontroleerde uitgaven.
Complex contractbeheer
Contracten en overeenkomsten zijn in de zakelijke dienstverlening vaak complex. De naleving en opvolging is hierdoor uitdagend.
Vertragingen in goedkeuringsprocessen
Langdurige goedkeuringsprocessen kunnen de projectplanning beïnvloeden, wat resulteert in inefficiëntie en mogelijke vertragingen in de dienstverlening.
Handmatig budgetten bijhouden
Inkooporders, leveringen en facturen zijn moeilijk nauwkeurig te koppelen aan specifieke budgetten, wat leidt tot onjuiste of onduidelijke kostenallocatie.
Eén tool voor factuurverwerking, declaratieverwerking, inkoopmanagement, contractmanagement
Het all-in-one platform maakt optimalisatie van het gehele purchase to pay proces mogelijk. Daarnaast kun je gemakkelijk met één module starten en zodra gewenst nieuwe modules toevoegen. Het platform schaalt mee met de behoeften van jouw bedrijf.
- Eén keer inloggen en eenzelfde interface met herkenbare gebruiksvriendelijke werking voor alle medewerkers
- Alles centraal inzichtelijk vanuit één dashboard
- Eén centrale admin voor gebruikersrechten en instellingen
- Alle modules direct geïntegreerd en geen losse koppelingen
- Eén integratie met het ERP en/of financieel systeem waarbij de stamdata voor alle modules beschikbaar is.
- One-stop-shop bij één leverancier
- Ga verder dan alleen de factuur en automatiseer het gehele purchase to pay proces.
- Nieuwe modules snel up and running
Ga voor een efficiëntere verwerkingstijd en minder foutgevoeligheid. Automatisering biedt inzicht in uitgavenpatronen en biedt kansen tot kostenbesparingen.
- Automatisch facturen ontvangen, coderen, matchen en verwerken
- De OCR software leest factuurdata van alle facturen af
- Ontvang facturen automatisch uit het Europese Peppol-netwerk
- 3way matching met inkoopbeheer, matching met contracten en flexibele workflows
Flexibele inkoopprocessen maken het gemakkelijk om snel te reageren op veranderende markttrends. Naadloze integratie met verkoopsystemen biedt inzicht in verkoop- en voorraadbehoeften.
- Vrije inkoopaanvragen
- Catalogus met productbeheer voor optimale afnamekortingen
- 3way matching van facturen en inkooporders
Efficiënt en gemakkelijk declaraties indienen, goedkeuren en verwerken met de mobiele app.
- Gemakkelijke app voor declaranten en goedkeurders
- Flexibele workflows om elke complexiteit af te vangen
- Algemene declaraties, kilometervergoedingen en vaste vergoedingen
- Automatisch creditcarduitgaven matchen aan creditcardtransacties
- Niet meer handmatig coderen, maar enkel controleren
Meer over declaratieverwerking
Centraliseer contracten en blijf op de hoogte van belangrijke contractdata.
- Ontvang automatische notificaties
- Contracten afschermen
Herhalende kosten voortkomend uit een contract?
- Vooraf eenmalig goedkeuren om budgettaire controle te behouden
- Gedurende het contract ontzorgd van herhalende administratieve lasten
- Elimineer handmatig werk door eenmalige invoer van coderingen voor efficiëntie en nauwkeurigheid
Uitgelicht
Belangrijke functonaliteiten in de zakelijke dienstverlening
Flexibele workflows
Met de flexibele workflows zijn de mogelijkheden oneindig en ligt de factuur altijd op de juiste plek. Waarom dit zo belangrijk is binnen de zakelijke dienstverlening?
- Aanpassingsvermogen aan klantbehoeften. Flexibele goedkeuringsflows stellen de zakelijke dienstverlening in staat om processen snel aan te passen aan projectvereisten of klantspecifieke verzoeken.
- De zakelijke dienstverlening werkt vaak met meerdere uiteenlopende projecten tegelijk. Flexibele workflows zorgen voor op maat gemaakte processen.
- In een snel veranderende omgeving helpen flexibele goedkeuringsprocessen om snel beslissingen en actie te kunnen ondernemen. Dit is essentieel voor het behouden van concurrentievoordeel en voldoen aan strakke deadlines.
- Het kunnen samenwerken met individuen en groepen binnen één autorisatieflow maakt het gemakkelijk om efficiënt en multidisciplinair te werken.
Budgetbeheer
Behoud controle om uitgaven binnen gestelde limieten te behouden met effectief budgetbeheer.
- Budgetbeheer stelt de zakelijke dienstverlening in staat om kosten nauwkeurig toe te wijzen aan specifieke projecten, klanten of afdelingen
- Inzicht in budgetten en uitgaven bevordert effectiviteit in plannen en beheren van de cashflow.
- Waarborg winstgevendheid door financiële risico's vroegtijdig te traceren.
Klantverhalen
Impact van purchase to pay automatisering in de zakelijke dienstverlening
De Jong & Laan
ALURE
De Jong en Laan bespaart met Easy Systems software 24 uur per week op de centrale administratie. Naast automatiseringsbehoeften speelt ook kostenbesparing een belangrijke rol. Benodigde handmatige handelingen worden tot een minimum beperkt.
István Donders | Hoofd Administratie
DZAP
onderdeel van Cushman & Wakefield
ACCOUNTVIEW
"De drie door ons benaderde referentie bedrijven waren unaniem heel erg enthousiast over het product, het implementatie traject en de dienstverlening van Easy Systems."
Kim de Jager | Office Assistant
Orange Cyberdefense
Afas Online
"Door de snelle omzetgroei was de werkdruk op de financiële afdeling erg hoog. Het aannemen van extra medewerkers loste dit probleem niet meer op, waardoor er gezocht werd naar een oplossing waarmee wij de groei met hetzelfde aantal mensen op zouden kunnen vangen."
Financial Controller
Wij Zijn JONG
AFAS
"De verwerking met Easy Systems is veel gemakkelijker omdat je alles digitaal hebt. Daardoor heeft iedereen een beeld wat er precies moet gebeuren met een factuur en de verwerking op zich gaat gewoon heel eenvoudig."
Mirjam van Lieshout