Eenvoudig uw contractmanagement automatiseren
De contractmanagement software van Easy Systems helpt u om, gedurende de looptijd, eenvoudig en effectief al uw contracten te beheren en bewaken. U bespaart kosten én reduceert risico’s.
Contractmanagement:
dé stap na Excel
Naast het in de gaten houden van de deadlines is het terugvinden van de contracten vaak ook een struikelblok. Had u deze uitgeprint en gearchiveerd, ergens op uw pc opgeslagen of toch aan uw secretaresse in beheer gegeven? In een tijd waar digitalisering de norm is, kan ook het managen van uw contracten niet achterblijven.
Bent u klaar met het worstelen in Excel en wilt u meer overzicht, inzicht en gemak? Easy Systems biedt een efficiënte en gebruiksvriendelijke contractmanagement en contractbeheer oplossing.
"Worstelen in Excel verleden tijd"
ROTO over Contractmanagement software
Tom van Lindert, financieel directeur van ROTO vertelt over contractmanagement in Excel versus contractmanagement software: “Het overzicht was, mede door het gebruik van Excel, soms onvolledig of gefragmenteerd. Door het inrichten van een contractmanagement systeem wordt dit opgelost. Vooral vanuit management perspectief is het verkrijgen van inzicht en overzicht belangrijk."

Voor wie is onze Contractmanagement software?
Of u nou op zoek bent naar een efficiëntere manier van contracten beheren en managen, een tool om meer controle en inzicht te krijgen over de gemaakte leveranciersafspraken of een stukje risicomanagement, een oplossing die uitblinkt in eenvoud, daar wordt iedereen blij van.
Voor Finance
Meer controle, inzicht en overzicht. Reduceer de financiële risico’s voor uw organisatie!
-
Vergroot de efficiëntie en productiviteit
Alle contracten zijn centraal opgeslagen en direct terug te vinden, waardoor de efficiëntie en productiviteit binnen de organisatie wordt vergroot.
-
Matching met inkoopfacturen
Binnenkomende facturen worden gematcht aan een betalingsschema van een contract. Bij een positieve match kan de factuur direct geboekt en betaalbaar gesteld worden.
-
Inzicht in verplichtingen
U weet exact welke maandelijkse contractuele verplichtingen u heeft.
-
Compliancy middels audittrail
U heeft altijd inzicht in wie er wanneer wijzigingen aan heeft gebracht aan een contract(dossier).
Voor Inkoop
Meer inzicht en grip op de contractafspraken die u vastgelegd hebt met uw leveranciers.
-
Direct inzicht in contracten
Direct oproepen van contracten behorende bij een bepaalde leverancier of inkoopcontract.
-
Leveranciersvragen snel beantwoord
Leveranciersvragen snel en makkelijk beantwoorden door duidelijke, transparante en controleerbare vastlegging van contracten.
-
Profiteer van contractafspraken
Profiteer van contractafspraken (inkoopkortingen e.d.) door het instellen van notificaties.
-
Realiseer interessante kostenvoordelen
Realiseer interessante kostenvoordelen door het tussentijds controleren en bijsturen op afgesproken KPI’s.
Facilitair, Sales of HR
Ook voor deze afdelingen biedt contractmanagement de nodige voordelen.
-
Overzicht en inzicht
Overzicht en inzicht. Bijvoorbeeld in welke contracten bij een specifieke locatie of vestiging horen.
-
Notificatiemanagement
Notificatiemanagement. Pro-actieve bewaking van belangrijke contractdatums.
-
Compleet contractdossier
Alle documenten gerelateerd aan een specifiek contract (NDA’s, SLA’s, etc) worden overzichtelijk onder het betreffende contract opgeslagen.
-
E-signing
Bespaar tijd door leveranciers of klanten het contract digitaal te laten ondertekenen.
Contractmanagement Functionaliteiten
Centraliseer uw contracten, ken rechten en rollen toe binnen uw team en integreer met uw bestaande software-oplossingen voor pro-actief en efficiënt contractmanagement.
Autorisatiemanagement door toekennen rechten en rollen
Ken gemakkelijk autorisaties aan collega’s en stakeholders toe door middel van rechten en rollen. Beheer per rol welke rechten iemand toegekend krijgt met betrekking tot bijvoorbeeld inzage en bewerking.

Digitaal overzicht en inzicht in alle lopende contracten
Al uw contracten worden digitaal en centraal opgeslagen. Dit geeft u, en andere betrokken collega's, een compleet overzicht van al uw lopende contracten.

Gebruiksvriendelijk toevoegen van contracten
Het toevoegen van nieuwe of vervangen van bestaande contracten wordt erg gemakkelijk door het gebruiksvriendelijke 'drag and drop' principe.

Pro-actieve bewaking met notificatie management
Door het instellen van flexibele notificaties mist u nooit meer een eind- of verlengingsdatum. U wordt op de hoogte gebracht door meldingen in de software en persoonlijke e-mails met voor u bestemde notificaties.

Contract management software: de voordelen
-
Centraal contractbeheer: alle informatie op 1 plek
Stelt u zich voor: bij elk contact met uw klant of leverancier heeft u alle informatie direct bij de hand. Looptijd, verlengingsmogelijkheden, speciale afspraken enzovoort: alles is anywhere, anytime, anyplace inzichtelijk. Kortom, er ontstaat een compleet overzicht en contracten raken nooit meer kwijt.
-
Nooit meer te laat met opzeggen / verlengen
Voor ieder contract kunt u belangrijke notificaties instellen. Denk bijvoorbeeld aan de uiterste opzegdatum en/of de opzegtermijn. Aan het einde van de contractperiode krijgt u een automatische melding. U bent dan op tijd om op te zeggen of om opnieuw over de voorwaarden van het contract te onderhandelen. Geen enkel contract wordt nog ongezien stilzwijgend verlengd.
-
Autorisatie: duidelijkheid over wie wat mag
Met het toekennen van rechten en rollen weet je precies wie welke informatie ziet, en wie niet. U kunt zelf inrichten wie u toegang wilt verlenen, zodat ze zelf bij alle informatie kunnen die ze nodig hebben. Door alleen geconfronteerd te worden met de contracten en zaken waar je verantwoordelijk voor bent, wordt er efficiënter en veiliger gewerkt en worden er minder snel fouten gemaakt.
-
Digitaal dossier
Bewaar alle relevante bijlagen bij je contract en leg relaties tussen contracten. Denk aan correspondentie, offertes, orderformulieren en opzegbrieven, etc. Zo staat alle relevante informatie bij elkaar en hoef je niet meer te zoeken in e-mail, digitale mappen of zelfs archiefkasten.
-
Contractmanagement bespaart geld
Bij de inrichting van het proces wordt u gedwongen om alle afspraken in uw contracten onder de loep te nemen. Hierdoor worden dubbele kosten voorkomen, maar kunt u ook gaan profiteren van inkoopkortingen door te gaan bestellen via raamovereenkomsten. Daarnaast betekent het instellen van slimme notificaties het einde van automatische contractverlengingen.
Wat is contractmanagement eigenlijk?
Contractmanagement kent meerdere definities. Wij hanteren de volgende definitie:
Het proces waarbij contractafspraken (met klanten of leveranciers) duidelijk, transparant en controleerbaar (centraal) vastgelegd, beheerd én bewaakt worden, met de mogelijkheid hier actief op te sturen.
Contractmanagement is dé manier waarop u professioneel alle contracten binnen uw organisatie (digitaal) beheert en bewaakt en voorkomt dat er waarde ‘weglekt’ uit een contract.
Contracten zijn voor bedrijven de manier om zich te verzekeren van een constante levering van goederen en diensten. Echter: contracten zijn soms ook wel een blok aan het been en een van de belangrijkste kostenposten in uw bedrijf. Zaak dus om hier zorgvuldig mee om te gaan. Contractmanagement kan de oplossing zijn.