Automatiseren van het inkoopproces
Geen geschatte reserveringen, maar actueel inzicht in de aangegane verplichtingen staat tegenwoordig centraal bij het opleveren van de maandcijfers. Easy Systems biedt een oplossing waarmee de inkopen van uw organisatie digitaal worden aangevraagd en goedgekeurd en de ontvangsten worden geregistreerd.

Vroegtijdig inzicht
Elke inkooporder wordt vooraf geautoriseerd. Hierdoor worden de verplichtingen vroegtijdig inzichtelijk.

Efficiënter werken
Inkoopfacturen worden automatisch gematcht met de inkooporder en ontvangsten door samenwerkende systemen.

Kostenbesparing
Inkopen volgens inkoopcontracten levert kostenvoordelen op. En geen Maverick buying meer.
Controle over en inzicht in alle verplichtingen
Door het vooraf vastleggen en goedkeuren van de verplichtingen krijg je inzicht in en controle over de uitgaven. Doordat je goedkeuring geeft vóór de aanschaf van goederen in plaats van achteraf op basis van een factuur, heb je altijd actueel inzicht in alle verplichtingen en worden verrassingen in de budgetten en/of uitgaven voorkomen. Daarnaast kan deze inkoopmanagement tool statistieken opleveren om inkoop optimalisatie door te voeren.

Met Easy Purchase kunnen we nu ook alle verplichtingen vastleggen die niet gerelateerd zijn aan ons productieproces.

Door het complete inkoopproces te digitaliseren hebben we de autorisatie eigenlijk naar voren gehaald. Zo minimaliseren we het risico op foutieve orders en niet geautoriseerde uitgaven.

Onze belangrijkste wens was een oplossing voor zowel het inkoop- als het factuurverwerkingsproces. We wilden een samenhangend proces binnen de verschillende systemen en niet dat deze enkel naast elkaar zouden bestaan.

Inkoopmanagement Functionaliteiten
Gemakkelijk inkoopaanvragen indienen
Iedereen kan gemakkelijk zelf een inkoopaanvraag indienen om, binnen vastgestelde kaders, het inkoopproces te starten. Beoordelingen vinden vervolgens plaats via het procuratieschema.

Maak inkooporders aan vanuit interne catalogi of vrije inkoopaanvraag
Maak eenvoudig inkooporders aan via een geïmporteerde catalogus (vanuit Excel) of een vrije inkoopaanvraag.

Goedkeuring van inkoopaanvragen
Na het indienen gaat de aanvraag volgens een vooraf ingesteld procuratieschema naar de juiste persoon voor goed- of afkeuring. Bestellingen via een webshopkoppeling of de interne catalogus worden (na goedkeuring) automatisch naar de leverancier gestuurd.

Inzicht in de status van de bestelling en controle over budgetten
De status van een bestelling is realtime te raadplegen door de besteller en geautoriseerde collega’s. Daarnaast is het mogelijk in te zoomen op een specifiek budget waardoor u meer inzicht en controle heeft over de spend van de organisatie.

Combineer voor nog meer inzicht en controle
Al onze oplossingen draaien op hetzelfde platform. Zie het als verschillende modules die je aan en uit kunt zetten. Het combineren van verschillende modules geeft je meer inzicht en controle over het gehele purchase to pay proces.
3-way match door het combineren van Inkoop en Factuurverwerking
Inkoopmanagement stroomlijnt het inkoopproces en geeft controle over het bestelgedrag van medewerkers. Onze inkoop software is gemakkelijk te combineren met onze software voor Factuurverwerking en Contractmanagement. Hierdoor krijg je binnen één Cloud omgeving de controle over het gehele Purchase to pay proces.
Wanneer je onze Inkoopmanagement oplossing combineert met Factuurverwerking kan er een 3-way match plaatsvinden. Er wordt dan automatisch gecontroleerd of de inkooporder, de geregistreerde levering en de factuur met elkaar matchen. Indien dit het geval is wordt de factuur automatisch goedgekeurd.
Uw inkoopproces automatiseren; de voordelen
-
Controle over wie waar inkoopt
Organisaties zonder inkoopmanagement systeem hebben vaak moeite om te controleren wie waar en wanneer inkoopt. Door het gebruik van specifieke inkoop software is dit voorgoed voorbij. Medewerkers kunnen alleen nog inkopen aanvragen via een centraal systeem, wat de inkoopafdeling én het management meer controle en inzicht geeft.
-
Geen onverwachte kosten meer
Jij geeft autorisatie vóórdat een bestelling geplaatst wordt, in plaats van bij ontvangst van de factuur. Zo heb je altijd inzichtelijk welke kosten je kunt verwachten.
-
Efficiencyverbetering
Software voor inkoopmanagement zorgt ervoor dat inkopers veel sneller kunnen werken. Er is minder personeel en minder tijd nodig om tot hogere kwaliteit te komen.
-
Automatische ordermatching (3-way match)
Na de inkoop komen de ontvangsten en de factuur. Het automatisch matchen van de goederenfactuur aan de geregistreerde levering en de inkoopaanvraag geeft een bedrijf het beste zicht op de uitgaven én scheelt veel, vaak handmatig, werk.
-
Inzicht in en controle over budgetten
Zoom in op budgetten om meer inzicht te krijgen. Denk aan zaken als 'spend over time', inzicht in hoeveel van een budget al gespendeerd is en welke kosten er nog aan zitten te komen, wie welke aanvragen hebben gedaan, etcetera.
-
Kostenbesparing
Eén van de problemen waar veel organisaties met decentrale inkoop tegenaan lopen, is dat medewerkers vaak op verschillende plekken inkopen. Voor de inkoopafdeling is zo’n decentrale manier van inkopen onvoordelig. Wanneer er centraal wordt ingekocht volgens vooraf vastgelegde afspraken met leveranciers, kan men profiteren van gunstige inkoopkortingen.