Automatische factuurverwerking
was nog nooit zó makkelijk


Probleemloos facturen verwerken, ongeacht jouw financieel / ERP systeem?

 

Neem contact op  of  lees onze brochure 

logo klant codrico 150x150 Barbas_Bellfires-1 Logo klant Bosman 150x150 Pont Packaging logo klant fromatech 150x150

Weinig grip op de ontvangst en verwerking van facturen?


Geen realtime zicht op de status en doorlooptijden van  inkomende facturen?

Moet iedere factuur door budgethouders worden goedgekeurd, terwijl de bestelling al was goedgekeurd?

Dat lossen we Easy voor je op.

IC_Maverick_Buying_Frustreert_Finance

Grip op factuurverwerking met slimme automatisering


Jouw facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt, zonder onnodige handmatige handelingen. Wat overblijft is controle op de uitzonderingen.

Verlaag de kosten per factuur, werk compliant en krijg realtime zicht op de totale factuurstroom. 

IC_factuur_op_tijd_betalen
Wat levert automatische factuurverwerking op?

De business case


Het aantal inkomende facturen dat per FTE verwerkt kan worden, stijgt naarmate de ontvangst, codering, validering en goedkeuring van facturen automatisch verloopt.

Een business case moet ook het positieve effect in beschouwing nemen van factuurautomatisering op:

  • Inkoop
  • Budgethouders
  • Finance & Control
  • Risk & Compliance

 

 

De automatiseringsgraad is gebaseerd op verschillende variabelen, zoals de vorm van de factuur (papier, PDF, e-factuur) en de hoeveelheid facturen die voorafgaan aan een formele bestelling (PO) in een centraal systeem. De inschatting is grof gebaseerd op verschillende studies (Billentis, Forrester) en herkenbaar uit onze eigen bevindingen.

De voordelen van automatische factuurverwerking

Hoe werkt automatische
factuurverwerking?


Van ontvangst tot aan betaalbaarstelling in het financiële/ERP pakket. Zowel kostenfacturen als inkoopfacturen. En volledig geïntegreerd met ieder financieel / ERP pakket.

Inzicht en overzicht in de factuurstatus


Het digitaliseren van de verwerking van al jouw inkomende facturen bespaart tijd, verhoogt de efficiëntie en vermindert de kans op fouten. Optimaliseer jouw proces door digitale controle, goedkeuring en betaling van de facturen volgens een vooraf vastgesteld procuratieschema.

Inzicht in factuurstatus

Automatische 3-way matching van inkooporder, levering en factuur

Het handmatig matchen van inkooporders met facturen kost veel organisaties enorm veel tijd. Met de software van Easy Systems is dit verleden tijd. Bij 3-way matching worden inkomende facturen automatisch goedgekeurd indien ze overeenkomen met een inkooporder én een ontvangstbewijs. Stel vooraf vaste tolerantie niveaus in, zodat jij je alleen nog bezig hoeft te houden met de afwijkende facturen. 

Easy Invoice - Line Matching

Voeg opmerkingen toe, verstuur ter controle of ter informatie


Het is mogelijk om een opmerking toe te voegen aan een factuur. Deze opmerking opent standaard wanneer de persoon aan wie de factuur intern gericht is de factuur opent. Daarnaast is het mogelijk een factuur ter informatie of te controle te versturen.

Easy Invoice - Opmerkingen toevoegen aan factuur

Waar of wanneer je maar wilt; inzicht in jouw facturenstroom met de mobile app voor invoices


Heb je veel facturen te verwerken, maar zit je niet altijd op je werkplek? Met de Easy Systems facturen app heb je altijd en overal toegang  tot jouw facturen en kun je op elk moment van de dag gemakkelijk de ontvangen facturen bekijken, controleren of goedkeuren. 

Easy Invoice mobile app voor factuurverwerking

E-facturatie, zonder aanpassingen aan jouw huidige systeem

Easy Invoice is gekoppeld aan onze Easy Exchange software. Hierdoor is het mogelijk om e-facturen via het beveiligde Europese e-facturatie netwerk (Peppol) te ontvangen. Doordat je aangemeld wordt als participant op het netwerk, ben je vindbaar voor alle andere organisaties die hierop aangemeld zijn. Zo zijn al je leveranciers in staat om je via het netwerk, beveiligd, een e-factuur toe te sturen.

Meer over e-facturatie >

E-facturen ontvangen

Automatische factuurverwerking integreert naadloos
met
jullie administratie


Easy Systems bouwt ERP-onafhankelijke software. Dit betekent dat wij met iedere ERP- / financieel systeem kunnen koppelen. 

easy-systems-erp

Waarom kiezen voor Easy Systems


En voor Easy Invoice in het bijzonder?

Meer dan
factuurverwerking


We houden ons voornamelijk bezig met automatisering van factuurverwerking. Omdat dit onlosmakelijk verbonden is aan inkoop, bieden we ook een oplossing waarmee alle bestellingen binnen een onderneming centraal en gestandaardiseerd verloopt. Dit komt de factuurverwerking weer ten goede.

Voor iedereen
een oplossing


Of je nou 10 medewerkers hebt of een veelvoud daarvan, dat maakt ons niet uit. Voor iedere organisatie bieden wij een oplossing. En of je nou alleen een deelproces wilt automatiseren of het hele purchase to pay proces , je hebt de keuze en zit zélf aan de knoppen van jouw procesoptimalisatie.

Happy 
klanten


Althans, dat denken we op basis van de rapportcijfers en feedback die we ontvangen op klantendagen. We mogen in ieder geval 1000-en klanten en een veelvoud aan gebruikers bedienen en het aantal groeit jaarlijks.

Klantverhalen

Automatische factuurverwerking

Case Study Hemimex 400x270

Hemimex

M-Soft


Factuurautomatisering leek Hemimex op voorhand vrij eenvoudig.

"Ik dacht in eerste instantie dat het weinig uitmaakte welke oplossing je kiest, ze doen toch allemaal min of meer hetzelfde. Ik ben me gaan beseffen dat het ingewikkelder is dan het op voorhand lijkt."

Nick van Rossum | Interim consultant management en advies


Ontdek hoe Hemimex factuurautomatisering toepast »

Kwik-Fit 400x270

Kwik-Fit

MS Dynamics AX


"Het grootste deel van onze facturen verwerkten wij al digitaal, maar toch werd nog altijd een groot deel handmatig ingevoerd. Al tijdens de eerste gesprekken bleek dat er goed naar onze wensen had geluisterd en kwam met een oplossing specifiek voor onze situatie"

Hoofd Financiële Administratie


De overstap van digitale naar automatische factuurverwerking »

Case Study Kraker Trailers 400x270

Kraker Trailers

Infor Visual

 

“Facturen worden nu sneller verwerkt, waardoor wij intern ook sneller onze maandelijkse financiële rapportage kunnen opleveren. Daarnaast hebben we nu duidelijk inzicht in de status van de facturen.”

Francis de Jonge | Financial Controller


Ontdek waarom Kraker kiest voor een automatische factuurverwerking »

Ook aan de slag met automatische factuurverwerking?

 

Neem contact op  of  lees onze brochure 

Bom_Group logo klant casala 150x150 Bizzdesign Arcus Logo klant mitsubishi elevator europe 150x150