Purchase to pay

Het gehele proces vanaf inkoopaanvraag tot aan (klaarzetten voor) betaling.

 

Meer weten? Download de Whitepaper of Download de brochure

Purchase to pay lijkt zo eenvoudig: een medewerker plaatst een bestelling, de goederen of diensten worden geleverd en vervolgens wordt de factuur betaald. Maar de praktijk wijst uit dat purchase to pay veel complexer is.

Wat is purchase to pay?

Purchase to pay is het volledige proces van inkoopaanvraag tot betaling. Het omvat het bestellen van goederen of diensten, goedkeuringsprocessen, ordermatching, factuurverwerking en uiteindelijk de betaling aan leveranciers. 

Met een purchase to pay oplossing leggen alle inkoopaanvragen een gestructureerde route af door het systeem. Een purchase to pay oplossing verhoogt de efficiëntie en nauwkeurigheid van het inkoop- en betalingsproces. Het minimaliseert handmatige taken, verbetert de controle op uitgaven en vermindert het risico op fouten. 

Menig organisatie heeft moeite met het optimaal inrichten en automatiseren van dit proces. Dat is ook niet zo gek als je ziet hoeveel afdelingen en verschillende personen betrokken zijn. Naast de afdeling Inkoop en Finance, heeft ook elke medewerker die declaraties indient, inkoopaanvragen doet of facturen goedkeurt met purchase to pay te maken.

Dit resulteert vaak in een onoverzichtelijk en tijdrovend proces, waarbij elke menselijke handeling foutgevoelig is.

Inhoud

 

Welke processen vallen onder purchase to pay?

Purchase to pay bestaat uit een aaneenschakeling van verschillende processen: 

  • Factuurverwerking
  • Declaratieverwerking
  • Contractmanagement
  • Inkoopmanagement
  • E-facturatie 

Hoewel factuurverwerking bijna altijd als eerste proces genoemd wordt als het over purchase to pay gaat, is dit het laatste proces in een rij van deelprocessen. Elk van deze deelprocessen resulteert tenslotte in een factuur. 

Het purchase to pay proces in beeld

 

Heb je purchase to pay geautomatiseerd, dan ziet het proces er als volgt uit: 

 

Het purchase to pay proces: van inkoopaanvraag naar order tot factuurontvangst, ordermatching en betaalbaar stellen

 

Declaraties worden verwerkt als factuur en komen dan ook op die plek in deze flow het verwerkingsproces in. Dit heeft als grote voordeel dat de gemaakte kosten vanaf dat moment ook al bij Finance in beeld zijn. Vaak krijgt Finance pas 'lucht' van de gemaakte kosten zodra de manager/budgethouder de declaratie heeft goedgekeurd en doorzet naar Finance ter betaling. 

Voordelen van een soepel purchase to proces

 

Een soepel purchase to pay proces zorgt ervoor dat Finance veel meer en veel eerder inzicht heeft in de verplichtingen.

Zowel de vastgelegde verplichtingen die via een inkoopaanvraag zijn gedaan, als vaste kosten die eenvoudig terug te herleiden zijn naar een contract. Maar ook veel eerder inzicht in kosten die voorgeschoten zijn door medewerkers.

En met inzicht in de kosten die eraan zitten te komen, kan Finance veel beter voorspellingen doen, inspelen op de actualiteit en de directie van een goed onderbouwd advies voorzien.

Bovendien, een goed en soepel ingericht proces is ook een compliant proces. Een proces waar je eenvoudiger aan eisen voldoet en dit ook eenvoudiger kunt aantonen. Elke stap is gelogd, je kunt precies zien welke route een inkoopaanvraag of factuur heeft afgelegd en wie het heeft goedgekeurd.

En komt er een audit door accountants of andere instanties? Dan heeft jouw financiële afdeling daar ook geen werk aan, want de inkooporder bij de factuur zoeken daar hoef je niet meer het papieren archief voor in te duiken. Soepeltjes! 

Waarom zou je purchase to pay automatiseren?

 

Merk je dat je geen of weinig grip hebt op de uitgaven?
Wordt jouw financiële afdeling vaak door leveranciers gebeld met de vraag hoe het met de betaling van de factuur staat?
Heeft jouw financiële afdeling de handen vol aan handmatige taken en weinig tijd over om juist hun kennis en expertise in te zetten om de organisatie verder te brengen?

 

Automatiseren van purchase to pay biedt inzicht in uitgaven en verplichtingen en je hebt altijd inzicht in de status van facturen. Purchase tot pay automatiseren vermindert bovendien handmatige inspanningen, minimaliseert fouten en versnelt het proces van inkoop tot betaling.

 

Praktijkvoorbeeld

Organisaties waar wij over de vloer komen om over hun purchase to pay proces te spreken, geven vaak het volgende probleem aan: 

"Waar wij vaak tegenaan lopen is dat er ongeautoriseerde bestellingen worden gedaan. Dan ontvangen we een factuur van een order die eigenlijk niet besteld had mogen worden. Maar ja, als we die factuur eenmaal ontvangen hebben, dan kunnen we dit natuurlijk niet meer terugdraaien."

Door het gehele purchase to pay proces te automatiseren, dus niet alleen factuurverwerking, maar juist ook de stappen daarvoor, voorkom je deze problemen en kom je niet voor nare verrassingen te staan. 

"Doordat we nu het complete inkoopproces geautomatiseerd hebben, hebben we de autorisatie naar voren gehaald. Zo minimaliseren we het risico op foutieve orders en niet geautoriseerde uitgaven. Het naar voren halen van de autorisatie en het matchen van de inkooporders met de facturen zorgt ervoor dat er achteraf, als de factuur er al is, geen autorisatie meer nodig is. Zo verloopt het proces snel en soepel!"

Als de factuur exact overeenkomt met wat er (na akkoord) besteld is, hoeft niemand meer naar de factuur te kijken.

Purchase to pay software

Purchase to pay software, zoals ons Easy1 platform, automatiseert het hele proces vanaf het vooraf goedkeuren van inkoopaanvragen, het verwerken van declaraties als factuur, het matchen van inkooporders aan facturen en eventueel facturen matchen aan contracten, tot aan controle, goedkeuring en klaarzetten voor betaling van facturen.

Als je het complete purchase to pay proces automatiseert, vindt autorisatie van uitgaven eerder plaats. Dit minimaliseert het risico op foutieve orders en niet geautoriseerde uitgaven.

 

Welke purchase to pay deelprocessen kun je automatiseren? 

  • De manier waarop bestellingen gedaan worden
  • De manier waarop contracten beheerd worden
  • De manier waarop declaraties ingediend en verwerkt worden
  • De manier waarop facturen binnenkomen
  • De afhandeling van facturen

 

Trendrapport

Digitale transformatie mkb Finance & Inkoop 2023

 

Ondanks dat er voor purchase to pay steeds meer digitale hulpmiddelen en automatiseringsmogelijkheden zijn, vindt er binnen het mkb nog veel handmatig werk plaats. 

Download het trendrapport

voorblad purchase to pay trendrapport met de titel trendrapport digitale transformatie mkb finance en inkoop 2023

Aan welke eisen moet een purchase to pay oplossing voldoen?

Als je overweegt een (nieuwe) purchase to pay oplossing in gebruik te nemen, dan zijn er een aantal algemene eisen en basisfunctionaliteiten waaraan de oplossing moet voldoen.

Een one-size-fits-all oplossing bestaat natuurlijk niet, zie deze eisen en functionaliteiten daarom ook vooral als een vertrekpunt om je eigen wensen en eisen op te stellen.

 

Algemene eisen aan een purchase to pay oplossing:

  • Gebruiksvriendelijkheid
  • Flexibiliteit van de workflow
  • Integratiemogelijkheden met externe systemen
  • Automatisch opbouwen audit trail
  • Functiescheiding
  • Digitale archivering

 

Belangrijkste basis functionaliteiten in purchase to pay software:

  • Aanmaken en indienen van een inkoopaanvraag
  • Routeren en autoriseren van een inkoopaanvraag
  • Automatisch bestellen
  • Aanmaken financiële verplichting
  • Ontvangstregistratie
  • Factuurontvangst en herkenning
  • Ordermatching
  • Interne communicatie
  • Betaalbaarstelling
  • Contractbeheer
  • Budgetbewaking

 

Meer weten? Download de Whitepaper of Download de brochure

 

Lees meer over purchase to pay

2 min read

Purchase to pay: waarom zou je het automatiseren?

In een serie blogs hebben we toegelicht welke deelprocessen van het purchase to pay proces je zou kunnen automatiseren....

3 min read

Verbeter de samenwerking met leveranciers door purchase to pay automatisering

Een goede relatie met leveranciers is van vitaal belang voor het succes van een bedrijf. Maar hoe versterk je de band...

3 min read

Hoe zorg je voor een goede p2p implementatie?

Een p2p implementatie succesvol laten verlopen is soms best een uitdaging. Veel trajecten lopen vast door slechte...