Purchase to pay
Automatiseer jouw complete proces

Ben je aan het oriënteren op het automatiseren van (onderdelen van) jouw purchase to pay proces? Wij helpen je graag!

Waarom purchase to pay automatiseren?

Bij veel organisaties verloopt het complete purchase to pay (P2P) proces, of een onderdeel hiervan, nog handmatig. Bij een kleine organisatie met weinig orders en/of facturen (en maar 1 vestiging) is dit meestal ook geen probleem. Problemen ontstaan vaak als het proces steeds minder overzichtelijk wordt en er weinig controle is. Denk bijvoorbeeld aan de volgende situaties.

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-netwerk

Wanneer er meerdere mensen (en/of meerdere vestigingen) betrokken zijn bij het controle- en goedkeuringsproces.

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-group

Als meerdere mensen binnen een organisatie (zonder toestemming) producten of diensten kunnen inkopen.

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-onduidelijkheidcontract

Wanneer er onduidelijkheid is over welke contracten er lopen, waar en door wie deze beheerd worden of wanneer ze aflopen.

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-hoeveelheidfacturen

Als een organisatie grotere aantallen facturen per jaar verwerkt (vanaf ongeveer 5.000 inkomende facturen.

4CEE-gradient-paars-blauw-purchasetopay-handmatige

Wanneer er nog sprake is van handmatige matching tussen inkooporders en facturen.

Purchase to pay software

Wij bieden een software oplossing voor automatisering van uw gehele purchase to pay proces. Vanaf het centraliseren en vóóraf autoriseren van de inkopen, het matchen van de inkooporders aan de facturen en eventueel het matchen van facturen aan contracten, tot aan de controle, goedkeuring en betaling van de facturen.

Onze P2P oplossing

In de afbeelding hiernaast zie je een illustratie van de verschillende modules die wij bieden binnen het P2P proces en hoe deze, in samenspel met uw ERP / financieel systeem, het complete purchase to pay proces afdekken.

Automatiseren van de inkomende factuurverwerking

Verhoog uw efficiëntie én bespaar kosten met het automatiseren van jouw factuurverwerking. Creëer meer overzicht en controle en verklein de mogelijkheid tot het maken van fouten.

Uitgaven vooraf autoriseren

Geen geschatte reserveringen, maar actueel inzicht in de aangegane verplichtingen bij het opleveren van de maandcijfers. Met onze software kan een medewerker eenvoudig en snel inkoopaanvragen indienen. Goedkeuring wordt door de juiste persoon verleend vóór de aanschaf van goederen in plaats van achteraf op basis van een factuur.

Meer controle en inzicht in al uw lopende contracten

Onze contractmanagement software helpt om alle contracten, gedurende de looptijd, eenvoudig en effectief te beheren en bewaken. Je bespaart kosten én reduceert risico’s.

Snel en gemakkelijke declaraties indienen én verwerken

Met onze software kan een medewerker via een webbrowser of telefoon eenvoudig een declaratie invoeren en de (digitale) bon toevoegen. De declaratie wordt vervolgens digitaal verstuurd naar uw workflow applicatie waar autorisatie plaatsvindt.

Een veilig, snel én efficiënt

proces met e-facturatie

Het uitwisselen van e-facturen, zorgt voor een snellere verwerking van gegevens, minder fouten, tijd- en kostenbesparingen en is goed voor het milieu. Meer weten?

Het Purchase to Pay proces

Maar hoe verloopt dit proces nu precies? Ter verduidelijking hebben we het gehele purchase to pay proces, van inkoop tot betaling, in stapjes opgedeeld en schematisch weergegeven:

Purchase to pay NL

Wil je graag meer weten over hoe de implementatie van een dergelijke purchase to pay oplossing nou in zijn werk gaat? Bekijk dan eens ons webinar "De implementatie van een purchase to pay oplossing onder de loep".

Het purchase to pay 5-fasen model

Bij het automatiseren van purchase to pay (P2P) processen kunnen een 5-tal fasen worden onderscheiden. Deze fasen vind je terug in ons 5-fasen model. Hierin wordt duidelijk weergegeven welke verschillende fasen een organisatie kan doorlopen op weg naar een efficiënte en effectieve automatisering van het purchase to pay proces.

Het is onze overtuiging dat de verschillende onderdelen van deze fases niet per se in chronologische volgorde doorlopen hoeven te worden. Dit verschilt per organisatie. Ook de behoefte aan automatisering verschilt per organisatie. De vijfde fase, het complete touchless proces, is hierbij het hoogst haalbare. Dit is echter niet voor iedere organisatie passend of gewenst.

Om duidelijk te krijgen wat mogelijk en wenselijk is binnen jouw organisatie, adviseren wij om eerst een inventarisatie te doen van de huidige situatie en kritisch naar de bestaande processen te kijken. Natuurlijk kunnen wij je hierbij van dienst zijn. Mochten er procesverbeteringen mogelijk zijn, dan helpen wij je graag om deze aanpassingen door te voeren en het eindresultaat te vertalen in een nieuwe geautomatiseerde workflow.

Fase 1: Het papieren proces

Het complete purchase to pay proces, van inkoop tot de betaling van de facturen, inclusief het gehele controle- en goedkeuringsproces, wordt nog handmatig gedaan. Dit kost vaak veel tijd en is erg foutengevoelig. Dit kan natuurlijk sneller en efficiënter. Een volledig geautomatiseerd touchless proces is voor de meeste organisaties nog ver weg. Toch kan het al op veel punten beter door een relatief geringe inspanning.
Fase 2: Digitale factuurverwerking

De eerste stap in de automatisering van het P2P proces is vaak het digitaliseren van de factuurverwerking. Men begint vaak met dit proces, omdat dit meestal een goed gedocumenteerd proces is (bijvoorbeeld vastgelegd in een procuratieschema), maar ook omdat het relatief eenvoudig te vertalen is naar een factuurverwerkingsprogramma. Afhankelijk van jouw interne proces kun je hier ordermatching aan toevoegen.
Fase 3: Digitaal purchase to pay proces

Als de basis is ingericht en er ervaring is opgedaan met de geautomatiseerde factuurafhandeling, kan er een volgende stap naar een papierloos / touchless proces worden ingericht. In dit gedeelte van P2P automatisering wordt dieper ingegaan op drie onderdelen die bijdragen aan verdergaande automatisering van de workflow: contractmatching, robotic invoicing en het automatiseren van uw inkomende en uitgaande facturatie met e-facturatie (via PEPPOL).
Fase 4: Geautomatiseerd P2P proces
Fase 5: Continue bijsturing

De continue bijsturing is de hoogst haalbare fase in het automatiseren van het P2P proces. Hierbij wordt aan alle voorwaarden voldaan om het proces met minimale menselijke interventie te laten verlopen. Hierbij kan de focus volledig op het bijsturen van het proces worden gelegd, dan wel het managen van de uitzonderingen. Door middel van rapportages wordt het proces continu gemonitord en verbeterd.

ES-fasenmodel---4CEE-1

De voordelen van purchase to pay automatisering

Het automatiseren en stroomlijnen van jouw purchase to pay proces leidt tot verbeterde efficiëntie, een verhoging van de productiviteit, het verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat je real-time inzicht en controle hebt over de geldstromen binnen jouw organisatie. Hierdoor ben je in staat snellere en slimmere beslissingen te nemen. Daarnaast verbetert purchase to pay automatisering de compliancy en leidt het tot betere samenwerking tussen de verschillende betrokken afdelingen van jouw organisatie.

Aan de inkoopkant ben je in staat om alle inkopen, en dus de uitgaven, te monitoren en controleren. Het automatiseren van de factuurverwerking maakt automatische matching (van inkooporders met bijbehorende facturen) mogelijk, waardoor het gehele proces snel en efficiënt verloopt. Zo kun je zowel aan de voor- als achterkant kosten en tijd besparen:

Grip en controle op de inkopen

Binnen organisaties worden bestellingen vaak door veel medewerkers van verschillende afdelingen ingekocht en ontbreekt het aan onderlinge afstemming. Bestellingen worden via e-mail of telefonisch geplaatst bij uiteenlopende leveranciers, zonder dat er een gedegen registratie en controle plaatsvindt in een systeem. Met een purchase to pay oplossing leggen alle aanvragen een gestructureerde route af door het systeem. Hierbij is de procesvoortgang altijd inzichtelijk en worden inkopen áltijd gecontroleerd. Er worden geen ongeoorloofde uitgaven meer gedaan. Ook kan ervoor gezorgd worden dat goederen en/of diensten bij de juiste leveranciers, voor de juiste prijs en onder de juiste voorwaarden worden besteld. Zo kunnen ook contractueel vastgelegde afspraken en kortingen optimaal worden benut.
Kostenbesparing

Onderzoek leert dat er gemiddeld € 11,20 per factuur bespaard kan worden door deze geautomatiseerd te verwerken en te matchen. Dit staat gelijk aan een besparing van 64%. Feit is dat het automatiseren van het purchase to pay proces altijd directe kostenbesparingen met zich mee brengt door het reduceren van handmatige activiteiten en fysieke papierstromen. Maar denk bijvoorbeeld ook aan het bedingen van inkoopkortingen door slimmer inkopen.
Inzicht in de verplichtingen
Duidelijke procuratie
Ketenintegratie

Bij het inkopen van goederen en diensten bij leveranciers speelt er meer dan puur de logistieke afhandeling van de transactie. In dat kader wordt er steeds vaker gesproken van ketenintegratie. Door het maken van goede afspraken kan het verwerkingsproces vergaand worden geautomatiseerd, waarmee frustraties en discussies worden voorkomen. Een geautomatiseerd verwerkingsproces, waarbij facturen digitaal of elektronisch worden aangeleverd en automatisch worden gematcht met openstaande orders, leidt direct tot eerdere betaalbaarstelling in uw financiële systeem. Dit biedt voordelen voor beide partijen.
Informatie huishouding
Duurzaamheid / MVO

Wat is purchase to pay?

Het proces van aankoopaanvraag tot betaling, en alle tussenliggende handelingen, wordt aangeduid met de term purchase to pay.

Het lijkt zo eenvoudig, een medewerker plaatst een bestelling, de goederen en/of diensten worden geleverd en vervolgens wordt de factuur betaald. De praktijk wijst echter uit dat dit proces veel complexer is. Zo heeft menig organisatie moeite met het optimaal inrichten en automatiseren van dit bedrijfsproces. In het primaire proces is dit vaak nog wel goed ingericht, in het secundaire bedrijfsproces kan dit vaak veel beter.

Bij het purchase to pay proces zijn veel verschillende personen en afdelingen betrokken. De inkoop en finance afdeling liggen voor de hand. Maar ook alle afdelingen waarbinnen personen werken die producten of diensten inkopen en/of facturen moeten controleren en goedkeuren zijn onderdeel van dit proces. Hoe groter het bedrijf, hoe meer mensen betrokken zullen zijn. Dit resulteert vaak in een onoverzichtelijk en tijdrovend proces, waarbij elke menselijke handeling foutgevoelig is.

Meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie?

Purchase to pay brochure

In onze brochure vindt u informatie over al onze oplossingen.

Whitepaper P2P

Download onze whitepaper "Waarom het hele purchase to pay proces automatiseren?"

Webinar P2P Implementatie

Bekijk ons webinar on demand "De implementatie van een purchase to pay oplossing onder de loep".

Purchase to pay
Automatiseer jouw complete proces

Ben je aan het oriënteren op het automatiseren van (onderdelen van) jouw purchase to pay proces? Wij helpen je graag!

Waarom purchase to pay automatiseren?