Of de vraag om te gaan e-factureren nou vanuit je klant of leverancier komt, of dat je als financiële afdeling zelf de ambitie hebt om je processen te verbeteren, het begint met het verdiepen in welke methode je gaat toepassen. E-factureren kan namelijk op diverse manieren. Wanneer gebruik je nou welke methode en hoe werkt het eigenlijk?
E-facturatie netwerk
Een e-facturatie netwerk is een beveiligd netwerk om e-facturen (en andere gerelateerde documenten) uit te wisselen. Specifiek PEPPOL is een Europees initiatief volgens Europese standaarden.
Je kunt een e-facturatie netwerk zoals PEPPOL vergelijken met een telecomnetwerk. Eenmaal aangesloten bij een provider, bijvoorbeeld Vodafone, worden alle personen die op het telecomnetwerk zitten, ongeacht bij welke provider, beschikbaar als je het telefoonnummer weet.
Zo werkt het eigenlijk ook bij een e-facturatie netwerk. Iedereen kan via een 'provider', oftewel een Access Point, toegang krijgen tot het netwerk en vervolgens facturen uitwisselen met klanten en leveranciers die ook op dat netwerk aangesloten zijn. Het enige dat je nodig hebt is een uniek identificatienummer zoals een BTW-nummer of het KvK-nummer (of OIN in het geval van overheden) om de betreffende organisatie te vinden/bereiken. Deze methode is verreweg de veiligste methode om e-facturen uit te wisselen.
Factuurportaal
Als je aan de slag gaat met e-facturatie en graag wilt dat álle leveranciers e-facturen gaan sturen, bedenk dan ook wat je verwacht van bijvoorbeeld de bakker om de hoek waar je af en toe broodjes bestelt. De kans is groot dat die niet de systemen heeft om zomaar even een e-factuur aan te leveren.
Dan is een factuurportaal een uitkomst. Je kunt dit zien als een aanvulling op het e-facturatie netwerk. De leverancier voert hier handmatig de factuur in en die wordt direct in het e-facturatie netwerk gebracht. Het is geen extra werk voor de leverancier, want dat was anders ook handmatig gedaan. Deze oplossing is daarmee vooral geschikt voor ZZP’ers en kleine ondernemingen die weinig facturen sturen.
Sommige Access Points bieden een dergelijk factuurportaal waarbij de factuur via een e-facturatie netwerk verzonden wordt. Er bestaan meerdere opties; soms is het portaal gratis in gebruik voor hun leveranciers. Andere keren kiest een partij ervoor om de kosten te berekenen per factuur die ingevoerd wordt. Dat is aan de partij die het portaal beschikbaar wil stellen.
E-facturatie met PEPPOL is ontzettend veilig. De risico’s die e-mail met zich meebrengt zijn hiermee weggenomen.
E-mail met een e-factuur als bijlage
Veel softwarepakketten zijn inmiddels geschikt voor het verzenden van e-facturen (XML/UBL) als bijlage in een e-mail. Dit is waarschijnlijk de meest bekende - en misschien ook wel meest gebruikte - manier.
Toch kleven er nadelen aan deze manier:
- Je hebt geen zekerheid dat de factuur ontvangen is. Een reactie als ‘oh, maar die factuur hebben we nooit ontvangen hoor!’ komt vaker voor dan je lief is.
- Je hebt geen zekerheid dat de factuur die je ontvangen hebt ook daadwerkelijk van je leverancier is.
- E-mailverkeer is niet beveiligd. Je loopt het risico dat de factuur onderschept, bekeken en/of aangepast wordt.
Welke methode je ook kiest, denk er zelf goed over na wat je wilt bereiken, nu en in de toekomst. Het zou jammer zijn als je een keuze maakt op basis van wat je nu nodig hebt en dat later blijkt dat het niet zo simpel uit te breiden of aan te passen is naar aanvullende wensen. Vraag ook zeker naar de visie van de leverancier(s) waarmee je om tafel zit en wat zij hierin adviseren.