3 min read

Finance in tijden van een pandemie

Featured Image

In een tijd dat mensen wereldwijd noodgedwongen grotendeels vanuit huis aan het werk zijn, is duidelijk te zien dat niet gedigitaliseerde processen nog minder efficiënt verlopen en zelfs kunnen leiden tot ernstige frustratie van financiële processen. 

Papier was al een ‘bottleneck’ en nu medewerkers vanuit huis werken al helemaal. Alle papieren facturen, inkooporders en contracten, bevinden zich op kantoor en nieuwe facturen die per post worden ontvangen komen binnen op een onbemand bureau.

Gastblog door Nicky Klein, Controller bij HITEC Power Protection

"Een uitzonderlijke situatie als deze pandemie heeft ons nieuwe inzichten gegeven en heeft ertoe geleid dat we opnieuw minder papieren facturen ontvangen."

HITEC Power Protection vestiging Engeland versus Nederland

HITEC Power Protection heeft vestigingen wereldwijd, maar het hoofdkantoor bevindt zich in Nederland. In Nederland zijn we een paar jaar geleden al gestart met automatiseren van het purchase to pay proces.

De pandemie maakt het verschil tussen manuele en geautomatiseerde processen en de noodzaak van digitalisatie binnen onze organisatie heel duidelijk. Met name tussen Nederlandse vestiging waar we al grote stappen hebben gemaakt en de vestiging in Engeland waar we aan het begin staan van een digitalisatie van het purchase to pay proces. Nu iedereen zoveel mogelijk thuiswerkt, zijn de voordelen van het automatiseren van deze processen duidelijker dan ooit.

New call-to-action

Het factuurverwerkingsproces zonder automatisering

In sommige organisaties is het de gewoonte om met een mapje facturen onder de arm langs diverse budgethouders te lopen om facturen ter goedkeuring af te geven. Wanneer medewerkers zoveel mogelijk thuiswerken, moet je daar iets anders voor verzinnen. Gelukkig worden tegenwoordig de meeste facturen wel als pdf per e-mail verstuurd, waardoor ze thuis geprint en ingeboekt kunnen worden Dit proces is echter niet geautomatiseerd, en dus moet je voor de verdere verwerking een andere werkwijze verzinnen. Dan loop je tegen problemen aan. Je stuurt bijvoorbeeld de factuur per e-mail naar de budgethouder. Die wil de factuur waarschijnlijk controleren aan de hand van een contract of inkooporder. En die documentatie ligt misschien wel op kantoor.

Waar we in Nederland deze processen hebben geautomatiseerd, zijn het onder andere mijn collega’s in Engeland die nu nog tegen bovenstaande problemen aanlopen. Hier heeft de pandemie heel duidelijk laten zien dat er echt een noodzaak is om deze processen te automatiseren. Zij moeten nu nog regelmatig naar kantoor om bepaalde documenten op te halen of te scannen. Een wereld van verschil als je het vergelijkt met hoe we onze processen in Nederland hebben ingericht. Gelukkig zijn we druk bezig met het digitaliseren van deze processen voor al onze entiteiten en Engeland staat als eerste op de planning.

case study hitec power protection

Het geautomatiseerde factuurverwerkingsproces

In Nederland kunnen we alle werkzaamheden rondom de factuurverwerking volledig vanuit huis doen. Als wij dit proces nog niet geautomatiseerd hadden, dan hadden we hetzelfde ongemak ervaren als onze locatie in Engeland. Sterker nog, het was nog veel lastiger geweest, omdat ons team in Nederland groter is. Iedereen die in Nederland een factuur moet inzien, kan dit vanaf huis. Ook achterliggende documentatie die geraadpleegd moet worden is op te roepen, waardoor je dus niet gebonden bent aan een archiefmap die op kantoor ligt.

Omdat we zoals bijna elke organisatie nog steeds een klein percentage papieren facturen binnen krijgen, hebben we de leveranciers die papieren facturen sturen benaderd om ze te bewegen facturen digitaal naar ons te versturen. Het is niet voor iedere leverancier een optie, maar elke papieren factuur minder betekent een verbeterde efficiëntie.

Een uitzonderlijke situatie als deze pandemie heeft ons nieuwe inzichten gegeven en heeft ertoe geleid dat we opnieuw minder papieren facturen ontvangen. Het grootste voordeel van automatiseren is dat je structureel meer tijd overhoudt; zo gingen we puur voor het verwerken van facturen terug van 2 naar 0.8 fte. Die gewonnen tijd benutten we nu om te focussen op de kwaliteit van onze interne organisatie en verdere optimalisatie van onze financiële processen.

Nicky Klein Controller HITEC Power Protection over het resultaat van automatiseren

Nicky Klein
Controller HITEC Power Protection