Binnen organisaties wordt vaak een strategische keuze gemaakt als het gaat om software in de cloud of juist on-premise. Waar voorheen nog vooral gekozen werd voor on-premise, is er de laatste jaren, en nu mede door COVID-19, een flinke opmars naar de cloud. De verwachting is dat Nederlandse organisaties steeds meer hun IT activiteiten naar de cloud verplaatsen. Nederlandse IT-ers willen ook graag, daar waar mogelijk, systemen in de cloud gebruiken.
Kritisch blijven kijken naar de strategie die ooit gekozen is, is heel gezond. Past die strategie nog bij de huidige omstandigheden, is de gekozen strategie nog steeds toekomstbestendig? Dit geldt op bedrijfsniveau maar ook op afdelingsniveau. Als financieel professional heb je zelf ook een stem, een verantwoordelijkheid en de wil om de afdeling vooruit te brengen. Hoe zorg jij dat de afdeling 'future-proof' is? Is het purchase to pay proces helemaal op orde? Is het schaalbaar? Of valt er nog iets te winnen en zie je verbeteringen?
De cloud op zich, is niet perse een antwoord op alles, maar het kan wel precies datgene zijn wat je nodig hebt om de uitdagingen van vandaag de dag aan te kunnen en future-proof te worden.
Realtime monitoring voorkomt issues
Een geautomatiseerd proces is een aaneenschakeling van taken die uitgevoerd worden. Sommige taken worden volledig door de software verricht, waar andere taken door een persoon opgevolgd en uitgevoerd moeten worden. Het overbrengen van de ene taak naar de volgende taak in een proces verloopt automatisch - ongeacht of de taak door een persoon of software uitgevoerd wordt - en noem je een koppeling. Zie het zo: als je een factuur goedkeurt in de software, zorgt de software ervoor dat het bij de volgende budgethouder komt, je loopt dus niet zelf naar je collega, en dát noemen we een koppeling.
Een heel groot voordeel van werken in de cloud, is dat de leverancier die koppelingen realtime monitort. Als een proces stagneert, is dit direct zichtbaar en het is ook gelijk inzichtelijk waar het probleem zit. Daarmee zijn problemen pro-actief op te lossen en al verholpen voor je in de gaten hebt dat er een probleem was ontstaan. Een interne IT-afdeling heeft doorgaans geen inzicht in die koppelingen. Het risico bij on-premise oplossingen bestaat dat je zelf al een probleem ervaart vóór je eigen IT-afdeling of leverancier kan gaan onderzoeken waar het probleem zit.
Schaalbaarheid en stabiele prestaties
Of je nu kiest voor een on-premise of cloudoplossing, je kunt altijd te maken hebben met piekbelasting. Bijvoorbeeld als je organisatie groeit en daarmee het aantal te verwerken facturen groeit. Of als je te maken hebt met seizoenspieken zoals het geval is bij bijvoorbeeld groot- en detailhandel rondom de kerstperiode. Als je een piek in de belasting ervaart, wordt de software die op die server draait trager. Dan zit je te wachten tot een scherm geladen is.
Heb je een eigen server, waarop een on-premise oplossing geïnstalleerd staat, dan ben je gebonden aan de maximale rekencapaciteit van die server. Je kunt de tragere software accepteren, maar als de maximale rekencapaciteit constant aangesproken wordt, kan kan je interne IT-afdeling een andere of extra server aanschaffen om meer rekencapaciteit te creëren. Maar heb je een keer wat minder capaciteit nodig, omdat die seizoenspiek bijvoorbeeld voorbij is, dan staat die server daar gewoon te staan. Dat is geen duurzame inzet van investeringen.
De cloud is future-proof vanwege de flexibiliteit in capaciteit. Servercapaciteit van een cloudoplossing is namelijk makkelijk schaalbaar. De software blijft stabiel presteren, altijd even vlot. De leverancier kan pieken in de belasting waarnemen en daarop reageren, maar ook voorspellen zoals met het voorbeeld van seizoenspieken. Dit gaat vaak automatisch en nog voor je er last van hebt. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat er op gebruikelijke kantooruren standaard meer capaciteit is, of als er seizoenseffecten meespelen dat er dan meer capaciteit bijgeschakeld wordt. De leverancier kan dit realtime monitoren en er op inspelen vóór je zelf doorhebt dat het nodig is. Zo groeit de cloudoplossing mee met de behoefte van je financiële afdeling.
Je hebt direct de nieuwste functionaliteiten
Software wordt continu doorontwikkeld: verbeteringen worden doorgevoerd, nieuwe functionaliteiten toegevoegd, bug fixes... met een SaaS oplossing in de cloud heb je al die updates zodra ze uitkomen en daar hoef je zelf niets voor te regelen.
Heb je een on-premise oplossing, dan moet je zelf een update plannen met de leverancier en je eigen IT-afdeling. Je zal de eerste niet zijn die een update uitstelt, 'want ik heb nu geen tijd'. En voor je het weet zijn er al meerdere nieuwe versies verschenen, loop je achter en moet je een hele grote update laten uitvoeren. En dat is zonde, want je hebt geld gestoken in het optimaliseren van het proces. Als je achterloopt met de software is je proces ook niet meer optimaal.
Automatische updates dragen bij aan procescontinuïteit terwijl je zelf de focus kan houden op andere zaken zoals het spotten van kansen om die processen te optimaliseren. Of het verkrijgen van inzicht uit alle data die je verzamelt waardoor je de directie van strategisch advies kan voorzien. Dan ben je pas echt future-proof.
Thijs Bettenhaussen
Projectmanager