Automatiseren. Je wordt al moe als je eraan denkt: ál die processen, mensen, uitzondering en werkwijzen dezelfde kant op krijgen. Je kunt vast wel wat leukers bedenken. Zie jij door de bomen intern ook het mooie bos niet meer? Lees dan snel verder en ontdek hoe je bedrijfsprocessen kunt afpellen én automatiseren.
Van bomen naar bos
"Ik begrijp heel goed dat sommige IT-ers niet direct staan te springen om een complex ERP-landschap aan te passen of aan te sluiten op nieuwe software. Zeker niet als er een interface gemaakt moet worden met een ERP systeem, dat op meerdere locaties, geïntegreerd in verschillende systemen en versies daarvan, uitgerold is", zegt Hans van der Kolk, Sales Manager bij Easy Systems.
"Wanneer ik aan klanten uitleg dat we, voordat we nog maar over automatiseren praten, eerst beginnen met structuren van het huidige proces, dan geeft dat vaak al rust. Zie het als het afpellen van een ui: we ontleden het proces stukje bij beetje, van factuurtype tot factuurtype, van afdeling tot afdeling en zo verder. Net zolang tot we met elkaar in staat zijn om een rode draad te vinden waaraan we, als een soort kapstok, het vernieuwde proces weer kunnen gaan ophangen."
Verhoog je ROI
"Vervolgens praten we over waar de grootste winst zit voor de organisatie. Door structuren helder te maken weet je direct waar het meeste effect, en dus je eerste concrete actie, zit. Dat kan overigens ook heel praktisch van aard zijn, bijvoorbeeld door inzet van de door ons ontwikkelde besparingscalculator, waarmee snel duidelijk wordt hoeveel tijd je nu écht bezig bent met een factuur, hoeveel er dan worden verwerkt en hoeveel men bespaart men als er geautomatiseerd gaat worden.
Ons richten op vage details en subjectieve zaken die uiteindelijk niet veel bijdragen aan het verhogen van de ROI heeft immers geen zin", aldus Hans. "Dat meetbare effect nemen we overigens ook altijd mee in de eerste gesprekken met klanten: we maken de besparing direct inzichtelijk in concrete cijfers.
Wanneer je je processen tot in de kern, samen met een professionele partij, hebt bekeken en in een oogopslag ziet wat het effect is van automatiseren, dan is de keuze om digitalisering verder door te voeren vaak snel gemaakt", zegt Hans. "Let er bij het selecteren van een partij op dat ervaring en flexibiliteit van die professionals ónmisbare eigenschappen zijn. Een softwareleverancier moet écht in staat zijn om mee te bewegen in de interne bedrijfsstromen. Ook als vooraf niet precies te bezien is hoe dit loopt."
