- Case Study -

CTVrede - Factuurverwerking in de cloud

"Ontzorging stond voorop bij de beslissing voor de cloud"

Download case study

ctvrede_andre_klous_quote_cloud

 

On-premise versus de cloud

"Als organisatie willen we het liefste bezig zijn met de business en de inhoud en ons niet druk hoeven maken over randzaken", begint Andre Klous, ICT Manager bij CTVrede. "Voordat wij kozen voor een cloud strategie hadden we ons eigen serverpark. Dit bracht, met name ook voor mij als ICT verantwoordelijke, veel beheertaken met zich mee. Zorgen dat de hele infrastructuur beheerd wordt en dat de servers in de lucht blijven. En eigenlijk is dat niet waar je mee bezig wilt en moet zijn als organisatie. Je wilt vooral bezig zijn met optimalisaties. Zorgen dat processen steeds beter en efficiënter verlopen."

'Cloud only' strategie

Om deze reden heeft CTVrede in 2019 besloten over te gaan op een 'cloud only' strategie, waarbij ze druk bezig zijn met het steeds verder uitfaseren van alle on-premise applicaties om deze naar de cloud te brengen. Eén van die on-premise applicaties was Easy Invoice, de oplossing voor factuurverwerking die CTVrede bij Easy Systems afneemt. "De eerste applicatie die we hebben overgezet was onze boekhoud software, Exact Online. Een logische vervolgstap, in verband met de koppeling tussen de twee systemen, was de factuurverwerkingssoftware van Easy Systems."

Als organisatie willen we het liefste bezig zijn met de business en de inhoud en ons niet druk hoeven maken over randzaken.

 

De keuze en de voordelen van de cloud

De belangrijkste afweging voor CTVrede om van on-premise naar cloud te gaan was met name de ontzorging. Dat je alle beheertaken uit handen geeft en dat je je kunt richten op zaken die je organisatie echt verder helpen. Andre vertelt: "Natuurlijk zijn er meer zaken die meespelen in een dergelijke keuze. Het is een optelsom van verschillende dingen. Een stukje gemak en duidelijkheid, je hebt één aanspreekpunt voor alle zaken omtrent de applicatie die je afneemt; zoals de infrastructuur, het beheer en de oplossing zelf. Daarnaast zijn mooie voordelen ten opzichte van on-premise dat updates direct, ongemerkt worden doorgevoerd en dat je altijd beschikking hebt over de nieuwste functionaliteiten. Én, niet te vergeten, het overal en altijd toegang hebben tot je applicatie. Doordat wij de transitie in 2019 hebben gedaan, hadden wij geen enkel probleem met het thuiswerken als gevolg van Corona. Ik heb hier niets extra's voor hoeven regelen."

De transitie naar de cloud

Terugkijkend op de migratie van on-premise naar cloud die CTVrede heeft doorlopen, kan Andre niet anders dan concluderen dat het eigenlijk heel gemakkelijk ging. Andre: "Kijk, het is belangrijk dat je van tevoren goed inventariseert hoe je IT-landschap is ingericht, en dat je alles, samen met je leverancier, goed voorbereid. Maar als je dat doet dan is zo'n migratie eigenlijk 'peanuts'. De transitie was bij ons dus niet zo spannend, dat ging heel gemakkelijk. 

Het is belangrijk dat je van tevoren goed inventariseert en voorbereid, maar als je dat doet dan is zo'n project eigenlijk 'peanuts'.

 

Tips voor organisaties die ook de cloud overwegen

"Wat ik wel een belangrijk punt vond, wat wij ook gelijk meegenomen hebben, was dat de authenticatie op orde was. Je wilt niet dat medewerkers met nog meer inlogaccounts en wachtwoorden worden opgezadeld. Dus de Office 365 authenticatie was voor mij wel een must. Daarnaast vonden wij het als Management belangrijk dat onze leverancier ISO 27001 gecertificeerd was. Dit zegt iets over de beveiliging en of dit goed voor elkaar is. De mensen van Easy Systems beschikken daarbij over veel inhoudelijke kennis en zijn duidelijk over hoe het project eruit ziet. Dit helpt natuurlijk ook bij hoe je een dergelijk project beleeft."

De toekomst

Ook alle overige software staan in de planning om over te zetten naar de cloud. "Helaas bieden nog niet alle applicaties de mogelijkheid tot het overgaan over de cloud. Dus daar gaat wat langer overheen. Maar het is zeker dat we die kant opgaan. Het overstappen naar cloud applicaties is, om alle voorgenoemde redenen, echt een strategische beslissing geweest."

Meer weten? 

Is je interesse gewekt en wil je graag meer weten over het purchase to pay proces als SaaS oplossing in de cloud? Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan. 

Adviesgesprek aanvragen

Gerelateerde content