Groningen Seaports

Factuurverwerking en inkoopmanagement geautomatiseerd

Groningen Seaports is commerciële exploitant en beheerder van de haven van Delfszijl en de Eemshaven. Sinds 14 juni 2013 is Groningen Seaports een overheids-nv, die valt onder de regels van privaatrecht.
Vanuit het kantoorgebouw in Delfzijl werken ongeveer 90 vaste medewerkers dagelijks aan het onderhoud van 2779 hectare aan haven- en industrieterrein.

Groningen Seaports acquireert nieuwe bedrijven om zaken te doen in Delfzijl of de Eemhaven, ontwikkelt op basis van marktwensen en marktkansen en draagt zorg voor een veilige en vlotte afhandeling van het scheepvaartverkeer.

Veranderende rol van IT

Groningen Seaports heeft een klein IT-team bestaande uit drie werknemers, met daarnaast een team Informatiemanagement eveneens bestaand uit drie medewerkers. Vier jaar geleden is ervoor gekozen om de strategie voor het IT-landschap op de schop te nemen en waar mogelijk werd de overstap gemaakt naar de cloud en werden IT-(beheer)taken zoveel mogelijk uitbesteed.

De interne IT-rol is daarmee flink veranderd. Naast de beheertaken die overgebleven zijn, is IT sparringpartner en projectleider voor de organisatie.  Security is de grootste uitdaging, want kwaadwillende technologie blijft zich ook ontwikkelen.

Factuurverwerking was papieren proces

De wens om processen bij de financiële afdeling te automatiseren bestond al langer. Derk Matroos, Projectleider IT, vertelt: “Onze factuurverwerking verliep vrij ouderwets. Ongeveer 80% van onze facturen ontvingen we per e-mail. Maar het was wel een papieren proces, dus al die facturen werden uitgeprint, niet duurzaam en omslachtig.

“We zijn eerst gestart met een nieuw ERP-systeem in de cloud, MS Dynamics365 Finance & Operations. Ons plan was om de factuurverwerkingsfunctie die hierin aangeboden wordt te gebruiken om onze processen te automatiseren, maar dat liep toch anders. De gebruiksvriendelijkheid voldeed niet. Voor Finance, die elke dag met de software werkt, was dat nog wel te doen, maar voor een budgethouder die één keer per week de software opent, waren het teveel stappen en was het te ingewikkeld. Omdat ik zelf ook budgethouder ben, kon ik hier goed over meepraten en in adviseren.”

De grootste uitdaging voor Groningen Seaports kwam echter pas toen de pandemie begon en iedereen gedwongen thuis moest werken. Matroos: “Toen werkten wij dus nog steeds met een papieren proces waar we een zelf geconstrueerde flow voor hebben gemaakt. Wekelijks ging er een collega naar kantoor om de facturen te scannen en via e-mail door te sturen naar de eerste budgethouder. Deze gaf per e-mail goedkeuring en stuurde het door naar de volgende budgethouder. Geen ideale situatie, foutgevoelig en enorm tijdrovend.”

Finance kwam dan ook snel met de opdracht om een nieuwe oplossing te zoeken. “Onze IT- en Finance-afdeling vallen sinds kort onder één manager. Hierdoor is er een goede relatie tussen de afdelingen en een nauwe samenwerking. Als projectleider, contractbeheerder én budgethouder kon ik hierin een rol spelen. Samen met de financiële afdeling hebben we alle must-haves en nice-to-haves op een rijtje gezet. Vanuit dit perspectief konden wij aan de slag en demo’s aanvragen bij verschillende partijen.”

Easy Choice

Groningen Seaports heeft diverse oplossingen en partijen bekeken. Uiteindelijk kozen zij voor Easy Invoice in de cloud inclusief de bewezen plug-in Dyn365 van Fresh Dynamics. “De keuze voor de cloud was duidelijk. Wij hebben ons vier jaar geleden al voorgenomen zoveel mogelijk over te stappen naar de cloud. Bovendien hadden we diverse eisen, zoals:

• weinig beheerlast en duidelijkheid over het beheer;

• data moet in Europa staan, want we willen niet onder bijvoorbeeld Amerikaanse wetgeving vallen;

• we willen ‘proven technology’ waar de kinderziektes al uit zijn.

Derk vervolgt: “En zo hadden we nog wel meer wensen. Als dat allemaal voldoet, dan blijft de mens over, je doet tenslotte zaken met mensen. Uiteindelijk gaf het gevoel dat wij bij Easy Systems hadden voor ons de doorslag.

De communicatie tijdens het traject is goed bevallen. De implementatie had een strakke deadline, dus dit was een enorme uitdaging voor beide partijen. Dan heb je een partner nodig die duidelijk communiceert wat de stand van zaken is. Easy Systems was heel duidelijk in wat zij konden bieden en wat zij van ons nodig hadden.”