Case Study

Groningen Seaports

"De directeur mailde direct na de uitrol:
 Wat een gebruiksvriendelijk  systeem, ik ben er heel blij mee!"

Download Case Study

Factuurverwerking en inkoopmanagement geautomatiseerd

Groningen Seaports is commerciële exploitant en beheerder van de haven van Delfszijl en de Eemshaven. Sinds 14 juni 2013 is Groningen Seaports een overheids-nv, die valt onder de regels van privaatrecht.
Vanuit het kantoorgebouw in Delfzijl werken ongeveer 90 vaste medewerkers dagelijks aan het onderhoud van 2779 hectare aan haven- en industrieterrein. Groningen Seaports acquireert nieuwe bedrijven om zaken te doen in Delfzijl of de Eemhaven, ontwikkelt op basis van marktwensen en marktkansen en draagt zorg voor een veilige en vlotte afhandeling van het scheepvaartverkeer.

De uitdaging

Groningen Seaports heeft een klein IT-team bestaande uit drie werknemers, met daarnaast een team Informatiemanagement eveneens bestaand uit 3 medewerkers. Vier jaar geleden is ervoor gekozen om de strategie voor het IT landschap op de schop te nemen en waar mogelijk werd de overstap gemaakt naar de cloud en werden IT-(beheer)taken zoveel mogelijk uitbesteed. De interne IT rol is daarmee flink veranderd. Naast de beheertaken die overgebleven zijn, is IT sparringpartner voor de organisatie en projectleider en is security de grootste uitdaging, want kwaadwillende technologie blijft zich ook ontwikkelen.

Finance uitdagingen

De wens om processen bij de financiële afdeling te automatiseren bestond al langer. Derk Matroos, Projectleider IT, vertelt: “Onze factuurverwerking verliep vrij ouderwets, ongeveer 80% van onze facturen ontvingen we per e-mail, maar het was wel een papieren proces, dus al die facturen werden uitgeprint, niet duurzaam en omslachtig. “We zijn eerst gestart met een nieuw ERP systeem in de cloud, MS Dynamics Finance & Operations. Ons plan was om de factuurverwerkingsfunctie die hierin aangeboden wordt te gebruiken om onze processen te automatiseren, maar dat liep toch anders. De gebruiksvriendelijkheid voldeed niet. Voor Finance, die elke dag met de software werkt, was dat nog wel te doen, maar voor een budgethouder die één keer per week de software opent, waren het teveel stappen en was het te ingewikkeld. Omdat ik zelf ook budgethouder ben, kon ik hier goed over meepraten en in adviseren.”

De grootste uitdaging voor Groningen Seaports kwam echter pas toen de pandemie begon en iedereen gedwongen thuis moest werken. Matroos: “Toen werkten wij dus nog steeds met een papieren proces waar we een zelf geconstrueerde flow voor hebben gemaakt. Wekelijks ging er een collega naar kantoor om de facturen te scannen en via e-mail door te sturen naar de eerste budgethouder. Deze gaf per e-mail goedkeuring en stuurde het door naar de volgende budgethouder. Geen ideale situatie, foutgevoelig en enorm tijdrovend.”

Finance kwam dan ook snel met de opdracht om een nieuwe oplossing te zoeken. “Onze IT- en Finance-afdeling vallen sinds kort onder één manager. Hierdoor is er een goede relatie tussen de afdelingen en nauwe samenwerking. Als projectleider, contractbeheerder én budgethouder kon ik hierin een rol spelen. Samen met de financiële afdeling hebben we alle must-haves en nice-to-haves op een rijtje gezet. Vanuit dit perspectief konden wij aan de slag en demo’s aanvragen bij verschillende partijen.”

Easy Choice

Groningen Seaports heeft diverse oplossingen en partijen bekeken. Uiteindelijk hebben zij gekozen voor Easy Invoice in de cloud. “De keuze voor de cloud was duidelijk. Wij hebben ons vier jaar geleden al voorgenomen zoveel mogelijk over te stappen naar de cloud. We hadden diverse eisen, zoals weinig beheerlast en duidelijkheid over het beheer, data moet in Europa staan want we willen niet onder bijvoorbeeld Amerikaanse wetgeving vallen, we willen ‘proven technology’ waar de kinderziektes al uit zijn, en zo hadden we nog wel meer wensen. Als dat allemaal voldoet, dan blijft de mens over, je doet tenslotte zaken met mensen. Uiteindelijk gaf het gevoel dat wij bij Easy Systems hadden voor ons de doorslag.

De communicatie tijdens het traject is goed bevallen, De implementatie had een strakke deadline, dus dit was een enorme uitdaging voor beide partijen. Dan heb je een partner nodig die duidelijk communiceert wat de stand van zaken is. Easy Systems was heel duidelijk in wat zij konden bieden en wat zij van ons nodig hadden.”

Groningen rond

 

De directeur mailde direct na de uitrol: Wat een gebruiksvriendelijk systeem, ik ben er heel blij mee!

Derk Matroos, Projectleider IT

 

 

Integratie met Dynamics F&O

Gert-Jan Flikkema, Financial en applicatiebeheerder, is vanuit zijn rol sterk betrokken bij met de integratie tussen beide systemen. “Easy Systems was één van de weinige partijen die ervaring heeft met MS Dynamics. Er kwamen drie partijen aan te pas om de koppeling te realiseren, dus communicatie is de grootste uitdaging. Maar als je iedereen bij elkaar hebt dan gaat dat heel soepel. De uitwisseling van data tussen de systemen werkt helemaal naar behoren. Elke tien minuten wordt er een deel synchronisatie uitgevoerd. Verder elke nacht een complete synchronisatie. Hierdoor hebben we alle informatie direct bij de hand.”

Samen sterker

Matroos: “Het contact met Easy Systems verliep soepel, het is eenvoudig om de juiste personen te bereiken. De consultants van Easy Systems zijn zowel functioneel als technisch ingesteld. Ze denken goed mee in het proces en hebben daar veel kennis over. Dat is wat mij betreft ook een concrete meerwaarde van Easy Systems. Dit had ik nog nooit gezien. Meestal moet bij een gewenste wijziging eerst een consultant aanhoren wat de wens is, die maakt een briefing voor een techneut en dan wordt het gewijzigd. Dit zijn te veel schakels, te veel ruis en het duurt dan gewoon lang. Voor ons was ook de definitiestudie een heel belangrijk pluspunt, dat je vooraf samen met de consultant het hele proces doorloopt. Hoe verloopt het proces nu? Hoe ziet het procuratieschema eruit? Alles wordt vooraf al uitgestippeld en vastgelegd en dat is de basis waarmee de oplossing ingericht wordt.”

Ik heb alleen maar lovende kritieken. Gebruiksvriendelijkheid is goed, performance van de omgeving is goed, dus mijn tip is dat iedereen met Easy Invoice gaat werken.

Gert-Jan Flikkema, Financial en applicatiebeheerder

 

Communicatie is key

Terugblikkend heeft Derk nog enkele tips voor wie ook een dergelijk proces in gaat: “Steek veel tijd in het voortraject. Zorg dat je helder voor ogen hebt wat je precies wilt. Zorg er vooral ook voor dat je voldoende test tijdens het implementatieproces, dat wordt onderschat en hier haal je toch zaken naar voren die je liever niet tegenkomt als je live gaat. Tot slot is communicatie key. Informeer iedereen op tijd en organiseer live contact. Een e-mail ter bevestiging is prima, maar soms moet je gewoon de koppen bij elkaar steken om binnen de kortste keren afstemming met elkaar hebben.”

Meer weten? 

Is je interesse gewekt en wil je graag meer weten over het purchase to pay proces als SaaS oplossing in de cloud? Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan. 

Adviesgesprek aanvragen

Gerelateerde content