De papieren verwerking van alle onkostendeclaraties bracht een grote hoeveelheid handmatig werk met zich mee, zowel voor de declarant als voor de financiële administratie. Excel formulieren invullen, bonnen uitzoeken en vastnieten, routes printen en toevoegen en vervolgens de gehele declaratie laten goedkeuren door de manager. Zeker voor medewerkers in het buitenland was dit erg omslachtig, aangezien alles per post verstuurd moest worden. Na goedkeuring van de manager moest alles naar de financiële administratie, waar alles werd ingeboekt op regelniveau vanwege de verschillende kostensoorten en BTW. Tot slot ging het nog naar de financieel directeur ter autorisatie en pas dan was het klaar voor betaling.
Voor de creditcard declaraties was het proces nagenoeg hetzelfde. Behalve dat we hier ook nog eens moesten wachten tot het einde van de maand wanneer de overzichten door de creditcardmaatschappij beschikbaar werden gesteld. Hierdoor loop je dus altijd een maand achter de feiten aan.
Onze verwachting van Easy Expense was dat we dit omslachtige proces efficiënter in zouden kunnen richten. Het belangrijkste winstpunt dat we wilden behalen was tijdsbesparing. Door sneller en eenvoudiger invoeren, door het digitaal indienen waardoor de declaratie direct bij de desbetreffende manager ter goedkeuring wordt aangeboden en door het automatisch matchen van de maandelijkse creditcard afschriften met de bijbehorende declaraties.”
Unieke kans
“Toen wij dit project bespraken met Easy Systems vertelden ze over hun intentie om de bestaande oplossing voor declaratieverwerking compleet te vernieuwen. Ze vroegen of wij daarin mee wilden werken als test-partner. Buiten dat dit natuurlijk gewoon leuk is om te doen, gaf dit ons de unieke mogelijkheid om al onze wensen naar voren te brengen en te proberen dit in de software te verwerken.”
Verder kijken dan eigen wensen
“Het bleek een zeer fijne samenwerking, zoals we van Easy Systems gewend zijn. Open communicatie, ook als het even tegen zit. Er zijn best wat uitdagingen geweest. Je denkt van te voren ‘hoe moeilijk is het declaratieproces nu eigenlijk’. Totdat je alle details en keuzes vast gaat leggen waarbij je er rekening mee moet houden dat het ook bij overige organisaties in de markt past en niet alleen bij ons.”
“Ook technisch komt er veel bij kijken. Je verwacht dat het klaar is als je een test positief hebt afgerond, maar er zijn zoveel telefoons, besturingssystemen en internetplatformen waar rekening mee gehouden moet worden. Ik had geen idee van wat dit allemaal met zich mee zou brengen. Het nadeel is dat dit gewoon tijd kost, terwijl al vrij snel de mogelijkheden en voordelen duidelijk worden. Je moet dan toch wel even geduld hebben en het belang van kwaliteit ten opzichte van snelheid goed voor ogen houden.”
Deels live
De onkostendeclaraties worden inmiddels verwerkt met de nieuwe oplossing. Gericke: “De eerste reacties waren positief. De opzet en functionaliteit van de software is heel vanzelfsprekend. Snelheid is het eerste wat opvalt. Declaraties vanuit het buitenland zijn veel sneller binnen, goedgekeurd en verwerkt in de administratie. Waar we voorheen een maand achterliepen gaat de verwerking nu binnen een paar dagen. Goedkoper is het ook, want voorheen werden de declaraties per post verstuurd vanuit het buitenland. Nooit meer terug naar de gevouwen en vastgeniette bonnen die daardoor niet te lezen zijn."
Snelheid is het eerste wat opvalt. Declaraties vanuit het buitenland zijn veel sneller binnen, goedgekeurd en verwerkt in de administratie. Waar we voorheen een maand achterliepen gaat de verwerking nu binnen een paar dagen.
“Dit is waar je het voor doet”
Product owner Easy Systems: “Het afgelopen jaar met Pont Packaging was een gezamenlijke ontdekkingsreis. Een totaal nieuwe applicatie neerzetten is een hele uitdaging en vraagt om geduld. Maar het resultaat mag er wezen. Als team van product owner en developers die hard aan de applicatie hebben gewerkt, is het dan super om te horen dat de applicatie meer dan voldoet aan de verwachtingen. Dat is waar je het uiteindelijk allemaal voor doet.”
“De sleutel tot succes is de energie die Pont Packaging in dit project heeft gestoken. Zonder constructieve feedback en het meedenken in de oplossing, hadden we nu niet op dit punt gestaan.”
