Contractmanagement

Contractmanagement in de praktijk

Compleet contractdossier 

Het opstellen en veilig opslaan van contracten vormt de basis van contractmanagement. Duidelijke en juridisch onderbouwde contracten zijn daarbij van belang om misverstanden en mogelijke geschillen te voorkomen. Een degelijk contractmanagementsysteem centraliseert alle contracten op een beveiligde locatie, waardoor toegankelijkheid wordt verbeterd en het risico op verlies of ongeautoriseerde toegang drastisch wordt verkleind. 

Risicomanagement

Nog even over die risico’s: dat contractmanagement de nodige risico’s met zich mee brengt zal geen verrassing zijn, maar hoe beperk je die risico’s zoveel en zo goed mogelijk? Als we het hebben over risico’s, dan denken we aan het niet of onvoldoende naleven van voorwaarden, financiële verliezen of reputatieschade. Door contracten proactief te beheren, kunnen bedrijven potentiële risico's tijdig identificeren en te lijf gaan. Een geavanceerd contractmanagementsysteem biedt inzicht in cruciale contracttermijnen en verplichtingen, waardoor tijdige actie kan worden ondernomen om risico's te minimaliseren.

Compliance

Ook de naleving van wet- en regelgeving is bij contractmanagement van hoogst belang. Een contractmanagementsysteem helpt bedrijven om contracten te beheren in overeenstemming met geldende wetten en interne beleidslijnen, waardoor juridische problemen en eventuele boetes worden voorkomen. Bovendien ondersteunt contractmanagementsoftware bij het bijhouden van wijzigingen in regelgeving en het aanpassen van contracten om aan nieuwe eisen te voldoen.

Automatisering

Moderne contractmanagementtools maken het mogelijk om repetitieve taken te automatiseren, zoals het verzenden van herinneringen voor vervaldatums of het opstellen van standaardcontracten. Automatisering verhoogt de efficiëntie, vermindert de kans op menselijke fouten en stelt medewerkers in staat zich te concentreren op strategische activiteiten. Bovendien kunnen geautomatiseerde workflows zorgen voor een consistente naleving van interne processen en goedkeuringsprocedures.

LEESTIP: Contractmanagement automatiseren? Volg deze 5 stappen

💡Best practices contractmanagement

Bij Prénatal hadden de diverse teammanagers lange tijd zelf de regie over de servicecontracten die zij afsloten. Men sloeg ze vanuit de mail ergens op hun computer op en keek er verder niet meer naar om. Met een chaos aan gefragmenteerde en onvolledige documentatie tot gevolg.

Dat moest anders, vond Compliance en Legal Officer Hanneke Ballegooij. Sinds eind 2023 werkt het bedrijf daarom met Easy1 Contract en Stiply, waarbij alle nieuwe servicecontracten volgens een vaste procedure worden gecontroleerd, getekend én opgeslagen.

Lees hier het hele verhaal van Prénatal >>

Contractmanagement in Excel of specialistische software?

Veel organisaties beheren hun contracten nog in Excel. Ook staalverwerker ROTO managede contracten jarenlang in Excel. CFO Tom van Lindert vertelt: "Contracten werden her en der bewaard; in een mapje op het bureaublad, op SharePoint of zelfs in de mail. Hierbij was het vaak onduidelijk wie er precies verantwoordelijk was en met wie informatie gedeeld moest worden. Soms waren er wel 10 personen betrokken bij een contract. Hoe meer mensen er betrokken zijn, hoe lastiger het overzicht.” 

Overzicht en inzicht

“Het overzicht was, mede door het gebruik van Excel, soms onvolledig of gefragmenteerd. Door het inrichten van een contractmanagementsysteem wordt dit opgelost. Vooral vanuit managementperspectief is het verkrijgen van inzicht en overzicht belangrijk", aldus Tom.

Hij vervolgt: “Zo kom je bijvoorbeeld contracten tegen die min of meer automatisch blijven doorlopen, terwijl er misschien betere alternatieven zijn. Dat kan al veel geld besparen."

LEESTIP: Te weinig inzicht in je contracten? Voorkom dat ze automatisch aflopen of worden verlengd

Pro-actief beheer

Een ander belangrijk voordeel ligt in het pro-actievere beheer en de bewaking, vertelt Tom. “Door  gebruik te maken van automatische signaleringen op bijvoorbeeld de eind- of verlengingsdatum van een contract, zijn we in staat deze pro-actiever te beheren en bewaken. Dit geeft ons ook de mogelijkheid om opnieuw in onderhandeling te treden over een contract en zo wellicht gunstigere afspraken te maken.”

Kosten besparen

 “Een mooi extra voordeel is dat we door beter inzicht verrassende ontdekkingen doen op kostengebied. Denk aan inzicht in welke contracten wellicht niet meer nodig zijn of elkaar zelfs overlappen. Het biedt ook mogelijkheden om inkooponderhandelingen te voeren, omdat duidelijk wordt dat je meerdere contracten bij eenzelfde leverancier kunt onderbrengen, of omdat de contractdatum bijna afloopt en er ruimte is om in onderhandeling te treden over de voorwaarden.”

Hele hele interview met Tom van Lindert, CFO bij ROTO, lees je hier >>

Aan de slag met contractmanagement

Contractmanagement is van absolute meerwaarde en behelst meer dan alleen administratieve efficiëntie. Door gebruik te maken van een goed contractmanagementsysteem, kunnen bedrijven beter eventuele risico’s minimaliseren, efficiënter samenwerken en waardevolle inzichten opdoen.

Wil jij aan de slag met contractmanagement?

of Lees de brochure