Binnen sommige branches worden veel facturen verwerkt die betrekking hebben op een inkooporder. In dat geval is ordermatching iets om u in te verdiepen. De inkomende factuurverwerking is vaak al een tijdrovend proces, maar met het handmatig matchen van inkooporders met facturen bent u nog veel meer tijd kwijt. Het automatisch matchen van inkooporders met facturen zou u dan ook veel tijd en kosten kunnen schelen.

Wat is ordermatching?

Ordermatching wordt ook wel 2-, 3- of zelfs 4-way matching genoemd. Bij een 2-way match wordt een factuur gematcht met een inkooporder. De artikelen die zijn ingekocht komen overeen met hetgeen wordt gefactureerd. Bij 3-way matching worden inkomende facturen automatisch goedgekeurd indien ze overeenkomen met een inkooporder én een ontvangstbewijs.

Simpel gezegd begint het bij het digitaal vastleggen van een inkooporder, wordt vervolgens de ontvangst geregistreerd, en wanneer de factuur binnenkomt gaat de software op zoek naar een match. Is deze gemaakt, dan wordt de factuur betaalbaar gesteld. Is er geen match? Dan wordt de factuur geparkeerd of bij de verantwoordelijke persoon in circulatie gebracht voor controle en/of autorisatie.

Ordermatching; De voordelen

  • Verregaande procesoptimalisatie en tijdbesparing door automatische goedkeuring van facturen.
  • U geeft goedkeuring voorafgaand aan een bestelling, niet achteraf op basis van een factuur.
  • De controle van facturen wordt geautomatiseerd. U hoeft dus niet handmatig te checken of er een order aan de factuur is voorafgegaan en of de order daadwerkelijk is geleverd.
  • U hoeft zich alleen nog maar bezig te houden met uitzonderingen. Alleen als de factuur afwijkt van de bestelling en/of levering, en er dus geen match is, dient de factuur handmatig beoordeeld te worden.
  • Verschillende afdelingen worden ontlast. Afdeling Inkoop en Finance hoeven zich alleen nog maar te buigen over de facturen die niet matchen en over uitval.
  • Collega’s van de afdeling Inkoop of Ontvangst hoeven niet meer met een hele stapel papieren naar Finance, alles wordt in één centraal systeem beschikbaar gesteld.

Het proces van ordermatching

Matching vindt plaats op basis van uw inkooporder, de geregistreerde levering (meestal op basis van een pakbon) en de ontvangen factuur. Als deze match er daadwerkelijk is, wordt de ontvangen factuur automatisch goedgekeurd en betaalbaar gesteld.

Het proces van het automatisch verwerken en matchen van uw inkomende facturen kunnen we met onderstaand schema gemakkelijk toelichten:

 

 

 

 

 

 

Ordermatching; Stap voor stap

  1. Nadat de OCR software de data (incl. de inkoopnummers) van de factuur heeft afgelezen halen we de ontvangsten op vanuit uw ERP/financieel systeem. In het geval van een e-factuur wordt de data direct in Easy Invoice verwerkt en (indien mogelijk) gematcht.
  2. Onze ordermatching module zorgt voor het automatisch matchen van de order gerelateerde facturen. Op basis van het afgelezen ordernummer(s) worden de bijbehorende ontvangstregels opgehaald;
  3. De ontvangstinformatie en de factuurinformatie wordt met elkaar gematcht:
  4. Bij een positieve match worden de facturen, door gebruik te maken van een 3-way-match, direct aangeboden voor verwerking. Bij het matchen van facturen wordt rekening gehouden met inkooporders en ontvangsten en de bijbehorende aantallen, prijzen, eenheden, etc. Deze worden gebruikt om de geboekte inkoopfacturen zoveel mogelijk automatisch te matchen.
  5. Alle facturen die niet matchen en facturen zonder ordernummer (de zogenaamde uitzonderingen) worden apart gezet voor controle of bij de verantwoordelijke persoon in circulatie gebracht voor controle en/of autorisatie.
  6. Wordt de factuur alsnog goedgekeurd, dan wordt deze verder verwerkt.
  7. De gematchte en goedgekeurde facturen worden op basis van de onderliggende journaalpost betaalbaar gesteld in uw ERP / financieel systeem.

Niet order gerelateerde facturen worden volgens het normale procuratieschema verwerkt.

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!