Over hoe contracten een bedrijf ongemerkt véél geld kunnen kosten

contractbeheer

‘Het gros van de bedrijven gaat veel meer contracten aan dan men beseft, zeker in de organisaties waar ik regelmatig over de vloer kom. Zij produceren vaak concrete producten en hebben als gevolg daarvan veel contracten rondom de inkoop van producten en materialen.

Maar ook met zzp’ers die werkzaamheden voor ze uitvoeren. Voeg daar de, in élk bedrijf voorkomende contracten met schoonmaakdiensten, vaktijdschriften, een aantal Office 365-pakketten, gas, water licht, telefoonabonnementen, leasecontracten aan toe en de lijst is behoorlijk’, aldus Nicky Hendriks, Sales Executive bij Easy Systems.

Houd het helder

‘Kijk, een paar dagen na het afsluiten van een contract weet je nog precies welke afspraken er zijn gemaakt. Een maand later zakt die kennis al wat weg en na zo’n jaar of drie weet je écht niet meer wat er in het contract staat’, vervolgt Nicky. ‘Vervolgens worden facturen ‘gewoon’ afgetekend, omdat de bedragen ‘vorige maand ook zo waren’. Men weet écht wel dat dit iets is om een keer na te kijken, maar in de regel wordt er niet heel veel prioriteit aan gegeven.

En dat is jammer, omdat er zo ongemerkt geld wegvloeit omdat er niet meer over voorwaarden wordt onderhandeld, zoals bijvoorbeeld de prijs. En daarbij komt dat sommige contracten langdurig verlengd kunnen worden, zoals bijvoorbeeld een kostbaar huurcontract. Daar tegenover staan contracten die automatisch opgezegd worden. Ook die wil je in beeld hebben zodat je ze op tijd kunt verlengen. Doe je dat niet dan kunnen, bij nieuw afsluiten, de voorwaarden zomaar minder gunstig zijn, waardoor bijvoorbeeld de kosten hoger uitvallen.

En tot slot heb je die lange rij van contracten die eenvoudig afgesloten kunnen worden omdat ze lage kosten met zich meebrengen. Dit ligt op diverse plekken in de organisatie en zijn dus weinig inzichtelijk, terwijl al deze contracten opgeteld wél een hoog eindbedrag geven’, aldus Nicky.

Feest der herkenning

‘De bedrijven die ik spreek herkennen stuk voor stuk het probleem, maar geven aan dat er nog nooit iets onoverkomelijks is gebeurd doordat ze hun contractenflow niet in beeld hadden. Tótdat er wel een keer een contract met een flinke financiële verplichting doorloopt, met alle gevolgen van dien. Dán is men snel om, maar dan is het mosterd naar de maaltijd. Wanneer je tussentijds precies evalueert welke contracten er zijn, hoe de looptijd ervan is en wat de voorwaarden zijn, dan heb je overzicht.

Plan hier eenmalig vast moment voor in, bijvoorbeeld na de zomervakantie. Ons systeem geeft vervolgens notificaties, zodat men op tijd een melding krijgt om actie te ondernemen, zoals opzeggen, verlengen, etc. Zeker in grotere organisaties, waarbij contracten niet bij één persoon zijn ondergebracht, geeft dit veel transparantie, rust en overzicht. Alleen al omdat je, in de begrotingen die je maakt, rekening kunt houden met alle kosten die komen, van personeel tot pand en van leasecontract tot schoonmaak’, besluit Nicky.

Snel meer weten en direct rust creëren? Lees verder.

Gerelateerde content

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!