In welke kast bewaart u uw contracten?

contracten in archiefkast

‘Het is nagenoeg de allereerste vraag die ik stel wanneer ik bij een klant op bezoek ben. Vaak kijkt men elkaar een beetje vragend aan en wijst men wat vaagjes in de richting van een paar stalen archiefkasten. Wanneer ik vervolgens vraag wie verantwoordelijk is voor het beheer over die contracten dan wordt het vaak nogal stil. Dit is een mooie aanleiding om samen te kijken naar een betere inrichting van het proces rondom contractbeheer binnen een organisatie’, aldus Hajo Koster, Senior Accountmanager bij Easy Systems.

The magic touch

‘Wanneer men dan uiteindelijk, door inzet van onze oplossing Easy Contract, een compleet inzicht in en beheer over alle actieve én reeds verlopen contracten heeft, dan gaat er vaak een wereld voor het bedrijf open. Vanuit die module wordt immers automatisch gecontroleerd of de stilzwijgende verlenging van een contract al dichterbij komt. En dat is toch fijn als u bij nader inzien liever niet verlengen wil… Het moge duidelijk zijn: wanneer zo’n contract ergens in een papieren map zit dan komt zoiets never nooit bovendrijven. En van het maken van bewuste keuzes is dan al helemaal geen sprake. Daarnaast is het systeem bijvoorbeeld ook, ten behoeve van de financiële administratie, in staat om periodieke facturen te matchen. Als het bedrag klopt vindt er automatisch betaling plaats. Het zijn slechts enkele voorbeelden van de talloze mogelijkheden die onze module biedt’, vervolgt Hajo.

Struisvogels komen niet ver

‘Niet zelden komen bedrijven met tegenwerpingen en het grappige is dat deze nagenoeg allemaal gelijk zijn. De meest gehoorde opmerking is dat dit systeem bij hen écht niet werkt omdat zij zoveel verschillende soorten contracten hebben. Wel, laat ons systeem nu juist dáárvoor gemaakt zijn’, besluit Hajo. ‘Kijk, de wereld waarin we leven is nu eenmaal hartstikke digitaal en er zijn mijn inziens twee keuzes: óf je gaat mee in de wereld anno nu en je digitaliseert en automatiseert het contractbeheer óf je blijft zoeken in archiefkasten waardoor de realiteit van vandaag de dag je binnen no time inhaalt…’

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!