Case Study Pont Packaging – Easy Expense

“Unieke kans om zó mee te kunnen denken”

Pont Packaging is onderdeel van de Pont Europe Group, een Europese leverancier van glazen en plastic potten en flessen. Het bedrijf is in 1906 in Amsterdam begonnen en heeft tegenwoordig 140 mensen in dienst verdeeld over 13 kantoren en 7 magazijnen. Pont voorziet in de verpakkingsbehoeften van de markten voeding & drank, chemicaliën, voedingssupplementen, farmaceutische producten, persoonlijke- en dierverzorging.

De overstap

Pont Packaging heeft een snelle groei doorgemaakt. Eén van de gevolgen hiervan is dat er veel meer werkgerelateerd gereisd wordt. “Wij maken al 1,5 jaar lang gebruik van de  factuurverwerkingssoftware Easy Invoice. Hierdoor is het heel gewoon geworden om op elk moment van de dag, waar ik ook ben, informatie beschikbaar te hebben. Deze behoefte geldt ook voor de onkosten en creditcard uitgaven van onze medewerkers. Op jaarbasis worden er hoge kosten gemaakt voor alle reizen, dus inzicht hierin is van groot belang.”

DOWNLOAD CASE STUDY

“Iedereen wordt blij van het verminderen van de administratieve lasten. Voor ons is interne tijds- en kostenbesparing dan ook erg belangrijk. Maar zeker niet minder belangrijk is duurzaamheid. Reizen is noodzakelijk maar is vervuilend. Niet meer printen, kopiëren en het versturen per post van declaraties is maar een kleine bijdrage, maar wel een verbetering.” aldus Thøre Gericke, Controller Pont Packaging.

Passende oplossing

Gericke vervolgt: “In 2017 zijn we gestart met de implementatie van de software voor het digitaal verwerken van facturen en contracten middels Easy Invoice en Easy Contract. Eén van de selectiecriteria was dat we ook ondersteund zouden worden bij het digitaliseren van ons declaratieproces. Easy Systems stak hiermee met kop en schouders boven de rest uit.

De papieren verwerking van alle onkostendeclaraties bracht een grote hoeveelheid handmatig werk met zich mee, zowel voor de declarant als voor de financiële administratie. Excel formulieren invullen, bonnen uitzoeken en vastnieten, routes printen en toevoegen en vervolgens de gehele declaratie laten goedkeuren door de manager. Zeker voor medewerkers in het buitenland was dit erg omslachtig, aangezien alles per post verstuurd moest worden. Na goedkeuring van de manager moest alles naar de financiële administratie, waar alles werd ingeboekt op regelniveau vanwege de verschillende kostensoorten en BTW. Tot slot ging het nog naar de financieel directeur ter autorisatie en pas dan was het klaar voor betaling.
Voor de creditcard declaraties was het proces nagenoeg hetzelfde. Behalve dat we hier ook nog eens moesten wachten tot het einde van de maand wanneer de overzichten door de creditcardmaatschappij beschikbaar werden gesteld. Hierdoor loop je dus altijd een maand achter de feiten aan.

Onze verwachting van Easy Expense was dat we dit omslachtige proces efficiënter in zouden kunnen richten. Het belangrijkste winstpunt dat we wilden behalen was tijdsbesparing. Door sneller en eenvoudiger invoeren, door het digitaal indienen waardoor de declaratie direct bij de desbetreffende manager ter goedkeuring wordt aangeboden en door het automatisch matchen van de maandelijkse creditcard afschriften met de bijbehorende declaraties.”

Unieke kans

“Toen wij dit project bespraken met Easy Systems vertelden ze over hun intentie om de bestaande oplossing voor declaratieverwerking compleet te vernieuwen. Ze vroegen of wij daarin mee wilden werken als test-partner. Buiten dat dit natuurlijk gewoon leuk is om te doen, gaf dit ons de unieke mogelijkheid om al onze wensen naar voren te brengen en te proberen dit in de software te verwerken.”

Verder kijken dan eigen wensen

“Het bleek een zeer fijne samenwerking, zoals we van Easy Systems gewend zijn. Open communicatie, ook als het even tegen zit. Er zijn best wat uitdagingen geweest. Je denkt van te voren ‘hoe moeilijk is het declaratieproces nu eigenlijk’. Totdat je alle details en keuzes vast gaat leggen waarbij je er rekening mee moet houden dat het ook bij overige organisaties in de markt past en niet alleen bij ons.”

“Ook technisch komt er veel bij kijken. Je verwacht dat het klaar is als je een test positief hebt afgerond, maar er zijn zoveel telefoons, besturingssystemen en internetplatformen waar rekening mee gehouden moet worden. Ik had geen idee van wat dit allemaal met zich mee zou brengen. Het nadeel is dat dit gewoon tijd kost, terwijl al vrij snel de mogelijkheden en voordelen duidelijk worden. Je moet dan toch wel even geduld hebben en het belang van kwaliteit ten opzichte van snelheid goed voor ogen houden.”

Deels live

De onkostendeclaraties worden inmiddels verwerkt met de nieuwe oplossing. Gericke: “De eerste reacties waren positief. De opzet en functionaliteit van de software is heel vanzelfsprekend. Snelheid is het eerste wat opvalt. Declaraties vanuit het buitenland zijn veel sneller binnen, goedgekeurd en verwerkt in de administratie. Waar we voorheen een maand achterliepen gaat de verwerking nu binnen een paar dagen. Goedkoper is het ook, want voorheen werden de declaraties per post verstuurd vanuit het buitenland. Nooit meer terug naar de gevouwen en vastgeniette bonnen die daardoor niet te lezen zijn.

Kortom, het zorgt voor een efficiënt proces waarbij de kosten juist en tijdig vastliggen. Dat is een grote stap voorwaarts. We kijken enorm uit naar het moment dat ook de creditcard functionaliteit live gaat.”

“Dit is waar je het voor doet”

Product owner Easy Systems: “Het afgelopen jaar met Pont Packaging was een gezamenlijke ontdekkingsreis. Een totaal nieuwe applicatie neerzetten is een hele uitdaging en vraagt om geduld. Maar het resultaat mag er wezen. Als team van product owner en developers die hard aan de applicatie hebben gewerkt, is het dan super om te horen dat de applicatie meer dan voldoet aan de verwachtingen. Dat is waar je het uiteindelijk allemaal voor doet.”

“De sleutel tot succes is de energie die Pont Packaging in dit project heeft gestoken. Zonder constructieve feedback en het meedenken in de oplossing, hadden we nu niet op dit punt gestaan.”

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!