Case Study DZAP - Accountview

Kwaliteitsverbetering administratieve processen

DZAP ontwerpt en realiseert aansprekende, soms spraakmakende kantoorinte-rieurs voor kantoorgebruikers. Dagelijks wordt er gewerkt aan projecten die erg kunnen verschillen, zowel in grootte als in type opdrachtgever. In toenemende mate werkt DZAP ook voor gebouweigenaren om hun gedateerde vastgoed weer eigentijds te maken en nieuw leven in te blazen.

Download PDF

De overstap naar digitaal werken

DZAP streeft continu naar kwaliteitsverbetering, zowel intern als extern. Het digitaliseren van interne processen, waaronder de administratie en interne goedkeuringsprocedures, is hier een voorbeeld van. Zowel qua betrouwbaarheid (consistentie), tijd, papierverbruik en verbetering in de interne workflow zag DZAP kans om verbeteringen door te voeren.

Kim de Jager, Office Assistant bij DZAP, vertelt: “Voorheen werden onze facturen na ontvangst handmatig ingeboekt, intern op papier verspreid en door de betrokken afdelingen goedgekeurd. Deze manier van werken kostte veel tijd en het was nauwelijks zichtbaar waar facturen bleven hangen in de workflow. Met het digitaliseren van het factuurverwerkingsproces is veel informatie inzichtelijk en beschikbaar gemaakt voor de betrokken medewerkers.”

De keuze voor Easy Systems

Easy Systems heeft een aantal partners, waaronder Konica Minolta. DZAP is door hun relatie met Konica Minolta in contact gebracht met Easy Systems. Kim: “We hebben ook andere leveranciers uitgenodigd om hun product te tonen. We hadden echter direct een goed gevoel bij de oplossing van Easy Systems. Na de eerste kennismaking zijn wij referenties gaan opvragen bij bedrijven die ook gebruik maken van de Easy Systems software i.c.m. AccountView.”

De drie door ons benaderde referentie bedrijven waren unaniem heel erg enthousiast over het product, het implementatie traject en de dienstverlening van Easy Systems. Tevens hadden wij sterk het gevoel dat er aan onze specifieke wensen (verschillende documenttypen, automatische factuurcirculatie, enz.) kon worden voldaan. Daarna was de keuze snel gemaakt.

Beoogde resultaten

De beoogde resultaten voor DZAP waren heel helder. Zo wilden ze graag drie administratieve processen binnen de organisatie digitaliseren; inkoopfacturen, verkoopfacturen en urenverantwoordingen. “Het laatstgenoemde proces betrof een specifieke behoefte van DZAP. Easy Systems zag hierin direct een kans om hun flexibele oplossing nog breder in te zetten.”

Voordat DZAP in zee ging met Easy Systems is eerst onderzocht of de wensen technisch haalbaar waren, zodat er geen onrealistische verwachtingen werden gecreëerd. Gelukkig kon aan alle wensen worden voldaan. DZAP wilde graag een aantal handelingen/werkwijzen uit het oude proces handhaven. Dit ging o.a. om;

  • Controle van betaalbestanden;
  • Koppelen van opdrachtbonnen aan inkoopfacturen (als bijlage);
  • De wens om alle fysieke documenten/facturen te vernietigen;
  • AccountView leidend houden in het proces van alle masterdata van crediteuren;
  • Het, op basis van regelsjablonen, automatisch genereren van boekingsvoorstellen in Easy Invoice, waar nodig aangevuld met voorstelcodering op basis van de stamgegevens van de crediteur in AccountView;
  • Automatische factuurcirculatie met behulp van Easy Flow op basis van meerdere criteria, factuurregels en factuurtype.

“Dit is allemaal naar wens opgelost en ingericht”, aldus Kim.

Verloop van het project

Kim vertelt verder: “Het project is heel soepel verlopen. Wij vonden het lastig om vooraf in te schatten wat er van ons werd verwacht hoe de oplossing er precies voor ons uit ging zien.

Tijdens de realisatie- en testfase hebben we nauw samengewerkt en werd de software continue gefinetuned. Precies zoals vooraf beschreven in het DZAP workflow document. We waren blij verrast dat de consultant telkens weer onze wensen (aanpassingen) kon realiseren.

“We hebben het project in drie stukken geknipt; inkoopfacturen, verkoopfacturen en urenverantwoordingen, hierdoor bleef het voor ons (en Easy Systems) overzichtelijk. We wisten namelijk dat als het proces van de inkoopfacturatie eenmaal liep, dat de andere administratieve processen ook goed zouden komen.”

Behaalde resultaten

“Met het digitaliseren is veel administratieve informatie inzichtelijk gemaakt. Betrokken medewerkers hebben veel meer inzicht gekregen in het proces en de informatie is makkeljjk in te zien. Hierdoor kunnen onze relaties (opdrachtgevers en leveranciers) beter, sneller en betrouwbaarder worden geïnformeerd.”

De samenwerking met Easy Systems

DZAP is het gewend om haar projecten samen met opdrachtgevers te doorlopen en voltooien. “Deze manier van samenwerken zagen wij ook terug in de samenwerking met Easy Systems. De kennis van de consultant (en het team achter hem) was uitstekend. Er werd moeite gedaan om onze processen te doorgronden en dit in te richten in de uiteindelijke oplossing.” “Op basis van onze positieve ervaringen, zouden wij een dergelijk traject met Easy Systems van harte aanraden bij andere organisaties.”

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!