Case Study Kwik-Fit - Microsoft Dynamics AX

Factuurverwerking  gekoppeld aan Microsoft Dynamics AX

Kwik-Fit is de grootste autoservice keten van Europa en levert en monteert banden, accu’s, uitlaten, remmen en schokdempers. Daarnaast verzorgen ze grote onderhoudsbeurten, airco- en glasservice. Kwik-Fit is het grootste door het RDW erkende APK-keuringsstation van Nederland.

Download PDF

De overstap

Behalve retail was Kwik-Fit ook actief in Warehousing. “Onze eigen groothandel leverde aan de Kwik-Fit filialen. Eind 2015 zijn wij begonnen met een reorganisatie en is de groothandel gefaseerd overgegaan naar een externe partij. Kwik-Fit ging, mede door deze overgang, op zoek naar een oplossing die hen kon helpen met het efficiënter inrichten van de facturenstroom en daarmee een efficiëntere verwerking van de inkomende facturen. Ook moest de oplossing voorzien in een verbeterde workflow voor de indirecte kosten. Ewoud Rozendaal, Hoofd Financiële Administratie bij Kwik-Fit, verteld: “Het grootste deel van de facturen verwerkten wij al digitaal, maar toch werd nog altijd een groot deel handmatig ingevoerd. Daarnaast was het altijd al onze wens om voor de indirecte kosten een modernere workflow in gebruik te nemen”.

Passende oplossing

Rozendaal vervolgt: “Na een aantal aanbieders te hebben gesproken werd het al snel duidelijk dat Easy Systems degene was die het beste bij ons past. Tijdens de eerste gesprekken bleek dat Easy Systems goed naar onze wensen had geluisterd en kwam met een (betaalbare) oplossing specifiek voor onze situatie.”

Volgens planning

Vooraf is samen met Kwik-Fit een planning opgesteld. Hierbij zijn de verschillende fases tot en met de ‘go live’ benoemd en ingepland.

Het project is voortvarend verlopen. De (strakke) planning is nagenoeg gehaald. Livegang slechts één week na de eerst geplande datum. Er waren korte lijnen met de consultant van Easy Systems en er was sprake van een echte ‘hands-on’ mentaliteit. Op advies van Easy Systems hebben wij veel tijd gestoken in het voortraject (updaten stamdata, communicatie naar leveranciers en interne stakeholders). De voordelen daarvan waren duidelijk merkbaar.

Probleemloos verwerken

De beoogde resultaten zijn meer dan behaald. “Binnen een maand hebben wij de eerste 10.000 facturen probleemloos kunnen verwerken! De verwerkingstijd is flink afgenomen en de nieuwe workflow is met recht een succes te noemen. Wij zijn nu nog meer in staat om onze leveranciers tijdig te betalen en onze verplichtingen hebben we scherp in beeld.“

Erg tevreden

De heer Rozendaal is erg tevreden over de samenwerking met Easy Systems. Kwik-Fit was op zoek naar een partner die met hen mee kon denken en heeft dit in Easy Systems gevonden: “Onze ervaring is dat Easy Systems goed naar de wensen van de klant luistert en de verschillende ‘uitdagingen’ op een pragmatische manier te lijf gaat.”

“Wij raden het iedereen aan”

“Wij raden iedereen aan die een dergelijk traject in gaat om Easy Systems uit te nodigen. Wij vinden dat er sprake is van een uitstekende prijs/kwaliteitsverhouding.Daarnaast worden de projecten door een team van kundige en professionele medewerkers uitgevoerd.”

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!