Case Study Vandersterre - Unit4 AW en Reflex

Veel efficiëntere verwerking van facturen

Vandersterre  is een groothandel, merkenleverancier, exporteur, dienstverlener en verpakker van Hollandse kaasspecialiteiten; van merkkazen waaronder internationale merken als Prima Donna en Landana kaas, maar ook Goudse jong tot en met oud in verschillende gewichten en modellen, kazen met minder vet, regionale kazen, geitenkazen, schapenkazen en échte boerenkaas.

Download PDF

Vermarkten van hoogwaardige kaas

Bij Vandersterre werken ongeveer 275 FTE in diverse vestigingen, waaronder Bodegraven, Grootebroek en Meerkerk. Het succes van Vandersterre is te danken aan creativiteit en innovatief- en onderscheidend vermogen met betrekking tot het produceren, veredelen (opleggen en rijpen), verpakken en vermarkten van kwalitatief hoogwaardige kaas. “We zijn als bedrijf altijd op zoek naar oplossingen om te innoveren en de processen te optimaliseren. Bijvoorbeeld door de introductie van nieuwe verpakkingsvormen, merken en formules en door procesverbetering te realiseren om dubbel werk te voorkomen”, zegt Richard van der Lingen, Manager Finance bij Vandersterre.

De stap naar automatisering

Voorheen werden digitale facturen uitgeprint. Er werd van de binnengekomen facturen een kopie gemaakt en de kopie werd bewaard op de boekhouding. Het origineel ging de organisatie in naar de accordeurs. Wanneer het origineel getekend terugkwam werd de kopie weggegooid. Op de factuur werd vervolgens een boekstempel gezet en de boekstempel werd handmatig ingevuld. Hetgeen wat op de boekingsstempel stond werd daarna ingeboekt in het boekhoudpakket.

De factuur werd na het inboeken en betalen opgeborgen in ordners. Richard: “Het bovenstaande proces was tijdrovend en bovendien foutgevoelig. Daarnaast kwam het nog geregeld voor dat een accordeur een factuur opvraagt bij de boekhouding en deze opgezocht moest worden in de ordners.”

De keuze voor Easy Systems

Vandersterre was op zoek naar een oplossing wat flexibel is in het implementeren van onze wensen en een bestaande koppeling heeft met het boekhoudpakket Unit4 Agresso Wholesale en tevens kon koppelen met Reflex. Door gebruik te maken van de oplossingen van Easy Systems, wordt meer inzicht in inkomende facturen en factuurbedragen verkregen, en kunnen accordeurs makkelijker facturen terugzien.

“Het project is naar volle tevredenheid verlopen,” aldus Richard. “Alles is precies volgens planning uitgevoerd en we konden op de vooraf afgesproken datum live gaan zonder noemenswaardige problemen. Wel zijn er na de livegang nog de nodige finetuningspunten naar voren gekomen. Deze werden snel en vakkundig opgelost.” Uiteindelijk valt en staat de implementatie met het goed testen voor de livegang. Door zoveel mogelijk punten vooraf op te lossen belast je de uiteindelijke gebruikers niet met knelpunten waardoor ze geen klagen hebben over het pakket.

De samenwerking met Easy Systems ervaar ik van begin af aan als prettig en professioneel. Onze wensen zijn naar tevredenheid geïmplementeerd en er wordt goed meegedacht. Het is goed om te zien dat de organisatie zelf ook doorontwikkeld en er meer oplossingen mogelijk zijn zoals voor contracten wat wellicht ook interessant voor ons kan zijn.

Werken met automatisering

Nu de oplossingen voor geautomatiseerde factuurverwerking live zijn, kan er veel efficiënter worden gewerkt. Facturen hoeven niet langer te worden gekopieerd en in postbakjes de organisatie rond te gaan. Daarnaast is er nu veel meer inzicht in waar een factuur zich bevindt en of bijvoorbeeld de vervaldatum in gevaar dreigt te komen.

Bovendien is er nu ook meer inzicht in de kosten, zelfs wanneer de factuur nog niet definitief is geboekt in het boekhoudpakket. Richard: “Doordat alles gelogd wordt kunnen we altijd terugkijken of er een notitie aan een factuur is toegevoegd en of een factuur bijvoorbeeld structureel te lang op een afdeling ligt voordat deze opgepakt wordt. De accordeurs kunnen de facturen welke ze in het verleden hebben geaccordeerd terugzien in hun eigen archief waardoor ze de afdeling boekhouding hier niet meer mee hoeven te belasten. Ik hoor louter positieve verhalen uit de organisatie, zowel van collega’s van financiën als de accordeurs van overige afdelingen.”

Purchase to pay automatisering, ook iets voor u?

Laat u adviseren!