Case Study

Verum
E-Facturatie 

"De kans op fouten minimaliseren en de snelheid van werken verhogen"

Download case study

Verum ondersteunt elektronische facturatie

Verum, dé partner voor organisaties in de maakindustrie, adviseert haar deelnemers op het gebied van inkoop- en contractmanagement. Daarbij streven zij ernaar een voortrekkersrol in te nemen als het gaat om innovatie en digitalisering. Een mooi voorbeeld hiervan is de samenwerking met Easy Systems, specialist op het gebied van e-facturatie. Gezamenlijk bieden zij een innovatieve oplossing omtrent het versturen en verwerken van facturen. Een oplossing die de deelnemers van Verum veel tijd scheelt, de kans op fouten minimaliseert en het proces optimaliseert.

Kort uitgelegd zou je Verum kunnen omschrijven als een inkooppartij die níet zelf inkoopt. Dit werkt als volgt: Een deelnemer van Verum bestelt zijn goederen bij een bij Verum aangesloten contractleverancier. Deze leverancier levert de goederen direct aan de deelnemer, maar stuurt de factuur naar Verum. Verum draagt vervolgens zorg voor een snelle betaling aan de leverancier en de deelnemer ontvangt weer een factuur van Verum, waarbij men 60 tot 70 dagen de tijd heeft deze te betalen. Een win-win voor iedereen dus!

Innovatie en digitalisering

We spreken met Edward Groot, Directeur van Verum: “Als partner en adviseur voor haar deelnemers streeft Verum ernaar om een voortrekkersrol te vervullen. Dit doen wij, onder andere, op het gebied van innovatie en digitalisering. Hierbij zetten we ons in om diverse processen binnen de bedrijfsvoering van onze deelnemers, én tussen onszelf en onze deelnemers, te optimaliseren en hen zo te helpen tijd en kosten te besparen.” Eén van de processen die Verum onlangs geoptimaliseerd heeft is het facturatieproces.

verum 300

E-facturatie via PEPPOL is een slimme en toekomstbestendige stap waar onze deelnemers veel voordeel mee kunnen behalen.

Edward Groot, directeur van Verum

 

Van digitale naar elektronische facturatie

Verum stuurt de facturen die zij ontvangen van aangesloten contractleveranciers door naar hun deelnemers. Zo ontvangt Stinis (één van de deelnemers van Verum) een flink aantal facturen op jaarbasis van Verum. “Stinis wilde af van het proces waarbij pdf facturen gescand, herkend en vervolgens verwerkt moeten worden door OCR software”, licht Edward toe. “Ondanks dat OCR software een mooie stap voorwaarts is ten opzichte van het handmatig ‘inkloppen’ van facturen, is er ook bij dit proces vaak nog handwerk nodig en is het een extra stap die toegevoegd moet worden in een proces waar dat eigenlijk niet nodig is.”

Edward vertelt verder: “Als reactie op de vraag van Stinis heeft Verum de overstap gemaakt van het versturen van pdf facturen naar het versturen van e-facturen via het PEPPOL netwerk.” Stinis maakt gebruik van de factuurverwerkingssoftware Easy Invoice voor het verwerken van de inkomende facturen. Deze software is ‘PEPPOL compatible’. Dit wil zeggen dat de software in staat is om elektronische facturen vanuit het PEPPOL netwerk op te halen en direct te verwerken, zonder tussenkomst van OCR software.

Wat is een PEPPOL factuur?

Een PEPPOL factuur is een gestructureerd elektronisch databestand, opgebouwd volgens een bepaalde standaard. Omdat de factuur is opgebouwd uit data, en niet zoals bij een pdf een plaatje is wat moet worden afgelezen, kan deze direct en zonder tussenkomst van OCR software door uw workflow of ERP/financieel systeem worden uitgelezen en verwerkt.

De overstap van pdf naar e-facturen scheelt niet alleen veel tijd, maar minimaliseert ook de kans op fouten en maakt het proces eenvoudiger. Daarnaast worden er kosten bespaard doordat er geen OCR software meer nodig is én doordat er minder tijd besteed hoeft te worden aan uitgevallen facturen.

De voordelen van e-facturatie via PEPPOL

“We hebben de overstap naar e-factureren niet alleen gemaakt omdat een deelnemer daarom vroeg. Naast dat wij service en advies aan onze deelnemers hoog in het vaandel hebben staan, geloven we ook simpelweg dat e-facturatie via PEPPOL een slimme en toekomstbestendige stap is waar onze deelnemers veel voordeel mee kunnen behalen”, stelt Edward.

De voordelen zijn op te splitsen in het ontvangen (en eventueel ook versturen) van e-facturen in het algemeen en e-facturatie middels het PEPPOL netwerk.

De voordelen van E-facturatie

  • Een e-factuur kan direct, zonder extra handmatige handelingen, volledig automatisch in uw software ingelezen en verwerkt worden. Geen scan- en herken oplossing (OCR) meer nodig.
  • Foutloos proces; op een e-factuur staat data, gemaakt voor verwerking door systemen. Dit kan niet verkeerd geïnterpreteerd of afgelezen worden.
  • Snel en efficiënt proces; de informatie die op de factuur staat wordt direct overgenomen in uw systeem, wordt sneller gematcht en kan, zonder enige handmatige tussenkomst, de verdere verwerking in.
  • Geen print- en papierkosten meer en besparing op archiefruimte en -kosten.

Met de mogelijkheid om onze facturen voortaan als e-factuur te versturen, helpen wij onze deelnemers het facturatieproces te optimaliseren.

De voordelen van PEPPOL

  • Veiligheid; facturen via PEPPOL worden versleuteld verzonden en kunnen dus niet onderweg onderschept en aangepast worden.
  • Authenticiteit; dankzij registratie op basis van unieke identificatienummers (KvK, BTW of OIN nummer) is altijd bekend wie de afzender van de factuur is en krijgen spookfacturen geen kans.
  • Bereik; PEPPOL is een Europees initiatief volgens Europese standaarden. Het grote voordeel hiervan is dat gebruikers van PEPPOL door één aansluiting direct een zeer groot bereik hebben.
  • Voldoen aan wet- en regelgeving; met PEPPOL is veilig verkeer van data conform de AVG geheel afgedekt. Daarnaast wordt de audit-trail automatisch vastgelegd. Oftewel: de weg die de digitale factuur binnen het netwerk heeft afgelegd is waterdicht én controleerbaar. Ook voor belangrijke partijen als de accountant en Belastingdienst.

De meerwaarde voor Verum deelnemers

Met de investering om e-facturatie via PEPPOL mogelijk te maken voor haar deelnemers, geeft Verum invulling aan haar rol als adviesorgaan en een stukje digitalisering in de keten.

Edward vat samen: “Met de mogelijkheid om onze facturen voortaan als e-factuur te versturen, helpen wij onze deelnemers het facturatieproces te optimaliseren door, onder andere, de kans op fouten te minimaliseren en de snelheid van werken te verhogen. Daarnaast leidt het ook nog tot een mooie kostenbesparing. Een win-win situatie dus!”

Wilt u graag meer weten over de mogelijkheden met betrekking tot e-facturatie? Neem dan contact op met Easy Systems.

Gerelateerde content