Het declaratieproces digitaliseren, hoeveel bespaar je daar nou mee?
Deel 3 - Besparen op het verwerken van declaraties
Door het declaratieproces niet meer op papier te doen, maar te digitaliseren bespaar je tijd en kosten. Maar hoeveel kun je dan besparen? Het declaratieproces bestaat uit drie processtromen. Op alle drie die stromen valt te besparen. In een serie blogs bekijken we het proces vanuit de declarant, de manager/budgethouder en de financiële afdeling. In dit blog staat het proces van de financiële afdeling centraal: het verwerken van declaraties.
Declaratieverwerking, het proces vanuit Finance
Het is alweer bijna het einde van de maand. Diverse managers lopen deze week bij de afdeling Finance binnen met stapels declaraties die je als financieel manager verdeelt over het hele Finance-team. Als iedereen een stapel voor zijn of haar rekening neemt, dan is alles hopelijk verwerkt vóór de uitbetalingen gedaan worden. Alles wat niet op tijd ingevoerd is, gaat namelijk pas een maand later mee met de volgende uitbetaling.
Samen met je team zet je de schouders eronder. Per declaratie neem je alle gegevens over, je checkt de ingevulde kostenplaats en vult de codering in. Van alle creditcarduitgaven check je de aangeleverde bewijslast zodat je het in de administratie kunt verantwoorden. Voordat je de declaraties klaarzet voor betaling, doe je ten slotte nog een check op al die verschillende uitgaven, waarbij je er onder andere op let of er geen privé-uitgaven op dezelfde bon staan die ‘per ongeluk’ op de declaratie terecht gekomen zijn
Per declaratie kost dit gemiddeld 19 minuten.*
Digitaal declaraties verwerken
Het verschil tussen het papieren en het digitale declaratieproces is heel groot. Net als de managers die declaraties goedkeuren, ontvangt ook Finance nu verspreid over de maand declaraties. Geen grote bulk ineens meer.
Je krijgt ze ook niet meer in stapels op je bureau, maar overzichtelijk in dezelfde applicatie waarin ook alle facturen verwerkt worden. Elke declaratie wordt afgehandeld als factuur, waardoor alle kosten overzichtelijk bij elkaar staan. Declaraties krijgen een apart factuurtype mee, zodat je erop kunt filteren. En net als de andere facturen worden ook de declaraties volgens een procuratieschema afgehandeld, zodat altijd alle kosten door de juiste mensen worden goedgekeurd.
De declarant heeft al een kostensoort meegegeven om de bon financieel goed te verwerken. De kostensoorten zijn gekoppeld aan grootboekrekeningen, waardoor je weinig tot geen aanpassingen meer hoeft te doen. Bovendien maakt het niet uit of een bonnetje per ongeluk twee keer wordt gedeclareerd. De software houdt dat namelijk voor jou in de gaten.
Wat moet je nog wel doen? Een korte check, dat is het. Even nalopen of de kostensoort goed ingevuld is bijvoorbeeld. Per declaratie kost dit nu gemiddeld nog 1 minuut.**
Veel eerder in het proces inzicht in kosten
De tijdsbesparing die een digitaal proces met zich meebrengt is significant en dat op zichzelf is een hele goede reden om het proces te digitaliseren. Daarnaast zijn gebruiksgemak, minder frustratie bij alle betrokkenen, maar vooral direct inzicht in de kosten goede redenen. Dat inzicht heb je namelijk al zodra de declarant de declaratie indient, zelfs al is de declaratie nog niet goedgekeurd.
Hoeveel tijd kost je eigen declaratieproces?
Wie meegerekend heeft en de besparingen meetelt die je met indienen en goedkeuren kunt realiseren, heeft een goed beeld van de gemiddelde besparing in tijd. Beter nog, ga eens na in je eigen proces hoe lang de doorlooptijd is per deelproces. Vergeet hierin niet mee te nemen hoeveel tijd het kost als een declaratie bewerkt moet worden omdat het niet compleet was of niet correct was.
Declaratiemanagement is onderdeel van het purchase to pay proces. Benieuwd hoe dit hele proces van aankoopaanvraag tot betaling in zijn werk gaat en hoe je dit kunt automatiseren? Download dan onze whitepaper.
*Gebaseerd op online research en de ervaringen van onze klanten.
**Gebaseerd op de ervaringen van gebruikers van onze app.