Een hoogwaardige interface tussen je financiële-/ERP systeem en een purchase to pay oplossing biedt veel meerwaarde voor je procesautomatisering. Het zorgt ervoor dat je processen nog beter kunt automatiseren, het geeft rust, neemt werk uit handen en het scheelt kosten. Als de integratie bovendien van hoge kwaliteit is heb je geen zorgen of de gegevens wel op de juiste manier worden uitgewisseld en of alles up to date is.
Uitwisseling van gegevens volgens een gekozen planning én op afroep
Met een hoogwaardige integratie tussen beide systemen, is de informatie waar je mee werkt altijd up to date en voorkom je dat informatie twee keer moet worden ingevoerd. Zo kun je leveranciersinformatie uit je ERP-systeem eenvoudig synchroniseren met je purchase to pay software. Het biedt de mogelijkheid om voor alle gegevens of de status van elk proces apart in te stellen hoe vaak de koppeling synchroniseert. Stamgegevens worden bijvoorbeeld iedere nacht gesynchroniseerd. Inkooporders wil je vaker synchroniseren, bijvoorbeeld ieder uur of twee keer per dag. En wil je een keer het proces versnellen, dan kun je zelf aan de knoppen zitten en een synchronisatie starten. Zo behoud je altijd de controle.
Het belang van tweerichtingsverkeer
Een integratie heeft pas écht toegevoegde waarde, als de systemen in twee richtingen communiceren: de purchase to pay software geeft informatie aan het ERP systeem, maar vraagt ook om een reactie terug. Neem bijvoorbeeld een goedgekeurde factuur: de factuurverwerkingssoftware geeft op het moment van goedkeuren een signaal aan het ERP systeem en vraagt daarbij een reactie terug, namelijk de bevestiging van ontvangst van de statusupdate. Bijkomend voordeel is dat budgethouders geen dure ERP licenties nodig hebben om de status van een factuur te volgen, omdat je dit in kan zien in de factuurverwerkingssoftware. Met een hoogwaardige integratie bespaar je dus ook direct kosten.
De invloed van een hoogwaardige integratie op je purchase to pay proces
Om goed uit te leggen wat een hoogwaardige integratie in twee richtingen voor je purchase to pay proces kan betekenen, doorlopen we ter illustratie enkele mogelijke scenario’s.
Declaratiemanagement
Als je kijkt naar het proces van declaratieverwerking, worden – met behulp van een hoogwaardige integratie – declaraties gelijk gecodeerd door de declarant. De codering is daarmee al onderdeel van het indienen van de declaratie. De declaratietool haalt uit het ERP systeem informatie op zoals grootboekrekening, kostenplaats en projecten. Zonder een dergelijke integratie, moet de codering later plaatsvinden, doorgaans een taak die op de afdeling Finance terecht komt. Dat betekent veel overtypen van informatie uit de declaratieoplossing naar het ERP systeem ná de goedkeuring van de declaratie. Naast dat dit saai en foutgevoelig is, duurt het ook langer voordat een declaratie betaald kan worden.
Inkoopmanagement
De intern gemaakte afspraken over budgetten en preferred suppliers moeten nageleefd worden, anders raak je snel de grip op de uitgaven kwijt. Een hoogwaardige integratie tussen de inkoopoplossing en het ERP systeem bevordert naleving. Budgetten die afgesproken zijn worden opgehaald en geüpdatet met informatie over hoeveel van het totaal nog beschikbaar is. De inkoopoplossing haalt actuele informatie over de preferred suppliers op uit het ERP systeem, zodat inkopers hier eenvoudig een selectie uit kunnen maken.
Een inkoop resulteert in een factuur en een hoogwaardige integratie tussen alle systemen maakt bijvoorbeeld ook 5-way match mogelijk. Bij een 3-way match wordt de factuur gematcht aan de inkooporder en de ontvangstregistratie, de factuurverwerkingssoftware haalt deze informatie op uit de inkoopoplossing en het ERP systeem. Wil je dat uitbreiden naar een 4- of 5-way match, dan kun je bijvoorbeeld denken aan een kwaliteitskeurmerk en/of kwaliteitskenmerk als verplichting om de match te kunnen maken.
Factuurverwerking
Een hoogwaardige integratie neemt werk uit handen bij factuurverwerking. Zodra een factuur binnenkomt is deze zichtbaar in de factuurverwerkingssoftware, maar wordt bijvoorbeeld ook voorgeregistreerd in het ERP systeem met de juiste codering (grootboekrekening, kostenplaats, project) en met een betaalblokkade erop totdat de factuur is goedgekeurd. Hierdoor bevindt alle informatie zich altijd in de juiste systemen. Als je dan bijvoorbeeld de maandafsluiting gaat doen, dan hoef je geen gegevens uit meerdere systemen te halen. Wordt deze informatie niet uitgewisseld, dan zie je deze kosten pas zodra iemand de factuur boekt in het ERP systeem.
Maak gebruik van business logica uit het ERP systeem
Met behulp van stamdata kan een boekingsvoorstel gedaan worden waarin business logica uit het ERP systeem meegenomen wordt. Denk aan een grootboekrekening waar specifieke kostenplaatsen bij horen, zodat je niet weer de complete kostenplaatslijst voorgeschoteld hoeft te krijgen. Dergelijke logica valt misschien ook wel in te bouwen in een factuurverwerkingsoplossing, maar daar wil je je helemaal niet mee bezig houden als die logica al bestaat in jouw ERP systeem.
Goedkeuringsflow facturen
Bij de goedkeuringsflow van facturen neemt de factuurverwerkingssoftware het meeste werk op zich door te controleren of de factuur matcht met een inkooporder of contract. Als het ERP systeem gekoppeld is aan het warehouse systeem en inkomende goederen worden gescand, dan kan de factuurverwerkingssoftware controleren hoeveel er daadwerkelijk geleverd is en of dat overeenkomt met het aantal op de factuur. Een eventueel dispuut over een factuur kan de budgethouder dus altijd eenvoudig met feiten onderbouwen.
Wil je ook een hoogwaardige koppeling tussen jouw ERP systeem en een purchase to pay oplossing? Download onze factsheet.