Optimaliseer jouw factuurverwerking
Red je financiële afdeling van de papieren chaos met efficiënte, nauwkeurige en tijdige factuurverwerking. Met Easy Invoice, onze software voor factuurverwerking, automatiseert handmatig werk, elimineert papier en verkort de doorlooptijd, waardoor jouw financiële collega's toekomen aan de taken die écht waarde toevoegen.

Papieren facturen zijn verleden tijd
Al jouw facturen gemakkelijk en digitaal opgeslagen op één plek. Geen papieren facturen meer die kwijtraken en geen overvolle archiefkasten meer. Alles direct inzichtelijk met één klik op de muis.

Automatische factuurverwerking
Jouw facturen worden automatisch ingelezen en verwerkt, zonder onnodige handmatige handelingen. Wat overblijft is controle op de uitzonderingen.

Kostenbesparing
Verlaag de kosten per factuur, doordat gematchte facturen automatisch worden verwerkt en betaald. En profiteer van leverancierskortingen door vroegtijdige betaling van jouw facturen.
Geautomatiseerde factuurverwerking voor iedere organisatie
Het traditionele proces voor het verwerken van facturen is vaak tijdrovend en verloopt gecompliceerd. Het management heeft niet of nauwelijks inzicht in dit proces en doordat de gegevens op een factuur vaak minimaal twee keer worden ingevoerd is de kans op fouten groter. Dit kan efficiënter en dus goedkoper. Met Easy Invoice bieden wij een passende oplossing voor het automatiseren van jouw factuurverwerking.
Easy systems maakt het eenvoudig
Niet meer met stapels facturen rondsjouwen om ze bij de juiste budgethouder achter te laten op het bureau, maar eenvoudig – op basis van procuratieschema’s – snel en efficiënt bij de juiste persoon. Je hebt altijd inzicht in het factuurverwerking proces. Je weet precies welke factuur bij wie ter goedkeuring ligt en is de budgethouder ziek of op vakantie? Dan kan eenvoudig een vervanger ingesteld worden, zodat het proces niet hoeft te stagneren.
Easy Invoice heeft HEMIMEX 12 uur per week aan tijdsbesparing opgeleverd. Hiermee verdient de investering zich binnen 8 maanden terug.

Easy Invoice heeft de doorlooptijd van onze facturen van gemiddeld 1,5 week teruggebracht naar 1 tot 3 dagen.

Gezien de gerealiseerde tijdsbesparing kan de oplossing van Easy Systems zelfs voor kleine organisaties of met lagere factuuraantallen binnen een jaar terugverdiend worden.

Software Functionaliteiten
Easy Invoice stelt jou in staat om het integrale proces van factuurverwerking compleet te automatiseren. Dit kan van ontvangst tot aan betaalbaarstelling in uw financiële/ERP pakket, maar kan ook modulair worden aangeboden. De software is in staat om zowel de kosten als de orderfacturen geautomatiseerd te verwerken. Hierbij wordt Easy Invoice volledig geïntegreerd met uw financiële / ERP pakket.
Easy Invoice is zowel On-Premise als in de Cloud af te nemen.
Digitaal inzicht en overzicht en realtime inzicht in de factuurstatus
Het digitaliseren van de verwerking van al jouw inkomende facturen bespaart tijd, verhoogt de efficiëntie en vermindert de kans op fouten. Optimaliseer jouw proces door digitale controle, goedkeuring en betaling van de facturen volgens een vooraf vastgesteld procuratieschema.

Automatische 3-way match van inkooporder, levering en ontvangen factuur
Het handmatig matchen van inkooporders met facturen kost veel organisaties enorm veel tijd. Met de software van Easy Systems is dit verleden tijd. Bij 3-way matching worden inkomende facturen automatisch goedgekeurd indien ze overeenkomen met een inkooporder én een ontvangstbewijs. Stel vooraf vaste tolerantie niveaus in, zodat jij je alleen nog bezig hoeft te houden met de afwijkende facturen.

Voeg opmerkingen toe, verstuur ter controle of ter informatie
Het is mogelijk om een opmerking toe te voegen aan een factuur. Deze opmerking opent standaard wanneer de persoon aan wie de factuur intern gericht is de factuur opent. Daarnaast is het mogelijk een factuur ter informatie of te controle te versturen.

Waar of wanneer je maar wilt; inzicht in jouw facturenstroom met de mobile app voor invoices
Heb je veel facturen te verwerken, maar zit je niet altijd op je werkplek? Met de Easy Systems facturen app heb je altijd en overal toegang tot jouw facturen en kun je op elk moment van de dag gemakkelijk de ontvangen facturen bekijken, controleren of goedkeuren.

Geautomatiseerde factuurverwerking
Wat zijn de voordelen?
-
Realtime inzicht in de factuur status
Met Easy Invoice heeft het management altijd direct en real time inzicht in de facturenstroom en de nog openstaande facturen. Altijd actueel inzicht in de reeds betaalde en nog lopende verplichtingen. Hierdoor kun je het proces goed bewaken en heb je alle stambestanden centraal, binnen het financiële pakket.
-
Meer overzicht en controle
Door middel van automatische factuurherkenning worden alle velden in Easy Invoice ingevuld. Vervolgens kan de factuur digitaal gecontroleerd en goedgekeurd worden (workflow), waarna de financiële afdeling de factuur betaalbaar stelt en hij automatisch wordt doorgezet. Je weet altijd waar of bij wie een factuur zich bevindt en of deze reeds betaald is of niet.
-
Het reduceren van kosten
Door het automatiseren van de factuurverwerking kan hetzelfde werk vaak door minder personen en in minder tijd worden uitgevoerd. Zo bespaar je enerzijds op personeelskosten en anderzijds op het papierverbruik. Zo ben je ook nog eens milieuvriendelijk bezig!
-
Geen facturen meer die kwijtraken
Doordat je te allen tijde kunt inzien waar en bij wie een factuur zich bevindt, raken facturen nooit meer kwijt. Verantwoordelijken krijgen automatische herinneringen wanneer er nog facturen zijn die nog niet zijn gecontroleerd en/of goedgekeurd.
-
Tijdbesparing
De intelligente scanoplossing (OCR), gekoppeld aan Easy Invoice, leest digitale en zelfs papieren facturen automatisch in! Hier komen dus geen handmatige handelingen meer aan te pas.
-
Facturen eenvoudig terugvinden
In Easy Invoice heeft iedere gebruiker een persoonlijk digitaal archief waar hij/zij middels een zoekfunctie direct de gewenste factuur kan opvragen. Vind direct de factuur die je zoekt door het gebruik van zoekwoorden.
-
Minder gevoelig voor fouten
Door het proces te automatiseren en gebruik te maken van OCR (Optical Character Recognition) sofware worden het aantal fouten geminimaliseerd. De gegevens op de factuur worden automatisch gecontroleerd aan de hand van het overeenkomende crediteurennummer in de database. Geen onterechte en/of dubbele betalingen meer!
-
Archivering / ruimtebesparing
Iedere gebruiker bouwt automatisch een digitaal doorzoekbaar en persoonlijk archief op. Met dit digitale archief bespaar je ruimte, papier en vind je alles in een handomdraai terug.
-
Makkelijk te integreren
Easy Invoice is te integreren met alle financiële- en ordersystemen. Daarnaast is er een keuze uit een aantal standaard integratie templates. Ook een integratie met DMS is mogelijk. Daardoor kost het weinig moeite om het systeem in te zetten.
-
Automatische ordermatching
Easy Invoice biedt de mogelijkheid tot het automatisch matchen van inkooporders met facturen.