2 min read

Van digitale factuurverwerking naar geautomatiseerd purchase to pay proces

Featured Image

De stap van digitale factuurverwerking naar een geautomatiseerd purchase to pay proces kun je goed vergelijken met leren lopen. Je begint voorzichtig, rustig, een voet voor de ander. Langzaam uitbouwen. Totdat je niet meer valt en je rustig om je heen kan gaan kijken. Misschien kan het sneller? Met de blik naar voren gericht vraag je je af: Wat is mijn volgende stap?

Digitaal maar nog niet ideaal

Dat de eerste stap de moeilijkste is, is niet altijd waar. Als je van papieren naar digitale factuurverwerking wil overstappen is dat vaak zo geregeld. Bijvoorbeeld met een eenvoudige workflow in het ERP systeem, een OCR oplossing, of een simpele oplossing voor factuurverwerking. De inkoopfactuur die binnenkomt, moet je nu nog zelf uit je inbox halen en handmatig toevoegen aan die eenvoudige workflow. Vervolgens moet je hem matchen aan het juiste contract of inkoopordernummer en op de goede grootboekrekening boeken.
Je factuurverwerkingsproces is dus digitaal, maar nog niet geautomatiseerd. Dat is de volgende stap. Het doel van het automatiseren van je purchase to pay proces is dat je steeds minder inkoopaanvragen, facturen, declaraties en contracten hebt, die handmatig werk vereisen.

Geautomatiseerd purchase to pay proces neemt werk uit handen

Automatische factuurverwerking is alleen succesvol als alle stappen in het proces goed zijn ingericht. Waarbij je de inkoopfactuur kunt zien als een samenvatting van alle stappen daarvoor.

Als je dit goed wil inrichten moet je purchase to pay software in staat zijn om een 3-way match te maken. In gewoon Nederlands: een match tussen de inkooporder, de ontvangstregistratie en de factuur. Of denk aan maandelijks terugkerende facturen zoals die van een huurcontract, waarbij je voor de periode van een jaar elke maand hetzelfde bedrag betaalt, precies zoals afgesproken. Onnodig om dit elke maand opnieuw goed te keuren, toch? Wanneer je software de binnenkomende factuur kan matchen met het betaalschema van het contract, dan vindt de factuurverwerking hiervan automatisch plaats. Dit hoef je dus niet meer zelf te doen, mits er geen afwijkingen zijn natuurlijk. Het proces wordt nog weer beter als uitgaven vooraf geautoriseerd worden, of als declaraties makkelijk ingediend kunnen worden en als facturen verwerkt worden.

Finance is altijd in beweging. Toch blijven veel organisaties hangen in (beperkte) digitalisering. Dat is hartstikke zonde. Je blijft toch ook niet stilstaan als het licht op groen gaat? Nee, dat is het signaal om te gaan, om in beweging te komen. Dus kom in beweging en zet stappen om verder te komen dan alleen digitalisering. Automatiseren is een continu proces van verbeteren.

Future of Finance, meer data dan ooit

Door te digitaliseren én te automatiseren hou je meer tijd over voor andere zaken. Organisaties willen bijvoorbeeld vaker het verhaal achter de cijfers weten. Dit vraagt iets anders van je als finance professional. Langzaamaan verschuift de focus van rapportages maken over het verleden naar realtime rapporteren en zelfs het voorspellen van de toekomst. Niet met een glazen bol, maar met big data. Vroeger werden Excel-bestanden gebruikt om achteraf rapportages te maken, maar door de hoeveelheid data is handmatig rapporteren nu geen optie meer. Door te automatiseren heb je meer data tot je beschikking dan ooit. Door deze stroom aan informatie automatisch te verzamelen en inzichtelijk te maken met dashboarding kun je het verhaal achter de cijfers visueel maken. Zonder overzicht heb je namelijk ook geen inzicht. Met de data die je tot je beschikking hebt, kun je veel beter patronen herkennen, advies uitbrengen en continu bijsturen. Als blijkt dat bijvoorbeeld altijd facturen van een specifieke leverancier niet goed verwerkt kunnen worden, dan kun je hierop inzoomen en bijsturen. Zo krijgt Finance een meer strategische rol.

Automatiseren gaat niet vanzelf

Misschien klinkt het geschetste beeld hierboven als toekomstmuziek, maar als je goed luistert hoor je het geluid steeds meer aanzwellen. Kijk daarom eens kritisch naar je eigen factuurverwerkingsproces. Heb je het een beetje laten versloffen, net zoals die goede voornemens aan het begin van een nieuw jaar? Dat geeft niks, als je maar weer in beweging komt. Begin met het in kaart brengen van de huidige situatie en hoe bestaande processen zijn ingericht. Waar zit nog ruimte om te groeien?

Vind je het lastig om te bepalen waar je staat qua automatisering of welke stappen je kan zetten? Lees dan dit blog en kom er achter hoe volwassen jouw proces is.

Hans-blogs-287x300-4

 


Hans van der Kolk
Sales Manager
hvanderkolk@easysystems.nl

Hoe Finance de organisatie meer data-gedreven kan maken

Door verdere digitalisering en automatisering wordt de financiële afdeling steeds meer data-gedreven. Wat betekent dit voor het werk van de financieel professional? En hoe kan Finance de interne...

3 basisprincipes voor de moderne financiële organisatie

Dagelijks ben ik in contact met diverse organisaties die hun, vaak complexe, financiële processen willen optimaliseren. Hoewel dat het nodige advies op maat betekent, zie ik ook een gemene deler in...

3 tips voor Finance om duurzame klantrelaties op te bouwen

Hoe groot of klein uw bedrijf ook is, een goede relatie met uw klanten onderhouden is een van uw hoogste prioriteiten. Want het kost zoals we allemaal wel weten meer moeite om een nieuwe klant binnen...