Zo ziet de toekomst van Finance eruit

De wereld en daarmee ook het werk van de financieel professional is de afgelopen jaren aan het veranderen. Nieuwe digitale technologieën, de enorme hoeveelheid data die dit oplevert en nieuwe wet- en regelgeving veranderen de rol van Finance.

Voorheen was een financieel professional meer reactief en werd data vooral handmatig uit verschillende systemen gehaald en gebruikt om gebeurtenissen uit het verleden te analyseren. Nu is het meer dan ooit mogelijk om proactief te zijn, data te analyseren, te interpreteren en daar inzichten en acties voor de business uit te halen. Dat betekent dat de competenties van een financieel professional veranderen.

Door Anton Rademakers, CFO bij 4CEE

De oude financiële wereld

Traditioneel schreef Finance alle uitgaven- en inkomstenposten op in grootboeken. Facturen werden geprint en op papier doorgegeven aan personen van verschillende afdelingen binnen de organisatie, waardoor ze vaak kwijtraakten.

Sommige bedrijven maken nog steeds gebruik van een papieren proces voor factuurverwerking, maar dit gebeurt wel steeds minder. Daarna kwam er boekhoudsoftware en werden inkoopfacturen nog vaak overgetypt en met de hand ingeboekt. Je kunt je voorstellen dat hier nog wel eens typefouten in voorkomen, waardoor er wellicht te veel of juist te weinig wordt betaald.

Kortom: er zijn veel handmatige processen, wat niet alleen inefficiënt en tijdrovend maar ook foutgevoelig is.

Digitalisering van de financiële sector

Er zijn verschillende redenen waarom de wereld van Finance verandert. Neem de ontwikkeling van nieuwe digitale technologie. Robotic process automation (RPA) in combinatie met kunstmatige intelligentie (AI) zorgt er bijvoorbeeld voor dat handmatige, repeterende werkzaamheden geëlimineerd kunnen worden.

Dankzij technologie kunnen bijna alle inkoopfacturen automatisch worden geboekt, waardoor jij je daar niet meer mee bezig hoeft te houden. Een andere technologie, die kan helpen om fraude zoals spookfacturen eenvoudig op te sporen, is AI. Als een leverancier zijn rekeningnummer veranderd, dan is het de vraag of dit wel door de leverancier gedaan is en of het nieuwe rekeningnummer wel echt van de leverancier is. AI maakt inzichtelijk welke (opvallende) wijzigingen worden doorgevoerd, zodat jij of het getrainde AI-model dit kan controleren.

Een laatste noemenswaardige technologie is e-facturatie. Dit is cruciaal voor het purchase to pay proces want het bespaart tijd, het is veiliger en de factuur wordt sneller betaald. Deze nieuwe digitale technologieën hebben veel traditionele werkzaamheden overgenomen. Dat is mooi, omdat Finance hierdoor tijd overhoudt voor andere zaken.

Meer data

Dankzij digitale technologie heeft Finance bijvoorbeeld tijd om data binnen de organisatie te analyseren. Want met de komst van cloud, mobility, IoT, social en analytics neemt de dataproductie alleen maar toe. En daarmee ook de mogelijkheden binnen Finance.

Met behulp van een financieel dashboard en beschikbare data kijk je niet (alleen) terug, maar juist vooruit en kun je zaken gaan voorspellen met behulp van realtime, betrouwbare data. Hierdoor kun je inzoomen op de uitzonderingen om te zien wat er gebeurd is en nog beter advies uitbrengen.

Een corporate organisatie krijgt bijvoorbeeld per supermarkt inzicht in hoe vaak hun product X per week wordt verkocht en in hoeveel supermarkten het ligt. Als het in weinig supermarkten ligt, maar veel beter verkoopt dan product Y, dan is het advies om product X breder te distribueren. Of je ziet in de data dat prijzen voor een bepaalde grondstof blijven stijgen. Je kunt dan voorspellingen doen en bedenken wat dat voor jouw inkoopprijzen betekent en hoe je hierop kunt reageren.

Financiële wet- en regelgeving

Door de nieuwe technologie en de data die daaruit voortkomt, moet je ook rekening houden met wetgeving en compliancy.

Vaak komt er eerst een nieuwe technologie en daarna wordt er pas nagedacht hoe dit gereguleerd kan worden. Finance wordt – net als een externe wetgever – een soort interne compliancy auditor. Het is namelijk belangrijk dat de stappen in een proces gecontroleerd kunnen worden. Volgt iedereen binnen de organisatie het proces? En zo niet, waar zitten dan de risico’s?

De know your customer-wetgeving is tegenwoordig ook belangrijk. Hierbij vraag je je af: wie is mijn klant en met wie doet hij/zij zaken? Door een goed beeld te hebben van je klant, kun je erop toezien dat jouw klanten niet frauduleus handelen.

Maar denk ook aan Europese wetgeving voor het checken van iemands online identiteit (eDIAS) of Peppol, een Europees netwerk om veilig en snel elektronische documenten zoals e-facturen te delen.

Andere werkzaamheden: analyseren, inzichten bieden en voorspellen

Kortom: de rol van Finance verandert, door nieuwe technologieën die het werk van Finance efficiënter maken, door de enorme hoeveelheid data waaruit de financieel professional inzichten kan halen, en door wetgeving die dit helpt te reguleren. Financieel professionals – en eigenlijk mensen in het algemeen – zijn soms bang om mee te gaan in verandering. In dit geval zijn ze vaak bang dat ze zichzelf wellicht overbodig maken. De rol van Finance zal echter blijven bestaan, het werk zelf verandert.

Als je als financieel professional écht het verschil wil maken voor je organisatie, dan moet je buiten je eigen afdeling kijken en financiële cijfers combineren met cijfers van andere afdelingen. Door bijvoorbeeld verkoopcijfers van sales te combineren met inkoopcijfers kan de financiële afdeling verbanden leggen, betere voorspellingen doen en consequenties bepalen. Doe dit bij voorkeur met behulp van volledig geautomatiseerde (realtime) datastromen, zodat inzichten efficiënt en snel gecommuniceerd kunnen worden naar de business. Ook kan Finance meer nadenken over de invloed van gebeurtenis X op de organisatie en hoe je daarop kunt inspelen (what if-analyses). Wat gebeurt er bijvoorbeeld met je organisatie als de inflatie 10% is? Welke onderdelen worden dan hard geraakt? En hoe kun je daarop inspelen zodat de impact minder groot is?

Door datastromen te analyseren, deze te interpreteren en daar inzichten en acties voor de business uit te halen, bied je een single version of the truth en kloppen andere afdelingen bij jou aan voor inzichten. Je biedt meerwaarde door niet alleen te beschrijven wat er gebeurt, maar ook de consequentie(s) te benoemen en acties voor te stellen. De financieel professional moet snel kunnen ingrijpen, bijsturen en verandering aanjagen. Dit kan met behulp van data en inzichten, waardoor Finance een echte co-piloot van de business is.

Ben jij al goed op weg naar de financiële afdeling van de toekomst? 

Door toe te werken naar een volledig geautomatiseerd purchase to pay proces maak je je financiële afdeling future-proof. Download onze whitepaper en lees meer over welke stappen jouw organisatie kan zetten.

Whitepaper De evolutie van het purchase to pay proces Link opent in nieuw tabblad

 

Anton Rademakers CFO bij 4CEE