Heeft u al vollédige rust omdat inkoopfacturen automatisch goedgekeurd worden?

Stel, er worden binnen uw organisatie artikelen ingekocht die nodig zijn voor het uitvoeren van uw core business. Denk aan grondstoffen als u leverancier van halffabricaten bent, of aan houten onderdelen wanneer u voor de bouwsector werkt. Kortom, vul in wat bij uw business past.

Flinke factuurstroom

U heeft allen gemeen dat er een enorme factuurstroom op gang komt, zowel in- als verkoopgerelateerd. Wanneer we kijken naar de inkomende facturen dan zal ongeveer 70% van de facturen die u ontvangt, matchen met de inkooporder. Maar het checken van de gegevens op de factuur met de onderliggende inkooporder gebeurt nog veelal handmatig, en dat is zonde van uw kostbare tijd.

Stelt u zich voor dat er jaarlijks 10.000 inkoopfacturen te behandelen zijn, waarvan 70% direct matcht met de initiële opdracht. Wanneer u dit proces automatisch laat verlopen, en de data ook direct aan de juiste grootboekrekening worden toegekend, dan betekent dat, in dit voorbeeld een tijdsbesparing rondom 7.000 facturen… Hoe lang is uw collega bezig met de behandeling van 1 factuur?

Tijd voor aanscherping

Als u op deze manier naar uw inkoopproces kijkt, dan ontstaat er plots volop ruimte. Want als alle gestandaardiseerde werkzaamheden geautomatiseerd verlopen, dan ontstaan er pas écht serieuze mogelijkheden. U wordt immers als vanzelf gedwongen om nog beter naar uw processen te kijken: stel dat er nog altijd 30% uitval is rondom facturen die afwijken op de inkooporder, dan is er (als gevolg van automatisering) inmiddels wél tijd om te onderzoeken waar dat dan aan ligt.

U kunt bijvoorbeeld de afspraken met leveranciers opnieuw bekijken. Of ervoor kiezen om toleranties aan te geven waarin er afwijkingen mogen bestaan: dus bijvoorbeeld 1% afwijking met een maximum bedrag op het orderbedrag wordt door het systeem niet als afwijking gezien, omdat het binnen de geaccepteerde grenzen valt.

Prettig voor het hele bedrijf

Wanneer facturen matchen met de order- en ontvangstregels worden deze automatisch goedgekeurd en dat is prettig voor verschillende afdelingen: zij worden direct ontlast. Afdeling Inkoop en Finance hoeven zich alleen nog maar te buigen over de facturen die niet matchen en over uitval.

Praktisch is het ook, want collega’s van de afdeling Inkoop of Ontvangst hoeven niet met een hele stapel papieren naar Finance, alles wordt in één centraal systeem beschikbaar gesteld. Er ontstaat, vanuit allerlei invalshoeken, heel snel ruimte om werkdruk te verlagen, en de afdeling Inkoop en Finance worden in staat gesteld om het proces steeds verder aan te scherpen en er ontstaat een snelle en constructieve dialoog. Een mooi voornemen voor het nieuwe jaar wat ons betreft… Wat vindt u?

Meer weten?

Start vandaag nog met het creëren van rust en overzicht.