Verbeter de samenwerking met leveranciers door purchase to pay automatisering
Een goede relatie met leveranciers is van vitaal belang voor het succes van een bedrijf. Maar hoe versterk je de band met bestaande leveranciers? En...
1 min read
Redactie Easy Systems
15 november 2018
Stel, er worden binnen uw organisatie artikelen ingekocht die nodig zijn voor het uitvoeren van uw core business. Denk aan grondstoffen als u leverancier van halffabricaten bent, of aan houten onderdelen wanneer u voor de bouwsector werkt. Kortom, vul in wat bij uw business past.
U heeft allen gemeen dat er een enorme factuurstroom op gang komt, zowel in- als verkoopgerelateerd. Wanneer we kijken naar de inkomende facturen dan zal ongeveer 70% van de facturen die u ontvangt, matchen met de inkooporder. Maar het checken van de gegevens op de factuur met de onderliggende inkooporder gebeurt nog veelal handmatig, en dat is zonde van uw kostbare tijd.
Stelt u zich voor dat er jaarlijks 10.000 inkoopfacturen te behandelen zijn, waarvan 70% direct matcht met de initiële opdracht. Wanneer u dit proces automatisch laat verlopen, en de data ook direct aan de juiste grootboekrekening worden toegekend, dan betekent dat, in dit voorbeeld een tijdsbesparing rondom 7.000 facturen… Hoe lang is uw collega bezig met de behandeling van 1 factuur?
Als u op deze manier naar uw inkoopproces kijkt, dan ontstaat er plots volop ruimte. Want als alle gestandaardiseerde werkzaamheden geautomatiseerd verlopen, dan ontstaan er pas écht serieuze mogelijkheden. U wordt immers als vanzelf gedwongen om nog beter naar uw processen te kijken: stel dat er nog altijd 30% uitval is rondom facturen die afwijken op de inkooporder, dan is er (als gevolg van automatisering) inmiddels wél tijd om te onderzoeken waar dat dan aan ligt.
U kunt bijvoorbeeld de afspraken met leveranciers opnieuw bekijken. Of ervoor kiezen om toleranties aan te geven waarin er afwijkingen mogen bestaan: dus bijvoorbeeld 1% afwijking met een maximum bedrag op het orderbedrag wordt door het systeem niet als afwijking gezien, omdat het binnen de geaccepteerde grenzen valt.
Wanneer facturen matchen met de order- en ontvangstregels worden deze automatisch goedgekeurd en dat is prettig voor verschillende afdelingen: zij worden direct ontlast. Afdeling Inkoop en Finance hoeven zich alleen nog maar te buigen over de facturen die niet matchen en over uitval.
Praktisch is het ook, want collega’s van de afdeling Inkoop of Ontvangst hoeven niet met een hele stapel papieren naar Finance, alles wordt in één centraal systeem beschikbaar gesteld. Er ontstaat, vanuit allerlei invalshoeken, heel snel ruimte om werkdruk te verlagen, en de afdeling Inkoop en Finance worden in staat gesteld om het proces steeds verder aan te scherpen en er ontstaat een snelle en constructieve dialoog. Een mooi voornemen voor het nieuwe jaar wat ons betreft… Wat vindt u?
Een goede relatie met leveranciers is van vitaal belang voor het succes van een bedrijf. Maar hoe versterk je de band met bestaande leveranciers? En...
Ben jij, als mkb’er, in staat om alle facturen op tijd te betalen? Waarschijnlijk wel, maar wist je dat een op de vijf mkb bedrijven meer dan de...
Een goede samenwerking tussen de afdelingen Inkoop en Finance is binnen het mkb essentieel voor het succes van een organisatie. Door nauw samen te...